--- title: 13. Acervo de documentos slug: 13-acervo-de-documentos docTags: createdAt: 2026-10-13T14:36:48.928Z --- *Políticas, procedimentos, contratos e evidências com versão, aprovação, portal, vínculos, grafo e IA.* *** ### O que é O acervo guarda os documentos da empresa — políticas, procedimentos, processos, contratos, planos, modelos, registros, artigos e normas externas — com **versão**, **aprovação por fluxo**, **leitura obrigatória** e **vínculos** com o catálogo, os alvos e os registros de GRC. Ele funciona inteiro sem IA; as funções de IA somam-se quando há modelo configurado. *** ### Tipos, subtipos e fluxos Em **Configuração do acervo**, cada tipo raiz (Normativo, Processo, Contrato, Plano, Modelo, Registro, Conhecimento, Norma externa) tem subtipos. O subtipo herda o que deixar em branco: prefixo do código, visibilidade padrão, periodicidade de revisão, fluxo de aprovação e a associação exigida (alvo, plano, framework, item de serviço). O fluxo tem etapas com ordem — **mesma ordem, etapas em paralelo** — e o aprovador pode ser uma pessoa, um grupo, um papel, o dono da área do documento, o dono do alvo associado, a gestão do acervo, o aprovador do plano de ação ou o revisor indicado no documento. Quem escreveu a versão não aprova sozinho a própria versão. A tela tem três abas, e mexer nela pede a permissão de configurar o acervo: 1.     **Tipos e subtipos** — **Novo tipo** cria um tipo raiz; **+ subtipo**, na linha do tipo, cria um subtipo dele. No formulário, preencha a identificação e o que for diferente do tipo pai: **Fluxo de aprovação**, **Revisão periódica (meses)**, **Visibilidade padrão**, **Associação** e os **Metadados do tipo**. Clique em **Gravar**. Tipo com documentos, ou de fábrica, não se exclui: a confirmação oferece **Desativar em vez disso**. 2.     **Fluxos de aprovação** — **Novo fluxo**; em **Etapas**, dê a cada uma **Ordem**, **Nome da etapa**, **Quem aprova** e **Prazo (dias)**. **+ etapa seguinte** acrescenta uma etapa depois; **+ etapa em paralelo com a última** usa a mesma ordem. Com grupo ou papel, **basta um aprovar** decide se um só resolve a etapa. Clique em **Gravar**: as etapas são substituídas inteiras, e as versões já em aprovação seguem o fluxo com que foram submetidas. 3.     **Espaços** — **Novo espaço**, com **Dentro de** para aninhar, e **Gravar**. *** ### Visibilidade | **nível** | **quem lê** | | ------------ | --------------------------------------------------------------- | | Público | qualquer pessoa, inclusive no portal | | Interno | quem é da empresa | | Restrito | a lista de acesso (áreas, grupos, pessoas) | | Confidencial | a lista de acesso, e não aparece na busca de quem não está nela | A visibilidade vale **em toda consulta**, inclusive na busca semântica, no Pergunte à base e no grafo: o que você não pode ler não chega à resposta da IA. No grafo e no impacto, um documento que você não pode ler aparece como **restrito** — você sabe que existe uma dependência, não o que ela diz. *** ### Aprovações — decidir uma versão que está com você A tela **Acervo ▸ Aprovações** lista as versões que esperam a sua decisão, com documento, versão, etapa, data de envio e prazo. No layout de portal, o quadro **Documentos para aprovar** da página inicial leva à mesma lista, e o sino avisa quando uma etapa chega para você. 1.     Em **Aprovações**, clique em **ler e decidir** na linha da versão. 2.     Leia a versão à esquerda. **Comparar com a vN vigente** mostra o que mudou em relação à versão que vale hoje; **abrir o documento** leva ao detalhe completo. 3.     À direita estão as etapas da aprovação, a recomendação da IA (que não decide nada) e as inconsistências encontradas na versão. 4.     Em **Sua decisão na etapa**, escreva o comentário e clique em **Aprovar** ou **Reprovar**. O comentário é opcional para aprovar e obrigatório para reprovar — é o que o autor vai corrigir. Reprovar devolve a versão ao autor com o seu comentário. Aprovar passa para a próxima etapa; na última, a versão é publicada na data de vigência. Quem é o único autor da versão não pode aprová-la: o servidor recusa. *** ### Documentos — cadastrar, versionar e publicar Em **Documentos**, a lista mostra só o que você pode ler; **Procurar**, **Tipo**, **Espaço** e **Situação** filtram. Clique no título para abrir. 1.     Clique em **Novo documento** (pede permissão de escrever no acervo). Escolha **Tipo e subtipo** e preencha o **Título** — os dois obrigatórios; o tipo não muda depois. **Código** em branco é numerado pelo prefixo do tipo. Complete **Quem responde** (área dona, dono, revisor, co-autores) e **Quem lê** (a visibilidade; restrito e confidencial pedem a lista de acesso). Se o tipo admitir, dá para marcar já a **Leitura obrigatória** e o **Público-alvo** — ou deixar para a aba **Leitura obrigatória** do documento, que tem também alvo, prazo e a contagem de pessoas (veja abaixo). Clique em **Criar documento**: ele abre em seguida. 2.     Clique em **Primeira versão** (depois, **Nova versão**). Escolha como ela entra — **Arquivo**, **Redigir aqui** ou, se o tipo aceitar, **Referência externa** —, a **Numeração** (alteração maior ou menor) e **O que mudou**. Clique em **Criar rascunho**. 3.     No quadro da versão em andamento: **Editar conteúdo** corrige o rascunho; **Submeter à aprovação** → **Submeter** inicia o fluxo do tipo. Tipo sem fluxo mostra **Publicar** direto. 4.     Aprovada, clique em **Publicar**: **Início da vigência** (obrigatório), **Fim da vigência** (opcional) e até quando a versão substituída continua pesquisável. Clique em **Publicar**. Vigência futura fica aguardando e troca sozinha no dia. A partir da segunda versão, o **resumo** e a **natureza** da mudança são obrigatórios: **Editorial** não avisa ninguém; **Substantiva** avisa os donos dos documentos que dependem deste. Publicada, a versão não muda mais, e a substituída continua consultável pela auditoria. Versão reprovada volta ao autor com o comentário do aprovador: corrija e submeta de novo. **Confirmar revisão** registra que a vigente continua valendo sem mudança; **Revogar** pede justificativa e, se outros documentos dependem deste, que você marque ter visto a lista. Na aba **Versões**, marque duas e clique em **comparar as duas marcadas**. *Exigir a leitura de um documento — por equipe, área, alvo ou perfil* A leitura obrigatória se configura no próprio documento, na aba **Leitura obrigatória**. Ela está sempre à vista de quem responde pelo documento: o dono, os co-autores, quem o cadastrou (com permissão de escrever ou de publicar no acervo) e a gestão do acervo. Configurar é de quem escreve o documento; quem só publica acompanha as confirmações e lembra quem falta. 1.     Em **Documentos**, abra o documento e clique na aba **Leitura obrigatória**. 2.     Marque **Exigir leitura**. 3.     Em **Acrescentar por**, escolha **Área**, **Equipe**, **Alvo** ou **Perfil**; escolha o item na lista ao lado e clique em **acrescentar**. Repita para cada item. Cada item mostra quantas pessoas alcança hoje; o **X** tira o item. 4.     Se quiser, preencha **Prazo para ler** (em dias, de 1 a 365). Ele conta do início da vigência da versão que pede a ciência; passado o prazo, quem não leu aparece como **atrasada**. Em branco, sem prazo. 5.     Confira a frase **"N pessoas vão receber"** e clique em **Gravar leitura obrigatória**. **Desfazer** volta ao que está gravado. Quem entra no público: •     **Área** — todas as pessoas das equipes da área. •     **Equipe** — as pessoas da equipe. •     **Alvo** — vale pela área ou pela equipe que o alvo representa (em **Alvos**, edite o alvo e veja **Representa o cadastro de**). O alvo que não representa nada aparece desligado na lista, com o aviso "não representa nenhuma área nem equipe", e não pode ser gravado: ligue o alvo a um cadastro ou escolha a área ou a equipe diretamente. •     **Perfil** — todas as pessoas com o perfil de acesso. •     Quem está em mais de um item (a área e a equipe dela, e o perfil) conta uma vez. O público só alcança **quem pode ler o documento**. A leitura obrigatória escolhe, entre as pessoas que a visibilidade do documento já deixa ler, quem precisa ler; ela não abre o documento para ninguém. Quem está na área, na equipe ou no perfil mas fica de fora da visibilidade não recebe o aviso, não conta no andamento e não é lembrado. Isso vale, por exemplo, para quem está fora da lista de um documento **Restrito** ou **Confidencial**, ou para um externo diante de um documento **Interno**. A frase da prévia avisa quantos ficaram de fora, por exemplo "3 pessoas do público não podem ler este documento (visibilidade CONFIDENCIAL) e não vão receber". O item em que ninguém pode ler mostra o mesmo aviso. Para incluir essas pessoas, ajuste a visibilidade ou a lista de acesso na aba **Cadastro**. O público acompanha a mudança na hora. O público é recalculado a cada consulta, e não congelado no dia em que se gravou: quem entra na equipe depois passa a precisar ler, e quem sai deixa de aparecer como pendente. Se o alvo passar a representar outro cadastro, o público acompanha. A ciência que alguém já registrou nunca se perde: quem saiu do público continua na lista, como **fora do público**, mas não conta no progresso. Se o documento já tem versão vigente, quem entra no público ao gravar recebe o aviso na hora, no sino e por e-mail; senão, o aviso sai quando a primeira versão entrar em vigor. Se a aba disser que o tipo não admite leitura obrigatória, quem configura o acervo liga **Admite leitura obrigatória** no tipo, em **Configuração do acervo › Tipos e subtipos** — só depois disso a aba oferece a configuração. No formulário **Cadastro** de um documento que já existe, a leitura só é lembrada: a configuração é a da aba. *Confirmações — quem leu e quem falta* Na mesma aba, depois que há versão vigente, a parte **Confirmações** mostra: •     o andamento: "v1.1: 12 de 32 registraram ciência (37%)", com a barra de progresso e o prazo; •     os filtros **Todas**, **Pendentes** (com as atrasadas), **Atrasadas** e **Lidas**, cada um com a contagem, e o campo **procurar pessoa ou equipe**; •     a lista: **Pessoa** (e por que ela está no público), **Equipe · Área**, **Situação**, **Lida em** e **Versão** lida. **Lembrar quem falta** manda o aviso, no sino e por e-mail, só para quem ainda não leu. O lembrete sai uma vez a cada 24 horas por documento: enquanto não passam, o botão fica desligado e diz a partir de quando o próximo pode sair. **Exportar CSV** baixa a lista como está filtrada, pronta para o Excel. A lista de quem leu e de quem não leu, com nome e hora, é dado pessoal: só quem responde pelo documento a vê. Quem só lê o documento vê, na aba, apenas onde registrar a própria ciência. No construtor de painéis, o campo **Leituras obrigatórias pendentes** da fonte **Documentos do acervo** conta igual a esta aba: só quem está no público **e pode ler o documento** pela visibilidade dele — num documento confidencial com a área inteira no público, conta só quem está na lista nominal. O painel mostra o número, nunca os nomes. A ciência é da versão. Uma versão nova **substantiva** pede a leitura de novo; a **editorial** não — quem leu a v1.0 não é cobrado pela v1.1 editorial, e a aba diz "a ciência pedida é a da v1.0". *** ### Leitura obrigatória Um documento pode exigir a sua ciência — por estar numa área, numa equipe, num alvo ou num perfil que o documento pede. Quando a versão entra em vigor (ou quando a leitura é exigida de um documento já publicado), você recebe o aviso **Leitura obrigatória — código do documento** no sino e por e-mail; o clique no aviso abre esta tela. Para registrar a sua ciência: 1.     Abra **Leitura obrigatória**: a lista traz as versões que esperam a sua leitura, com a data de publicação e o **Prazo** ("Ler até 12/10/2026", ou "Atrasada" quando já passou). 2.     Clique em **abrir e ler** na linha do documento e leia a versão. 3.     Clique em **Li e estou ciente desta versão** — ou em **Ler depois**, que só fecha. A ciência fica ligada àquela versão: uma versão nova substantiva pede a leitura de novo; a editorial, não. Aberto pela tela **Documentos**, o documento de leitura obrigatória mostra na aba **Versão vigente** o botão **Li e estou ciente desta versão**, que faz o mesmo. Não pediram a sua leitura e você leu assim mesmo? A ciência fica registrada, mas não conta no andamento do documento. Para exigir a leitura de um documento e acompanhar as confirmações, veja **Exigir a leitura de um documento**, na seção Documentos. *** ### Importar acervo Suba um ZIP com os arquivos e um metadados.csv (separador ;, colunas arquivo, codigo, titulo, tipo, espaco, area, dono\_login, visibilidade, data\_publicacao, palavras). A primeira versão de cada documento entra publicada, com a data original. Uma linha com erro não desfaz as outras; o relatório diz linha a linha o que entrou e o que falhou. 1.     Em **Importar acervo** (pede a permissão de configurar o acervo), clique em **Baixar modelo do metadados.csv** e preencha uma linha por documento. arquivo é o caminho dentro do ZIP; tipo é o código do tipo ou subtipo; visibilidade é PUBLICO, INTERNO, RESTRITO ou CONFIDENCIAL; data\_publicacao vai em AAAA-MM-DD. 2.     Monte o ZIP com os arquivos, em qualquer pasta, e o metadados.csv na raiz. 3.     Em **Arquivo ZIP**, escolha o arquivo e clique em **Importar**. 4.     Confira **Linhas lidas**, **Importados** e **Falharam** e o **Relatório da importação**. Corrija a planilha e suba de novo só as linhas que falharam. *** ### Pergunte à base Pergunte em linguagem natural. A resposta usa **só trechos que você pode ler** e cita documento, versão e seção. Quando nenhum documento responde, a tela diz **"A base não cobre esta pergunta"** e oferece abrir um chamado — ela não inventa uma resposta em tom de norma. Marque útil ou não útil: perguntas sem resposta e respostas não úteis formam as **lacunas do acervo**, que o gestor vê. 1.     Em **Pergunte à base**, escreva a pergunta (ao menos três letras) e clique em **Perguntar** — Enter também envia; Shift+Enter quebra a linha. 2.     Leia a resposta e as fontes citadas; clique numa fonte para abrir o documento. Se a resposta se apoiar numa versão que não está vigente, a tela avisa. 3.     Em **Esta resposta foi útil?**, clique em **útil** ou **não útil** (um voto por resposta). 4.     Se não resolveu, clique em **Abrir um chamado**: o portal abre com a pergunta, e ela vira lacuna para o dono da base. Quem gere a base (permissão de configurar ou de publicar no acervo) tem também a aba **Lacunas do acervo**, com as perguntas sem resposta ou com voto não útil no **Período** escolhido. *** ### Análise de aderência Envie um documento (ou cole o texto), marque as normas e acompanhe a avaliação requisito a requisito: atende, atende parcialmente, não atende, não aplicável ou inconclusivo, com o trecho que fundamenta e o ajuste sugerido. **O documento não é armazenado**: só fica registrado que você usou a análise, para a cota diária. Para guardar o resultado, baixe o relatório em PDF ou DOCX. Quando a norma não tem texto licenciado importado, a comparação é feita com a descrição do catálogo, e a tela avisa que a precisão é menor. 1.     Em **1. O documento**, escolha **Arquivo** (PDF, Word, Excel, PowerPoint, texto ou HTML, até 25 MB) ou **Colar o texto**. 2.     Em **2. O que ele precisa atender**, marque as **Normas do catálogo** e, se quiser, **Documentos prescritivos da organização** — a política ou o contrato que o documento deve seguir. 3.     Clique em **Analisar** e acompanhe o progresso; **Cancelar a análise** interrompe sem guardar nada. 4.     No **Resumo por norma** e na tabela (**Requisito**, **Situação**, **Fundamento no documento**, **O que ajustar**), leia o resultado. Antes de sair, clique em **Relatório PDF** ou **Relatório DOCX** — fechada a tela, a análise se perde. Há uma cota diária de análises por pessoa. *** ### Pré-validação e parecer Antes de enviar uma resposta de auditoria, o botão **Pré-validar** mostra o que a IA recomendaria ao auditor: aprovar ou devolver, por quê e o que ajustar. É opcional, nunca bloqueia o envio e **não deixa registro**. Se o auditor terá acesso a mais documentos que você, a tela avisa que a prévia foi feita com menos fontes. Ao enviar, o **parecer** entra na fila e o auditor o encontra pronto: a recomendação, o porquê, o que fazer e as fontes. Se a resposta mudar, o parecer anterior fica marcado como desatualizado. **A recomendação nunca muda o status**: quem aprova ou devolve é uma pessoa — e, ao devolver, o "o que fazer" já vem preenchido como comentário, editável. Plano de ação e versão de documento têm o botão **Pedir recomendação da IA**; na versão, a recomendação inclui o impacto e as possíveis inconsistências com os documentos que dependem dela. *** ### NC, risco e oportunidade Todo registro novo recebe uma **análise da IA**: os documentos que deveriam ter sido seguidos, onde o fato desvia do que está escrito (ou se a lacuna é do próprio documento), achados semelhantes e um **plano proposto**. O plano proposto aparece marcado como **proposta da IA** e só pode ser aprovado depois que alguém o aceita. A ação "revisar o documento X" só conclui quando existe versão nova de X publicada depois da abertura do achado, ou com justificativa. *** ### Vínculos, cobertura e grafo Citações no texto ("conforme PRO-QUA-004", "ISO 27001 A.5.15") e sugestões da IA viram **vínculos pendentes** em **Vínculos a revisar**; só depois de confirmados eles contam na **cobertura** (requisito × documento prescritivo, na tela do UCF) e entram no **grafo**. Citações com o ano da edição ("ISO/IEC 27001:2022 A.8.13"), artigos da LGPD ("LGPD art. 46") e cláusulas da ISO 22301 ("ISO 22301 cláusula 8.4") também são reconhecidas. Para revisar os pendentes, em **Vínculos a revisar** (pede a permissão de vincular documentos): 1.     Filtre por **Origem** — *extraído do texto* ou *inferido pela IA* — e, havendo mais de uma, por **Relação**. 2.     Leia a coluna **Por quê**: a justificativa e o trecho de onde o vínculo saiu. 3.     Marque as linhas, ou **Selecionar todos**, e clique em **Confirmar** ou **Rejeitar**. Para ligar um documento à mão, abra-o em **Documentos**, vá à aba **Vínculos** e clique em **Declarar vínculo**: escolha o **Tipo do destino** e a **Relação**, procure o destino, escreva a **Justificativa (opcional)** e clique em **Declarar**. O vínculo declarado não passa pela fila; quando ele pode ser removido, a lixeira da linha aparece — e pergunta antes de remover, avisando quando o vínculo é a evidência de que o documento atende a um requisito. *** ### Grafo do acervo — explorar impacto e dependências O grafo mostra impacto a jusante e dependências a montante, o caminho entre dois nós, os nós mais críticos, órfãos e lacunas, e uma simulação "e se" que não grava nada. 1.     Escolha a visão no topo: **Hierarquia da auditoria** ou **Rede de vínculos**. 2.     Na rede, recorte por **Tipos de nó**, **Framework**, **Profundidade** e **Sentido**; **incluir vínculos pendentes** mostra também os que ainda não foram confirmados. 3.     Clique num nó, ou procure em **Procurar nó pelo nome**. No painel do nó: **impacto** conta o que depende dele e aquilo em que ele se apoia; **caminho até…** pede um segundo nó; **centrar aqui** refaz o recorte em volta dele; **e se sumir?** e **e se ligar a…** simulam sem gravar. 4.     No painel ao lado, as abas **Nós críticos**, **Órfãos e lacunas** e **E se**; nesta, **desfazer tudo** limpa a simulação. 5.     Para levar o recorte, use **PNG**, **JSON** ou **tabela (Excel)**. *Duas visões do grafo* •     **Hierarquia da auditoria** (padrão para quem lê auditoria): escolha a auditoria e ela aparece em árvore — **auditoria → alvos (com os alvos-pai) → não conformidades e riscos → planos de ação e documentos**. Cada ramo fechado diz o que guarda ("12 NC · 3 riscos · 2 planos"); sob o alvo, as NCs se agrupam por severidade (Crítica, Alta, Média, Baixa). Abra um ramo para descer um nível, ou use **até os alvos / até os grupos / tudo / recolher**. A busca mostra só os ramos com o termo, já abertos até ele, e os filtros escondem um tipo (planos, documentos…). Ao lado, o **desenho em camadas** mostra, da esquerda para a direita, só o que estiver aberto — por isso continua legível com dez alvos. Um risco materializado por duas NCs aparece sob as duas. Para levar, **desenho PNG**, **desenho SVG**, **tabela (Excel)** ou **imprimir**. **Controles e requisitos.** Sob cada NC vem o **controle** que ela aponta como falho — o da pergunta que gerou a NC, pela resposta ou pela regra (ligação **falha no controle**) — e, sob o risco, o controle que o mitiga (**mitigado por**). Sob o controle, os **requisitos** que ele atende (**atende**), só dos frameworks que a auditoria avalia: um controle do catálogo unificado atende dezenas de requisitos de outras normas, e eles enterrariam o achado. Auditoria de tema ou de questionário mostra o controle sem requisito. Assim a cadeia **requisito → controle → achado** se lê a partir do achado: a NC, o controle que falhou, o requisito que ficou descoberto. O mesmo controle aparece sob cada NC que falha nele, e o ramo fechado conta os controles ("8 NC · 5 controles · 2 riscos"); a tabela (Excel) ganha a coluna **Controles abaixo**, no fim. Controle e requisito pedem catalogo\:ler, como na rede; para ver só os achados, desmarque **Controle** nos filtros de tipo. •     **Rede de vínculos**: o grafo de forças do acervo inteiro, para explorar o que se liga a quê, impacto, caminho e simulação. Com muitos nós ele fica denso: filtre por tipo e centre num nó. *Por área e equipe — filtros e "Quem tem…"* As duas visões respondem também **que área ou que equipe tem** um documento, uma NC, um risco, uma oportunidade ou um plano. A área e a equipe de cada registro vêm do cadastro de **Áreas e grupos**, com a mesma regra nas duas visões: | **Registro** | **É da área / equipe…** | | ------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Alvo | que ele representa (**Representa o cadastro de**); se não representa nada, a do alvo-pai mais próximo que represente | | Documento | do próprio documento, a do espaço em que está e as equipes do dono | | Não conformidade e risco | do alvo em que ocorrem e as equipes do dono | | Oportunidade | da unidade e as equipes do dono | | Plano de ação | da NC ou do risco que trata, e as equipes de quem tem ação no plano | A equipe sempre traz a área dela: filtrar pela área inclui o que é das equipes dela. Requisito, controle e framework são do catálogo, de todos, e não entram. Documento restrito não mostra área nem equipe. 1.     **Área** e **Equipe**, ao lado dos outros filtros: abra a caixa e marque uma ou várias (o número ao lado é quantos registros do recorte são de cada uma). Dentro da caixa vale qualquer uma das marcadas; entre Área e Equipe, as duas. **tirar área e equipe** limpa. ◦      Na **hierarquia**, ficam os registros da seleção e os ramos acima deles, em **itálico e esmaecidos** — só para mostrar em que alvo cada um está. A contagem de cada ramo passa a contar só a seleção. O controle e o requisito abaixo de um registro da seleção também ficam, esmaecidos: são do catálogo, sem área nem equipe, e sem eles a NC da equipe perderia a cadeia até o requisito. ◦      Na **rede**, ficam os nós da seleção e, com **com os vizinhos diretos, esmaecidos**, os vizinhos de cada um, em itálico. 2.     **Quem tem…**: escolha um tipo (**Não conformidade**, **Documento**, **Risco**…) ou **qualquer registro** — ou, no detalhe de um registro, **quem tem este?**. O que tem ganha **contorno duplo** no desenho (e a marca **tem** na árvore); o resto esmaece. Ao lado, a lista mostra cada área e cada equipe com a quantidade por tipo, e avisa quantos não são de área nenhuma. 3.     Clique numa linha da lista para filtrar o grafo por ela; clique de novo para tirar. **lista (Excel)** leva a lista. 4.     A **tabela (Excel)** das duas visões traz as colunas de áreas e equipes; na hierarquia, **imprimir** inclui o filtro e a lista do "Quem tem…". *** ### Configuração da IA Em **Modelos de linguagem**, cada análise pode ser desligada ou ter modelo próprio, e documentos internos podem ser designados como **fonte de referência** de um framework (por exemplo, um guia de interpretação da LGPD). Numa instalação sem GPU, a indexação em lote cede a vez a quem está usando a IA na tela.