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Cadastrar uma Mudança

Esta funcionalidade tem por objetivo registrar uma mudança.

Segundo a ITIL, é necessário formalizar a solicitação de mudança, para que todos os procedimentos realizados para a alteração desejada (desde a sua requisição ao impacto de sua implementação) sejam registrados pela equipe responsável, monitorando a mudança durante todo o seu ciclo de vida.

Antes de Começar

Para efetivar o cadastro de uma mudança é preciso previamente:

Cadastrar um contrato, uma unidade e que ela esteja vinculada ao contrato, a um colaborador, a um questionário e ao Comitê Consultivo de Mudanças;

Ter um grupo vinculado ao contrato associado e os Solicitantes (colaboradores) já cadastrados a este grupo.

Caso seja preciso criar um novo colaborador, será necessário incluí-lo ao Grupo de Solicitante, o qual esteja relacionado ao contrato.

Além disso, é fundamental o cadastro prévio do portfólio de mudanças.

Procedimento

  1. Acesse a funcionalidade pela navegação no menu principal Processos > Gerência de Mudança > Mudança;
  2. Clique no botão “Opções” e, em seguida, em “Cadastro”;
  3. Preencha todos os campos disponíveis:

Solicitante

Para identificar o solicitante da mudança, complete os campos:

Campos

Descrição

Nome (*)

Nome completo do solicitante

Contato (*)

Identificar o contato do usuário

E-mail (*)

E-mail do usuário

Telefone

Número de telefone do usuário

Ramal

O número do ramal do usuário

Unidade (*)

Unidade do usuário

Localidade Física

A localização física do usuário

Outras Informações

Informação adicional sobre o usuário

(*) Indica campos obrigatórios.

Mudança

Para identificar a mudança, preencha os campos:

Campos

Descrição

Título (*)

Título para identificar a mudança

Descrição da alteração (*)

Descrição da mudança

Efeito de não implementar a mudança

Efeito caso a mudança não seja implementada

Contrato

Contrato vinculado a mudança

Importância

O nível de importância da mudança. Apresenta as seguintes opções:

Importante - envolve uma quantidade significativa de preparação e trabalho com situações complexas ou grandes;

Significante - mudança significativa, mudanças significativas envolvem preparação e trabalho, avaliação, autorização e planejamento de mudanças. Exemplos: Compra e instalação de um novo servidor, Re-segmentação de rede;

Pequena - pode ser avaliado e autorizado fora da autoridade do CCM (por exemplo, por um coordenador).

Impacto

Impacto que a mudança gera. Temos as opções: Baixa, Média e Alta.

Urgência

Urgência para realizar a mudança. Temos as opções: Baixa, Média e Alta

Grupo Executor

O grupo responsável pela execução da mudança

Notificações

Defina as notificações entre "Enviar email ao criar a Mudança", "Enviar email ao finalizar a Mudança", "Enviar email para o comitê consultivo de mudança", "Enviar email para as demais ações da Mudança"

(*) Indica campos obrigatórios.

Verifique o conhecimento Criar um portfólio de mudança.

Outras informações

Ao informar o Portfólio desejado, caso ele contenha um formulário em seu conteúdo, o formulário será exibido na nova aba de "Outras informações". Ela possui os seguintes campos:

Campo

Descrição

Ambiente (*)

Informe o ambiente dessa mudança

Banco de dados (*)

Selecione o banco de dados

(*) Indica campos obrigatórios.

Análise ágil de risco

Na área de análise de riscos, serão feitas três questões:

  • Existe o risco de interromper serviços importantes? - com as opções de "Sim" ou "Não"
  • Existe um risco de perda financeira? - com as opções "Sim" ou "Não"
  • Existe um risco de imagem? - com as opções "Sim" ou "Não"

Será então apresentada uma representação do risco de 0 a 100.

Ação do fluxo

É possível aprovar ou rejeitar uma mudança dentro do cadastro de mudança, utilizando o campo ação de fluxo. As ações de fluxo serão informadas no desenho de fluxo.

Planejamento

Para planejar a mudança, utilize as funcionalidades:

Guia

Descrição

Atividades

Criar um workspace ou vincular um já existente

Datas

Data para planejar a mudança: no campo "Data prevista de início", a data de início do planejamento deverá ser indicada. No campo "Data prevista de término", a data final do planejamento deverá ser indicada. Depois de indicar a data de início e a data de término, você poderá verificar os conflitos clicando em "Ver conflitos". Aprovação: "Data de aceitação" deverá ser colocada uma data para ser aceita; "Votação" deverá ser colocada uma data para votação; "Data de conclusão" deverá ser colocada uma data para a conclusão.

Ações

Adicionar ações para a mudança

Notificações do sistema

Defina uma notificação do sistema para informá-lo da mudança

Documentos

Vincule conhecimento à mudança

Anexos

Inserir anexos à mudança

Anotações

Adicionar notas relevantes à mudança

🖊 Nota: Também é necessário indicar as informações preliminares de "planejamento", "plano de reversão" e "revisão e encerramento".

Plano de Reversão

Para planejar a reversão de mudanças, use os recursos:

Guia

Descrição

Atividades

Criar um workspace ou vincular um já existente

Ações

Adicionar ações para a mudança

Notificações do Sistema

Configure uma notificação do sistema para informá-lo sobre o plano de reversão de mudanças

Documentos

Vincular conhecimentos ao plano de reversão

Anexos

Inserir anexos para o plano de reversão

Anotações

Adicionar notas relevantes ao plano de reversão

⚠️ Atenção!

A partir da versão 9.2.0.0, será obrigatório anexar o plano de reversão, que deverá estar desenhado no fluxo como uma expressão de saída. Essa expressão: "Sistema: Validar a existência do plano de reversão" flexibiliza a obrigatoriedade em qualquer atividade de mudança.

Revisão e fechamento

Para revisar e encerrar a mudança, utilize os recursos:

Guia

Descrição

Revisão

Informe ao Usuário final sobre a análise de risco e impacto da mudança

Atividades

Crie um workspace ou vincule um já existente

Incidentes

Vincule um incidente para a revisão

Problemas

Vincule um problema para a revisão

Lições Aprendidas

Vincule um conhecimento para o plano de reversão

Fechamento

Identifiquer o fechamento da mudança

Anexos

Insira anexos

Anotações

Adicione notas relevantes

Clique em "Opções" e, em seguida, em "Salvar".

Relacionamentos

IC da mudança

Para vincular um item de configuração, utilize o menu ICs relacionados > Pesquisar item de configuração e selecione o item de configuração.

Serviços da mudança

Para vincular um Serviço na Mudança, selecione Serviços Relacionados > Adicionar Serviço e selecione o serviço.

Questionário

Não é obrigatório, mas algumas mudanças podem vir junto com um questionário.

Este poderá ser usado para fazer uma pesquisa (avaliação), podem ser respondidos e as respostas serão vinculadas à mudança.

O questionário deve ser criado previamente.

Papéis e Responsabilidades

Para definir as funções e responsabilidades da mudança, preencha os campos:

Campo

Descrição

Colaborador

Nome do usuário

Papel

Papel que o usuário irá desempenhar

Responsabilidades

Selecione a responsabilidade que será vinculada ao usuário

Aprovações

Ao visualizar uma mudança cadastrada, será apresentada, no menu esquerdo, uma nova aba chamada Aprovações. Ao selecionar essa aba, será aberta uma janela pop-up com o Título: Aprovação Mudança <número> e 3 abas:

  1. Aba Executadas, onde serão apresentadas as seguintes colunas:

Coluna

Descrição

Responsável

Será apresentado o nome do usuário que votou

Resultado

Será apresentado o voto do usuário

Comentário

Será apresentado, se houver, o comentário do usuário

Data/Hora

Serão apresentadas a Data e a Hora do voto

Quantidade de aprovações

Será apresentada a quantidade de votos positivos da aprovação

Quantidade de abstenções

Será apresentada a quantidade de votos em abstenção

Quantidade de rejeições

Será apresentada a quantidade de votos negativos para aprovação

Aprovações pendentes

Será apresentado quantos usuários faltam votar

2. Aba Pendentes com o campo:

Coluna

Descrição

Responsável

Serão apresentados os nomes dos usuários que ainda não votaram

3. Aba Histórico com os campos:

Campo

Descrição

Responsável

Será apresentado o nome do usuário que mudou o voto

Resultado

Será apresentado o voto anterior do usuário

Comentário

Será apresentado, se houver, o comentário do usuário

Data/Hora

Serão apresentadas a Data e a Hora da mudança do voto

Além disso, na tela principal, onde mostra a lista com todas as mudanças existentes, aparecerá uma aba chamada "Aprovações".

Nessa aba, será informada a quantidade de aprovações na fila do usuário logado, ou seja, as quais ele tem permissão para aprovar. Ao clicar em uma Aprovaçao, primeiramente você terá duas opções para visualizar as informações: "Aprovar/Rejeitar" e "Aprovações".

  • Aprovar/Rejeitar: Nessa opção temos:
    1. Opções aprovar, rejeitar e abster-se para serem selecionadas. A opção aprovar sempre estará seleciona por padrão;
    2. Campo motivo: Pode ser obrigatório ou não, conforme desenho de fluxo;
    3. Botões Gravar e Fechar.
  • Aprovações: Nessa opção, temos as abas que já vimos anteriormente: Executadas, Pendentes e Histórico.

Votação RDM

A equipe de mudanças poderá visualizar a pontuação de votação para aprovação da mudança.

Liberação

Para vincular uma liberação a uma mudança, procure uma liberação já existente em "Pesquisar por título" ou crie uma nova usando a opção "Cadastrar".

Problema

Para vincular um problema a uma mudança, procure um problema já existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".

Base de conhecimento

Para vincular uma base de conhecimento a mudança, procure uma base já existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".

Ticket

Para vincular um ticket a mudança, procure um ticket já existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".

Histórico e Audição

Para ver todas as ações e auditorias realizadas na Mudança.

Mudança Programada

Produção e exibição autorizadas de agendas de mudanças.

Por exemplo: agendas de construção, teste e implementação exibem todas as alterações agendadas na programação de atividades periódicas e podem ser usadas como métodos de comunicação.