--- title: 23. Avisos e e-mail slug: 23-avisos-e-e-mail docTags: createdAt: 2026-10-13T14:41:38.467Z --- *Quem envia, quem escreve, quem é avisado e para onde a resposta volta.* As perguntas que este capítulo responde foram feitas juntas, e por isso são respondidas juntas: *como é enviado um e-mail? quem envia? quem escreve? qual o tema? quando respondem, onde entra a resposta? quem é sinalizado? onde ficam esses dados?* Separadas em telas diferentes, cada uma teria resposta e o fluxo continuaria invisível — que era exatamente a queixa. Tudo está em **Administração ▸ E-mail e avisos**, em duas abas: **A conta** e **O fluxo do aviso**. Os avisos que nascem de uma condição sobre qualquer objeto ficam ao lado, em **Automação ▸ Avisos por regra**. *** ### O aviso é um registro; o e-mail é só uma forma de entrega Essa distinção tem três consequências práticas: •     a pessoa vê o aviso dentro da plataforma mesmo quando o e-mail não chega; •     a falha de entrega fica **registrada**, em vez de sumir num log; •     uma instalação sem servidor de e-mail continua avisando — só que dentro da tela. O contrário disso é o que quase todo produto faz: envia e esquece. Quando alguém pergunta "o aviso saiu?", a resposta honesta passa a ser "não sei". *** ### O sino O **sino** do cabeçalho abre a caixa de avisos, com o número dos que você ainda não leu. Cada aviso diz o assunto, o começo do texto e quando chegou; clicar marca como lido e leva até o que o aviso fala. **Marcar todas como lidas** zera a contagem. Quando o aviso é sobre **um registro**, o clique abre o próprio registro, e não só a tela da lista: | **O aviso fala de…** | **O clique abre** | | ----------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | Um documento (aprovação pendente, versão publicada, revisão vencida, leitura obrigatória, comentário) | O **detalhe do documento**, onde se aprova, se registra a ciência ou se lê o comentário | | Uma não conformidade (regra de aviso sobre achado) | O **modal da NC** | | Um risco ou uma oportunidade (regra de aviso) | O **modal** do risco ou da oportunidade | | Um caso (novo, atribuído, aprovação pendente no chamado) | O **modal do caso** | | Um prazo de auditoria | A **auditoria**, já selecionada | O resto — despacho e devolução (que levam à **Minha fila**), o convite de avaliação do atendimento (que leva ao portal) e o aviso de configuração — continua abrindo a tela. Avisos antigos, gravados antes desta versão, também abrem o documento ou o caso: a plataforma os reconhece pela tela a que levavam. A permissão continua a mesma de abrir o registro pela tela dele: o sino não abre o que a pessoa não poderia ver. Os avisos vêm de toda a plataforma, cada um com o seu ícone: onda despachada, devolução, prazo vencendo, achado, publicação, caso do portal, documento (aprovação, publicação, leitura obrigatória), convite e configuração. Um tipo novo que a caixa ainda não conheça aparece com o sino — ele nunca impede a caixa de abrir. O aviso de **configuração** é o guiado: quando o tenant está sem modelo de linguagem padrão (de conversa ou de embeddings), quem pode cadastrar modelo (llm\:configurar) recebe, no primeiro acesso, **Cadastre o modelo de linguagem do tenant** — o clique abre Administração › Modelo de linguagem (*Modelos de linguagem, parecer prévio e sandbox*). Ele sai uma vez por pessoa. *** ### A conta — quem envia Aba **A conta**. Servidor, porta, usuário, credencial e remetente, gravados pela tela e não por variável de ambiente: quem opera a plataforma não tem acesso ao arquivo do servidor, e recurso que depende de desenvolvedor para ser ligado é recurso desligado. Para ligar a entrega por e-mail: 1.     Em **O servidor**, preencha **Servidor SMTP** (ex.: smtp.exemplo.com.br), **Porta** (587 por padrão), **Remetente** (ex.: grc\@exemplo.com.br), **Usuário** e **Senha**. Sem usuário e senha, a plataforma envia sem autenticar. 2.     Clique em **Gravar**. O indicador **Entrega por e-mail** passa a **Ligada**. 3.     Em **A prova**, informe um endereço em **Enviar um teste para** e clique em **Enviar teste**. A resposta diz se o servidor aceitou ou por que recusou. A conexão usa STARTTLS. Campo com cadeado (**travado pelo ambiente**) foi fixado por variável de ambiente e não se muda pela tela. A senha **nunca volta para a tela**. O campo chega vazio e, em branco, mantém a que já existe — salvar o formulário para trocar a porta não pode apagar a credencial. O **envio de teste** existe porque, sem ele, ligar o e-mail é um ato de fé: grava‑se a configuração, espera‑se o ciclo de dois minutos, e se nada chegar não há como saber se o servidor recusou, se a credencial está errada ou se simplesmente ainda não havia aviso na fila. Os indicadores do topo da aba mostram **Aguardando envio**, **Desistiu** e **Entregues em 24h**, e o **Último erro de entrega** quando houver. Avisos que desistiram depois de cinco tentativas não saem sozinhos de novo: corrija a causa e clique em **Devolver à fila**. *** ### O fluxo — quem escreve, quem recebe, para onde a resposta volta Aba **O fluxo do aviso**. Cada linha é um **ponto do produto de onde sai um aviso**, e cada uma declara quatro coisas: | **O que a linha declara** | **Por que isso importa** | | ------------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **de que objeto parte** | sem isso, o identificador gravado no aviso não diz de que tabela é, e "todos os e-mails desta auditoria" vira uma pergunta sem consulta | | **quem recebe** | estava espalhado entre uma consulta de grupo e um campo de atribuição, e quem opera a plataforma não lê nem uma coisa nem outra | | **que texto sai** | o seu, ou o de fábrica enquanto você não escreve o seu — e a linha diz qual dos dois está valendo | | **para onde a resposta volta** | o endereço de retorno; vazio, usa o remetente da conta | *** ### Escrever o texto O texto **não está no código**. Mudar uma palavra do aviso não exige publicar versão nova — o que, na prática, significava que ninguém mudava, e o aviso continuava dizendo o que o desenvolvedor achou e não o que a organização quer dizer. 1.     Na aba **O fluxo do aviso**, ache o cartão do aviso — o selo diz **texto de fábrica** ou **texto escrito aqui**. 2.     Clique em **Escrever o texto deste aviso**. 3.     Edite **Assunto** e **Corpo**; clique numa variável de **Disponíveis** para acrescentá-la ao corpo. 4.     Opcional: **A resposta volta para** — vazio usa o remetente da conta. 5.     Clique em **Ver como fica** para conferir com valores de exemplo, e depois em **Gravar o texto**. As **variáveis ficam à vista enquanto você escreve**, e não numa ajuda a um clique de distância: quem escreve precisa saber o que tem à mão *antes* de escrever, e não depois de o aviso sair errado para trezentas pessoas. Clicar numa variável a acrescenta ao corpo. Uma variável que aquele evento **não oferece** é recusada na gravação, com a lista das que existem. Não é rigor gratuito: ela sairia entre chaves no e-mail, e quem recebe leria \{prazo} onde deveria haver uma data. **Ver como fica** monta o texto com valores de exemplo antes de ele sair para alguém. **Voltar ao texto de fábrica** apaga o seu — e não o substitui por uma cópia dele. É por isso que sempre funciona. *** ### A etiqueta de protocolo, e o limite honesto Cada aviso cita uma etiqueta no formato GRC-AUDITORIA-A1B2C3D4. É ela que liga uma resposta de e-mail de volta ao objeto que a originou. **A plataforma não lê caixa postal.** Isto está dito na própria tela, e não escondido aqui: a resposta volta para a caixa de quem responde pela auditoria, e a etiqueta é o que permite ligá‑la ao objeto — por leitura automática no dia em que houver uma caixa real para apontar, e por quem recebe até lá. Um leitor de IMAP que nunca foi apontado para uma caixa de verdade é código que ninguém sabe se funciona. *** ### Por que o aviso não chegou Os quatro números do topo da aba **O fluxo do aviso** respondem, nesta ordem: •     **Saíram** — entregues, e como quem. •     **Na fila** — saem no próximo ciclo, a cada dois minutos. •     **Desistiu** — cinco tentativas sem sucesso. Não saem sozinhos de novo; depois de corrigir a causa, **Devolver à fila**, na aba **A conta**, os põe de volta. •     **Sem endereço** — o aviso existe na plataforma e **nunca vira e-mail**, porque a pessoa não tem endereço no cadastro. É a causa mais comum de "o aviso não chegou", e a única que não aparece como erro em lugar nenhum. *** ### Avisos por regra — um aviso novo sem publicar versão O fluxo do aviso reescreve o texto dos avisos que o produto já tem. **Automação ▸ Avisos por regra** é o outro lado: aqui o aviso nasce inteiro na tela. A condição usa o mesmo construtor dos painéis — objeto, campo, comparação, E/OU — e vale para qualquer objeto: achado, risco, chamado, resposta, auditoria. 1.     Clique em **Nova regra**. 2.     Preencha **Nome da regra** (ex.: Achado crítico avisa o responsável), escolha **Sobre o quê** e **Quando avaliar**: **ao criar e ao alterar**, **só ao criar** ou **só ao alterar**. 3.     Monte a condição. Vazia significa **sempre** — e sempre é o que produz aviso demais. 4.     Em **Para quem vai**, escolha o destinatário. 5.     Escreva **Assunto** e **Corpo**; as variáveis de **Disponíveis** (\{numero}, \{titulo}, \{protocolo}…) entram com um clique. A que o objeto não tiver sai entre chaves, à mostra. 6.     Deixe **Em ensaio** marcado na primeira vez: a regra avalia e registra, e não envia. Clique em **Gravar**. 7.     Acompanhe os disparos na lista. Quando o ensaio mostrar que a condição casa com o que devia, clique em **Editar**, desmarque **Em ensaio** e grave — a partir daí o aviso sai de verdade. Cada regra mostra quantas vezes disparou e quando. **Nunca disparou** é o sintoma mais comum de condição escrita errada. **Ativa**, desmarcada, desliga a regra sem apagá-la; a lixeira a apaga, depois de perguntar — os disparos já feitos continuam registrados. O ensaio nasce ligado de propósito: ninguém desfaz um e-mail enviado a trezentas pessoas.