Cadastrar uma Mudança
Esta funcionalidade tem por objetivo registrar uma mudança.
Segundo a ITIL, é necessário formalizar a solicitação de mudança, para que todos os procedimentos realizados para a alteração desejada (desde a sua requisição ao impacto de sua implementação) sejam registrados pela equipe responsável, monitorando a mudança durante todo o seu ciclo de vida.
Para efetivar o cadastro de uma mudança é preciso previamente:
Cadastrar um contrato, uma unidade e que ela esteja vinculada ao contrato, a um colaborador, a um questionário e ao Comitê Consultivo de Mudanças;
Ter um grupo vinculado ao contrato associado e os Solicitantes (colaboradores) já cadastrados a este grupo.
Caso seja preciso criar um novo colaborador, será necessário incluí-lo ao Grupo de Solicitante, o qual esteja relacionado ao contrato.
Além disso, é fundamental o cadastro prévio do portfólio de mudanças.
- Acesse a funcionalidade pela navegação no menu principal Processos > Gerência de Mudança > Mudança;
- Clique no botão “Opções” e, em seguida, em “Cadastro”;
- Preencha todos os campos disponíveis:
Para identificar o solicitante da mudança, complete os campos:
Campos | Descrição |
Nome (*) | Nome completo do solicitante |
Contato (*) | Identificar o contato do usuário |
E-mail (*) | E-mail do usuário |
Telefone | Número de telefone do usuário |
Ramal | O número do ramal do usuário |
Unidade (*) | Unidade do usuário |
Localidade Física | A localização física do usuário |
Outras Informações | Informação adicional sobre o usuário |
(*) Indica campos obrigatórios.
Para identificar a mudança, preencha os campos:
Campos | Descrição |
Título (*) | Título para identificar a mudança |
Descrição da alteração (*) | Descrição da mudança |
Efeito de não implementar a mudança | Efeito caso a mudança não seja implementada |
Contrato | Contrato vinculado a mudança |
Importância | O nível de importância da mudança. Apresenta as seguintes opções: Importante - envolve uma quantidade significativa de preparação e trabalho com situações complexas ou grandes; Significante - mudança significativa, mudanças significativas envolvem preparação e trabalho, avaliação, autorização e planejamento de mudanças. Exemplos: Compra e instalação de um novo servidor, Re-segmentação de rede; Pequena - pode ser avaliado e autorizado fora da autoridade do CCM (por exemplo, por um coordenador). |
Impacto | Impacto que a mudança gera. Temos as opções: Baixa, Média e Alta. |
Urgência | Urgência para realizar a mudança. Temos as opções: Baixa, Média e Alta |
Grupo Executor | O grupo responsável pela execução da mudança |
Notificações | Defina as notificações entre "Enviar email ao criar a Mudança", "Enviar email ao finalizar a Mudança", "Enviar email para o comitê consultivo de mudança", "Enviar email para as demais ações da Mudança" |
(*) Indica campos obrigatórios.
Verifique o conhecimento Criar um Portfólio de Mudança.
Ao informar o Portfólio desejado, caso ele contenha um formulário em seu conteúdo, o formulário será exibido na nova aba de "Outras informações". Ela possui os seguintes campos:
Campo | Descrição |
Ambiente (*) | Informe o ambiente dessa mudança |
Banco de dados (*) | Selecione o banco de dados |
(*) Indica campos obrigatórios.
Na área de análise de riscos, serão feitas três questões:
- Existe o risco de interromper serviços importantes? - com as opções de "Sim" ou "Não"
- Existe um risco de perda financeira? - com as opções "Sim" ou "Não"
- Existe um risco de imagem? - com as opções "Sim" ou "Não"
Será então apresentada uma representação do risco de 0 a 100.
É possível aprovar ou rejeitar uma mudança dentro do cadastro de mudança, utilizando o campo ação de fluxo. As ações de fluxo serão informadas no desenho de fluxo.
Para planejar a mudança, utilize as funcionalidades:
Guia | Descrição |
Atividades | Criar um workspace ou vincular um já existente |
Datas | Data para planejar a mudança: no campo "Data prevista de início", a data de início do planejamento deverá ser indicada. No campo "Data prevista de término", a data final do planejamento deverá ser indicada. Depois de indicar a data de início e a data de término, você poderá verificar os conflitos clicando em "Ver conflitos". Aprovação: "Data de aceitação" deverá ser colocada uma data para ser aceita; "Votação" deverá ser colocada uma data para votação; "Data de conclusão" deverá ser colocada uma data para a conclusão. |
Ações | Adicionar ações para a mudança |
Notificações do sistema | Defina uma notificação do sistema para informá-lo da mudança |
Documentos | Vincule conhecimento à mudança |
Anexos | Inserir anexos à mudança |
Anotações | Adicionar notas relevantes à mudança |
🖊 Nota: Também é necessário indicar as informações preliminares de "planejamento", "plano de reversão" e "revisão e encerramento".
Para planejar a reversão de mudanças, use os recursos:
Guia | Descrição |
Atividades | Criar um workspace ou vincular um já existente |
Ações | Adicionar ações para a mudança |
Notificações do Sistema | Configure uma notificação do sistema para informá-lo sobre o plano de reversão de mudanças |
Documentos | Vincular conhecimentos ao plano de reversão |
Anexos | Inserir anexos para o plano de reversão |
Anotações | Adicionar notas relevantes ao plano de reversão |
⚠️ Atenção!
A partir da versão 9.2.0.0, será obrigatório anexar o plano de reversão, que deverá estar desenhado no fluxo como uma expressão de saída. Essa expressão: "Sistema: Validar a existência do plano de reversão" flexibiliza a obrigatoriedade em qualquer atividade de mudança.
Para revisar e encerrar a mudança, utilize os recursos:
Guia | Descrição |
Revisão | Informe ao Usuário final sobre a análise de risco e impacto da mudança |
Atividades | Crie um workspace ou vincule um já existente |
Incidentes | Vincule um incidente para a revisão |
Problemas | Vincule um problema para a revisão |
Lições Aprendidas | Vincule um conhecimento para o plano de reversão |
Fechamento | Identifiquer o fechamento da mudança |
Anexos | Insira anexos |
Anotações | Adicione notas relevantes |
Clique em "Opções" e, em seguida, em "Salvar".
Para vincular um item de configuração, utilize o menu ICs relacionados > Pesquisar item de configuração e selecione o item de configuração.
Para vincular um Serviço na Mudança, selecione Serviços Relacionados > Adicionar Serviço e selecione o serviço.
Não é obrigatório, mas algumas mudanças podem vir junto com um questionário.
Este poderá ser usado para fazer uma pesquisa (avaliação), podem ser respondidos e as respostas serão vinculadas à mudança.
O questionário deve ser criado previamente.
Para definir as funções e responsabilidades da mudança, preencha os campos:
Campo | Descrição |
Colaborador | Nome do usuário |
Papel | Papel que o usuário irá desempenhar |
Responsabilidades | Selecione a responsabilidade que será vinculada ao usuário |
Ao visualizar uma mudança cadastrada, será apresentada, no menu esquerdo, uma nova aba chamada Aprovações. Ao selecionar essa aba, será aberta uma janela pop-up com o Título: Aprovação Mudança <número> e 3 abas:
- Aba Executadas, onde serão apresentadas as seguintes colunas:
Coluna | Descrição |
Responsável | Será apresentado o nome do usuário que votou |
Resultado | Será apresentado o voto do usuário |
Comentário | Será apresentado, se houver, o comentário do usuário |
Data/Hora | Serão apresentadas a Data e a Hora do voto |
Quantidade de aprovações | Será apresentada a quantidade de votos positivos da aprovação |
Quantidade de abstenções | Será apresentada a quantidade de votos em abstenção |
Quantidade de rejeições | Será apresentada a quantidade de votos negativos para aprovação |
Aprovações pendentes | Será apresentado quantos usuários faltam votar |
2. Aba Pendentes com o campo:
Coluna | Descrição |
Responsável | Serão apresentados os nomes dos usuários que ainda não votaram |
3. Aba Histórico com os campos:
Campo | Descrição |
Responsável | Será apresentado o nome do usuário que mudou o voto |
Resultado | Será apresentado o voto anterior do usuário |
Comentário | Será apresentado, se houver, o comentário do usuário |
Data/Hora | Serão apresentadas a Data e a Hora da mudança do voto |
Além disso, na tela principal, onde mostra a lista com todas as mudanças existentes, aparecerá uma aba chamada "Aprovações".
Nessa aba, será informada a quantidade de aprovações na fila do usuário logado, ou seja, as quais ele tem permissão para aprovar. Ao clicar em uma Aprovaçao, primeiramente você terá duas opções para visualizar as informações: "Aprovar/Rejeitar" e "Aprovações".
- Aprovar/Rejeitar: Nessa opção temos:
- Opções aprovar, rejeitar e abster-se para serem selecionadas. A opção aprovar sempre estará seleciona por padrão;
- Campo motivo: Pode ser obrigatório ou não, conforme desenho de fluxo;
- Botões Gravar e Fechar.
- Aprovações: Nessa opção, temos as abas que já vimos anteriormente: Executadas, Pendentes e Histórico.
A equipe de mudanças poderá visualizar a pontuação de votação para aprovação da mudança.
Para vincular uma liberação a uma mudança, procure uma liberação já existente em "Pesquisar por título" ou crie uma nova usando a opção "Cadastrar".
Para vincular um problema a uma mudança, procure um problema já existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".
Para vincular uma base de conhecimento a mudança, procure uma base já existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".
Para vincular um ticket a mudança, procure um ticket já existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".
Para ver todas as ações e auditorias realizadas na Mudança.
Produção e exibição autorizadas de agendas de mudanças.
