--- title: Compras slug: compras docTags: createdAt: 2026-08-14T12:47:22.495Z --- # Compras (requisição → cotação → pedido → recebimento → nota) :::BlockQuote Pré-requisitos: [Cadastros gerais (parceiros e produtos)](docId:6xpQsdWQ2NTyI40BFqDS-) (fornecedores + produtos) e [Financeiro — cadastros de apoio](docId\:yTzjjyyML1B_60VgwDT09) (centros de custo e condições de pagamento). ::: ## Introdução *** O módulo de **Compras** conduz todo o ciclo de suprimentos — do "preciso disto" até "chegou, conferi e virou conta a pagar". O caminho completo tem cinco etapas encadeadas: **requisição** (o solicitante pede o que precisa), **cotação** (o comprador pede preço a 2-3 fornecedores e compara), **pedido de compra** (escolhe o fornecedor vencedor e gera o documento oficial), **recebimento** (confere a mercadoria que chegou contra o pedido) e **nota de entrada** (registra a nota fiscal do fornecedor, que vira conta a pagar). Ao redor desse fluxo há apoios operacionais: **agendamento de doca** para organizar a chegada, **inspeção** de qualidade do lote, **não conformidade** quando o material chega errado, e o acompanhamento contínuo da **qualidade do fornecedor** (IQF, avaliações e infrações). A separação em etapas parece burocrática para uma compra pontual, mas é o que dá rastreabilidade a compras recorrentes ou de valor alto: registra **quem pediu, quem cotou, quem aprovou, quem recebeu** e **quem conferiu a nota**. Cada etapa pode ter *alçada* de aprovação própria, de modo que compras acima de um teto sobem automaticamente para quem tem poder de liberar. Você usa este módulo sempre que a empresa precisa adquirir produtos ou materiais de um fornecedor externo. :::BlockQuote **Quem opera Compras.** A autoridade neste módulo vem do **cargo** do usuário (via lotação), não de um papel genérico de administrador. Um usuário sem cargo — inclusive o administrador de plataforma — recebe **"sem autorização"** ao criar ou aprovar em Compras, por design (a alçada resolve autoridade pelo cargo). Para operar a esteira, entre como um perfil com cargo de compras (Comprador, Aprovador com teto definido, ou Gerente). As lotações e os tetos de cada cargo se cadastram em **Administração** ([Administração](docId\:Z8SS7r6Bvhs09rP1SPxUD)). ::: ## Passo a passo *** ### Criar a requisição 1. **Abra "Requisições".** Menu **Compras → Requisições**. A lista mostra as requisições existentes com a situação de cada uma (Rascunho, Aguardando aprovação, Aprovada, Rejeitada, Cancelada).:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/057-purchase-requisitions.png" alt caption width="3200" height="2000"} 2. **Nova requisição.** Clique em **"Nova requisição"** e preencha o cabeçalho: - **Preparador** — quem digita (o usuário logado). - **Solicitante (empregado)** — o empregado **para quem** é a compra ("em nome de"). É dele que derivam o *centro de custo* e a alçada (padrão de mercado do SAP Ariba). Opcional no fluxo legado, mas recomendado. - **Centro de custo** — onde o gasto pousa. Ao escolher um solicitante, o seletor fica **restrito aos centros autorizados dele** ([Administração](docId\:Z8SS7r6Bvhs09rP1SPxUD)); com um único autorizado, pode deixar em branco que o sistema assume; com vários, é preciso escolher. - **Necessário até** — data limite desejada (opcional). - **Observações** — texto livre (opcional). 3. **Salve o cabeçalho.** A requisição nasce com situação Rascunho. 4. 💡 **Ache o produto pelo código de barras.** Na busca do produto, além do nome e do SKU, você pode **digitar, colar ou ler com um leitor** o código de barras (GTIN/EAN) já cadastrado no produto — ele aparece para escolha com o **código ao lado do nome**, o que ajuda a conferir que é o item certo. Um leitor USB comum funciona: ele se comporta como teclado. Se o código não estiver cadastrado em nenhum produto, nada trava — a busca por nome continua funcionando normalmente. A opção **"Texto livre"** também segue disponível. **Adicione os itens.** Já na ficha da requisição, na seção **"Itens"**, use **"Adicionar item"**. Cada item pode ser de **catálogo** (escolha um **produto** cadastrado na página [Cadastros gerais (parceiros e produtos)](docId:6xpQsdWQ2NTyI40BFqDS-)) ou de **texto livre**; informe quantidade, unidade, descrição e preço estimado. Marque **"Estoque"** quando o item alimenta o inventário no recebimento — essa marcação **exige um produto** (texto livre não movimenta estoque). Os itens são lançados aqui, depois de salvar o cabeçalho. ### Submeter e aprovar a requisição 1. **Submeter.** Com os itens lançados, clique em **"Submeter"**. A situação muda de Rascunho para Aguardando aprovação. 2. Enquanto a requisição **ainda não é terminal**, ela pode ser **cancelada** (ação **"Cancelar"** na ficha) — a situação vira Cancelada e ela deixa de seguir na cadeia de compras. Requisição não é "excluída": ela é cancelada e permanece no histórico. A aprovação é **por cargo e por valor**: uma requisição de R$ 6.000 é **negada** para quem tem teto de R$ 5.000 e **liberada** para quem tem teto de R$ 50.000. Aprovar uma requisição já aprovada é bloqueado (transição inválida). **Aprovar.** O aprovador (com alçada Aprovar requisição suficiente para o valor e o centro de custo) abre a requisição e clica em **"Aprovar"**. A situação muda para Aprovada. Também é possível **"Rejeitar"**, levando a Rejeitada. Na ficha há um card de **Escalonamento de alçada** que mostra, a partir do cargo do solicitante, **para qual cargo** aquele valor escala — ou avisa que **nenhum cargo cobre** (bloqueado) ou que a operação está **liberada** sem regra. Esse card é informativo/roteamento; o bloqueio efetivo de quem pode aprovar continua sendo o teto do aprovador atual. :::BlockQuote Dica: quem é o aprovador padrão de cada centro de custo e qual é o teto de cada cargo se cadastram em [Administração (seção 13)](docId\:Z8SS7r6Bvhs09rP1SPxUD). As aprovações pendentes que caem na sua caixa também aparecem em **Início → Aprovações pendentes**. ::: ### Cotar com fornecedores 1. **Abra "Cotações".** Menu **Compras → Cotações**. A lista reúne as cotações em andamento e concluídas; no ambiente de demonstração ela aparece vazia até você criar a primeira cotação.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/058-quotations.png" alt caption width="3200" height="2000"} 2. **Nova cotação a partir de requisições.** Em **"Nova cotação"**, escolha o modo **"Originar de requisições aprovadas"**, marque uma ou mais requisições aprovadas e confirme. O sistema cria a cotação **copiando os itens** dessas requisições. 3. **Adicione fornecedores.** Escolha 2-3 fornecedores cadastrados ([Cadastros gerais (parceiros e produtos)](docId:6xpQsdWQ2NTyI40BFqDS-)). Para cada combinação de fornecedor + item, registre o preço cotado e o prazo de entrega. Com a cotação ainda **Aberta**, o botão **"Enviar aos fornecedores"** no cabeçalho dispara o e-mail de convite aos fornecedores participantes e informa o resultado do envio.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/152-quotation-send-suppliers.png" alt caption width="3200" height="2000"} 4. **Escolha o vencedor.** Para cada item, marque qual fornecedor venceu (o vencedor pode variar item a item). O **mapa comparativo** mostra o preço de referência por item (média, mediana e menor preço) e sinaliza quando há dispersão alta de preços — sinal de proposta fora da curva. 5. **Feche a cotação.** Salve; a situação passa a Concluída. **Alternativa: assistente de cotação por etapas** Para uma cotação conduzida passo a passo (em vez da tela única), abra o **assistente** pelo botão **"Abrir assistente"** na lista de cotações ou na ficha. Ele guia por etapas — abertura/itens, fornecedores, propostas, critérios e pesos, julgamento, aprovação e publicação — com um indicador de progresso no topo. Avançar só é liberado quando a etapa está completa; para **voltar** a uma etapa anterior o sistema exige uma **justificativa**, que fica gravada no **histórico de etapas** (botão **"Histórico"**). - Na etapa **critérios e pesos**, o regime público segue os presets da Lei 14.133 (travados — o preset só se aplica a cotações públicas) e o regime privado permite critérios livres (a soma dos pesos deve fechar 100%). - **A nota só pode ser informada até a etapa de critérios.** A partir de **julgado**, o sistema recusa a alteração de critérios e notas (*"Critérios e notas não podem mudar na etapa JUDGED"*) — para corrigir, é preciso **retroceder** a cotação, o que exige justificativa e fica gravado no histórico de etapas. **Proposta sem nota é desclassificada — e o sistema não avisa no momento do julgamento.** Se você julgar antes de pontuar, o quadro devolve **todas** as propostas como *Desclassificado*, o que é indistinguível de um certame em que ninguém atendeu. O quadro de julgamento passa a dizer quantas foram desclassificadas e lembrar da nota, mas o momento de evitar isso é aqui. **Nota técnica das propostas — obrigatória em "técnica e preço" e em "melhor técnica".** Esses dois critérios pesam uma **nota qualitativa** que só a comissão pode atribuir; os outros três decidem só por preço e não pedem nota nenhuma. Quando o critério escolhido pesa nota, aparece na própria etapa de critérios o bloco **"Notas técnicas das propostas"**, com uma linha por proposta (item × fornecedor) e o botão **"Informar nota técnica"**. Informe a nota de **cada** critério qualitativo e salve. - Na etapa **julgamento**, o sistema calcula um score por fornecedor, sugere o vencedor de cada item e sinaliza empates e desclassificações. - Na **aprovação**, quem tem alçada pode **substituir** o vencedor sugerido mediante justificativa obrigatória (registrada na auditoria). **Um empate não resolvido impede a publicação** até que se defina o vencedor daquele item. - Na **publicação**, o botão **"Gerar pedido de compra"** emite o pedido a partir do que foi adjudicado — é daqui que sai o pedido, e não do preenchimento manual. Se um item foi **dividido entre fornecedores** (porque o mais bem colocado não cobria toda a quantidade), sai **um pedido para cada vencedor**, cada um com a sua fatia e o seu preço. Concluída a emissão, a cotação passa à etapa **"Pedido gerado"**, que lista os pedidos criados com link para cada um — e uma segunda tentativa é **recusada**, para não duplicar compra já empenhada. ### Fechar o pedido de compra 1. **Abra "Pedidos de compra".** Menu **Compras → Pedidos de compra**.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/059-purchase-orders.png" alt caption width="3200" height="2000"} 2. **Novo pedido a partir da cotação.** O pedido nasce na etapa **"Publicação"** do assistente, no botão **"Gerar pedido de compra"** — não se digita de novo o que já foi adjudicado. O sistema cria **um pedido por fornecedor vencedor**, com produto, quantidade e preço adjudicados já preenchidos, e guarda em cada linha de qual proposta ela veio (é isso que permite conferir o recebimento contra a adjudicação, e não contra uma cópia digitada). 3. **Confira e complete.** Verifique os valores totais, a **condição de pagamento** (cadastro na página [Financeiro — cadastros de apoio](docId\:yTzjjyyML1B_60VgwDT09)) e o prazo de entrega. Ajuste o que for preciso antes de aprovar.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/013-purchase-orders-detail.png" alt caption width="3200" height="2000"}Cada linha de item tem uma coluna **Produto**, ao lado do tipo. Quando o tipo é **Produto**, escolher o item do catálogo é **obrigatório** — o botão **Salvar** fica travado enquanto faltar, com o aviso na tela. É esse vínculo que faz o **recebimento** movimentar o estoque: uma linha de produto sem produto seria recebida normalmente e **não daria entrada em nada**. Linhas de **Serviço**, **Bem** e **Entrega futura** não pedem produto, porque não têm saldo em estoque. A busca do campo consulta o catálogo inteiro — digite o código interno, a descrição ou passe o leitor de código de barras. 4. **Situação e liberação.** O pedido nasce com situação Aberto e já alimenta o recebimento. Se houver alçada Aprovar pedido, o pedido sobe para quem tem teto suficiente antes de ficar liberado. Um pedido que não vai adiante é **cancelado** (ação **"Cancelar"** → situação Cancelado), não excluído; e um pedido já cancelado ou já recebido **não pode mais ser alterado**. ### Agendar a doca (opcional) 1. **Abra "Portaria & docas".** Menu **Compras → Portaria & docas**. Aqui você organiza a **janela de doca** para a chegada da mercadoria de um pedido — útil quando há muitos recebimentos concorrendo pela mesma plataforma. Agende o pedido para uma data e horário; a portaria usa esse agendamento para receber o veículo.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/064-dock-schedule.png" alt caption width="3200" height="2000"}**Escolha COMO agendar.** O campo **"Como agendar"** oferece dois caminhos, e a diferença não é de conveniência:**O comunicado ao fornecedor.** O campo **"E-mail do fornecedor"** já vem preenchido com o endereço do cadastro assim que você escolhe o pedido, e pode ser alterado — troque quando estiver tratando aquela entrega com uma pessoa específica; o que você digitar vence o do cadastro. O e-mail é **obrigatório no cadastro do fornecedor**, então sempre há um endereço para onde mandar — o que faltava era o produto ir buscá-lo. Marcando **coleta de troca**, o comunicado é outro, dizendo ao fornecedor para trazer a troca. - **À mão (qualquer data)** — você digita início e fim. Serve para o que não nasce de um pedido, e **aceita qualquer data**: nada impede marcar a janela para um mês depois da entrega que ela deveria receber. - **A partir do pedido de compra** — você escolhe o pedido e informa só a **hora** e a **duração**. A **data vem do pedido** (a entrega prevista que o comprador registrou), o **fornecedor também**, e é o único caminho que marca **coleta de troca**. Um pedido **sem data de entrega prevista é recusado** — o sistema diz isso em vez de inventar uma data. 2. **Consulte o histórico do pátio.** Na mesma tela, abaixo da fila, o card **"Histórico do pátio"** lista **todo veículo que passou pela portaria**, do mais recente para o mais antigo, com placa, motorista, entrada e saída. A fila de cima responde **quem está dentro agora**, que é a pergunta do porteiro; o histórico responde **quem veio e quando**, que é a de todo o resto — do comprador que cobra uma entrega ao auditor que concilia um recebimento com a chegada. Saída em branco não fica em branco: aparece **"ainda no pátio"**, para não se confundir registro faltando com veículo dentro. ### Receber a mercadoria 1. **Abra "Recebimentos".** Menu **Compras → Recebimentos**. A lista mostra os recebimentos registrados e sua situação.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/060-goods-receipts.png" alt caption width="3200" height="2000"} 2. **Novo recebimento.** Aponte para o pedido aprovado. O sistema sugere as quantidades a receber (iguais às pedidas). 3. **Se o mesmo produto aparece em duas linhas do pedido** (compra dividida entre fornecedores, dois lotes, duas datas de entrega), o sistema **não escolhe por você**: ele avisa e não conta. É deliberado — a conferência cega **esconde a quantidade esperada**, então nada na tela consegue desempatar, e escolher sozinho mandaria tudo para a primeira linha, fechando com uma sobrando e a outra zerada. Nesse caso use o ajuste manual da contagem, que continua disponível em qualquer linha, com a nota fiscal ou o romaneio à mão. **"Este produto está em mais de uma linha do pedido — conte manualmente"** — ver abaixo. **"Código desconhecido — busque manualmente"** — o código não está cadastrado em produto nenhum. **"Produto não pertence a este pedido"** — o código é de um produto conhecido, mas fora deste pedido; **não conta nada**. Não é lentidão do leitor. **"+1 contado"** — a linha subiu e está gravada. **Quatro desfechos possíveis de uma leitura**, e vale reconhecer cada um: **A contagem só sobe depois de gravada.** O número na tela é o número registrado — se a gravação falhar, o campo volta ao que estava e o aviso diz **"Não contado — a contagem não foi gravada. Leia o código de novo."** Isso importa numa conferência, que é contada **uma vez**, com a mercadoria na bancada: sem esse aviso o conferente bipa a caixa seguinte sem saber que a anterior não entrou, e a divergência só apareceria no fechamento. 💡 **Conferência cega: bipe e a contagem sobe sozinha.** Na conferência cega, o conferente conta **sem ver a quantidade pedida** — as divergências só aparecem quando o recebimento é fechado. No campo de leitura, cada código de barras lido (ou digitado) **soma uma unidade** à linha do produto correspondente: você bipa item a item e não digita quantidade nenhuma. Bipar o mesmo produto de novo acumula. **Informe o lote quando o material for controlado por lote.** A linha do item tem o campo **Lote**, ao lado da validade. Ele é **opcional para a maioria dos materiais** — mas, para um material marcado como *controlado por lote* no cadastro de produto ([Vendas e CRM](docId\:TaINdkXLJcUzyq0xUuGfH)), o recebimento **é recusado sem ele**, com a mensagem "informe o lote na entrada". Digite o código como ele vem na embalagem: não é preciso cadastrar o lote antes, o sistema **cria o lote na hora** a partir do que você digitar, já vinculado ao fornecedor do pedido. É esse código que faz o saldo do almoxarifado ficar **separado por lote** — sem ele, o estoque sabe que há 100 unidades e não sabe de qual remessa. **Informe o endereço quando o depósito exigir.** Alguns almoxarifados são cadastrados com **endereçamento obrigatório** (o campo "Exige endereço" no cadastro do depósito, [Estoque](docId\:CVozhYtoHDtuWZyT-bnAT)). Para esses, a coluna **Endereço** da linha do item é **obrigatória** — o recebimento é recusado sem ela, com a mensagem "O endereço é obrigatório". A tela avisa isso assim que você escolhe o depósito, e a coluna aparece marcada com asterisco. O endereço é escolhido numa lista, não digitado: só valem endereços **já cadastrados e ativos** daquele depósito. Se a lista abrir vazia, ninguém cadastrou endereços ainda — faça isso em **Estoque → Endereços** antes de receber, porque nenhum endereço vem pronto de fábrica. **Confira a mercadoria.** Ajuste as quantidades se vier diferente do pedido — o sistema aceita **recebimento parcial** e mantém o pedido em Recebido parcial até completar. Escolha o **almoxarifado de destino** (cadastro na página [Estoque](docId\:CVozhYtoHDtuWZyT-bnAT)) onde a entrada vai pousar. 1. **Confirme.** Ao confirmar, o **estoque sobe** na quantidade recebida no almoxarifado escolhido, e o pedido é marcado como Recebido (parcial ou total, conforme as quantidades). O botão **"Etiquetas do recebimento"** abre um painel com a **identificação por item** (botão **"Etiqueta"** de cada item) e o **endereçamento (onde é guardado)** — o depósito resolvido, o campo do local e a etiqueta do endereço.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/148-receipt-labels-drawer.png" alt caption width="3200" height="2000"}Na mesma linha há a ação **"Nota de recebimento (CSV)"**, que baixa a **nota do recebimento**: o cabeçalho do recebimento com **uma linha por item** — produto, descrição, quantidades, lote, validade e resultado da inspeção. É o documento que acompanha a conferência, para arquivo ou para anexar ao processo de pagamento. O arquivo sai em CSV com acentuação preservada, e abre direto no Excel. :::BlockQuote Observação de perfil: o recebimento é tarefa de quem tem **cargo de compras** (o comprador). Como toda a esteira, ele depende do cargo do usuário — se aparecer "sem autorização", troque para um perfil com esse cargo (as lotações e permissões se cadastram em Administração, [Administração](docId\:Z8SS7r6Bvhs09rP1SPxUD)). ::: :::BlockQuote **Validade do lote recebido.** O recebimento só recusa um item perto de vencer se existir uma **política de validade em vigor** — enquanto nenhuma estiver cadastrada, qualquer lote entra e nada avisa. O piso se cadastra em **Compras → Política de validade** ("Parametrizar a política de validade (shelf life) do recebimento", mais adiante nesta página). ::: ### Inspecionar o lote recebido (opcional) 1. **Abra "Inspeção de recebimento".** Menu **Compras → Inspeção de recebimento**. A tela reúne a busca de lotes por NF-e, o cadastro de planos de inspeção e a lista de lotes de inspeção — no ambiente de demonstração ainda não há nenhum plano nem lote. Quando o material exige conferência de qualidade, **você gera a inspeção** no bloco **"Gerar lote de inspeção"**: escolha o **recebimento** e o **plano** e clique em **Gerar lote**. A combo lista só os recebimentos que ainda podem gerar lote — os que exigem inspeção e ainda não têm um lote vivo —, então o botão não oferece opção que o sistema vá recusar. O **tamanho do lote não é digitado**: vem do que efetivamente chegou. Depois, abra o lote, registre o resultado da conferência e marque a inspeção como **aprovada** ou **reprovada**.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/061-inspections.png" alt caption width="3200" height="2000"}**O tamanho do lote sai do recebimento, não da digitação.** A NBR 5426 dimensiona a amostra a partir do lote apresentado à inspeção, e o lote é o que o recebimento diz que chegou. Se você informar um tamanho diferente da quantidade recebida, o sistema recusa e mostra os dois números — informar 500 sobre um recebimento de 5 produzia uma amostra que ninguém consegue tirar, e informar menos produzia uma amostra pequena demais para significar alguma coisa.**Aprovar exige ter conferido.** Quando o plano de inspeção lista características, o lote não pode ser aprovado sem **nenhum** resultado registrado — antes disso, aprovar sem conferir nada dava nota **100** ao fornecedor no índice de qualidade, o que ainda fazia a próxima remessa dele ser dispensada de inspeção pelo *skip-lot*. Sem resultado registrado, nenhum índice é gravado: fornecedor não medido não é premiado como medido.**Quem decidiu fica registrado.** Aprovar ou reprovar grava o usuário no próprio lote e no histórico. Use o botão **Histórico** na linha do lote para ver a decisão, o autor e o que mudou; clique no evento para abrir o detalhe campo a campo. ### Registrar não conformidade 1. **Abra "Não conformidades".** Menu **Compras → Não conformidades**. Quando um lote é reprovado (na inspeção ou na conferência), registre uma **não conformidade (NC)** ligada ao recebimento reprovado — é o documento que sustenta a reclamação ou a devolução ao fornecedor.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/063-nonconformities.png" alt caption width="3200" height="2000"} 2. **Abra a NC e trate.** Informe o motivo, a quantidade afetada e a providência (devolução, retrabalho, aceite com ressalva). A NC fica com a **origem ligada ao recebimento**, o que alimenta o histórico de qualidade daquele fornecedor.**A liberação sob concessão faz a mercadoria entrar.** Resolver a NC como *aceite com ressalva* é a autorização para o material entrar no estoque apesar do defeito — antes ela gravava só o rótulo e a mercadoria ficava bloqueada, sem nenhuma outra porta (aprovar o lote já decidido é recusado). O **portão fiscal continua valendo**: concessão sobre problema de **qualidade** não libera mercadoria que a SEFAZ reprovou. **Reposição** não libera nada — significa mercadoria nova a caminho, não a defeituosa aceita. E fica registrado **quem** concedeu: use o **Histórico** na ficha da NC para ver a decisão, o autor e o que mudou. ### Lançar a nota de entrada 1. **Abra "Notas de entrada".** Menu **Compras → Notas de entrada**. Quando a nota fiscal do fornecedor chega, registre-a aqui. A *NF-e* de entrada é confrontada com o pedido e o recebimento (conferência de três pontas: pedido × recebido × nota).:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/065-purchase-invoices.png" alt caption width="3200" height="2000"} 2. **Confira e confirme a nota.** Verifique valores, itens e a **categoria financeira** (exigida para gerar a conta a pagar — cadastro na página [Financeiro — cadastros de apoio](docId\:yTzjjyyML1B_60VgwDT09)). Ao confirmar, a nota gera automaticamente a **conta a pagar** para o fornecedor, com vencimento conforme a condição de pagamento do pedido.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/014-purchase-invoices-detail.png" alt caption width="3200" height="2000"} :::BlockQuote Se o fornecedor enviou o **XML** da NF-e, ele é processado na entrada fiscal ([Fiscal — entrada](docId:1_QpvYmn6apZ9mqx87Z4K)) e alimenta esta nota — evita redigitar item a item. ::: ### Acompanhar a qualidade do fornecedor 1. **IQF do fornecedor.** Menu **Compras → IQF do fornecedor**. O IQF (Índice de Qualidade de Fornecimento) consolida o desempenho de cada fornecedor a partir de recebimentos, inspeções, não conformidades e avaliações — um placar contínuo para decidir com quem comprar de novo.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/062-supplier-quality.png" alt caption width="3200" height="2000"} 2. **Avaliações.** Menu **Compras → Avaliações**. Registre avaliações periódicas de fornecedor (prazo, qualidade, atendimento). Elas entram na composição do IQF. Cada avaliação exige **vínculo a um recebimento** e as notas devem ficar **entre 0 e 100** — uma nota fora dessa faixa, ou uma avaliação sem o recebimento de origem, é recusada.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/066-supplier-evaluations.png" alt caption width="3200" height="2000"} 3. **Infrações de fornecedor.** Menu **Compras → Infrações de fornecedor**. Registre penalidades e ocorrências formais (atraso, entrega fora de especificação, quebra de contrato). Ficam no histórico do fornecedor e pesam no IQF.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/067-supplier-infractions.png" alt caption width="3200" height="2000"} ### Aprovar o pedido e alterar pedido já aprovado Além da liberação por alçada, o pedido tem um passo de **aprovação** e uma regra específica para quando alguém precisa mexer num pedido que já foi aprovado: 1. Um pedido em situação Aberto pode ser **aprovado** por quem tem alçada Aprovar pedido suficiente para o valor: use **"Aprovar"** e a situação passa a Aprovado. 2. Alterar um pedido **já aprovado** depende de dois controles combinados: a **política do órgão** precisa permitir alteração após a aprovação **e** o usuário precisa ter **alçada suficiente para o valor** do pedido. Sem a política ativa, ou sem alçada, a alteração é bloqueada. 3. Um pedido Cancelado ou Recebido **não pode mais ser alterado**, independentemente da política. :::BlockQuote A política "permite alterar pedido aprovado" é um parâmetro do órgão ([Administração](docId\:Z8SS7r6Bvhs09rP1SPxUD)). Mesmo com ela ativa, a alteração de um pedido aprovado continua respeitando o teto de alçada do usuário para o valor do pedido. ::: ### Entregas em locais diferentes no mesmo pedido Um mesmo pedido de compra pode ter itens entregues em locais distintos — útil quando a aquisição abastece mais de uma unidade ou almoxarifado: 1. Em cada linha do pedido, preencha o campo **"Local de entrega"** com o endereço ou a unidade de destino daquela linha. 2. Linhas diferentes podem apontar **locais de entrega diferentes** dentro do mesmo pedido; deixe em branco para usar o destino padrão. 3. Salve o pedido; cada item guarda o seu próprio local de entrega, que orienta a logística do recebimento. ![](https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/013-purchase-orders-detail.png) ### Tipos de item no pedido (produto, serviço, bem imobilizado, entrega futura) Cada linha do pedido de compra tem um **tipo** e uma **natureza**, que definem o que está sendo adquirido e como o item se comporta no recebimento e na contabilização: 1. No item do pedido, escolha o **tipo**: **Produto**, **Serviço**, **Ativo imobilizado** ou **Entrega futura**. Use "Serviço" para contratações sem movimentação de estoque, "Ativo imobilizado" para bens patrimoniais e "Entrega futura" para compras cuja entrega ocorre em data posterior. 2. Defina a **natureza** da linha — **Estoque** (alimenta o inventário no recebimento), **Ativo imobilizado** (bem patrimonial) ou **Despesa** (consumo direto). 3. Salve o pedido. O tipo e a natureza acompanham a linha até o recebimento e a nota de entrada, orientando onde a entrada pousa e como o gasto é classificado. ### Conferência de três pontas e divergências da nota Ao lançar a nota de entrada, o sistema confronta a nota com o pedido e o recebimento e identifica as divergências item a item: 1. Registre a nota apontando o **pedido de compra** de origem — a nota fica ligada ao pedido e ao recebimento correspondentes. 2. Rode a **conferência** (ação **"Conferir"**). O sistema compara quantidades e valores da nota com os do pedido e do recebimento e marca a nota como **Conferida** (sem divergência) ou **Divergente** (há diferença). 3. Quando há divergência, abra a nota para ver a **lista de divergências** — o que difere entre nota, pedido e recebimento. Uma nota divergente ainda pode seguir para aprovação com a divergência registrada, conforme a política do órgão. :::BlockQuote Se o fornecedor enviou o **XML** da NF-e ([Fiscal — entrada](docId:1_QpvYmn6apZ9mqx87Z4K)), os itens já chegam preenchidos, e a conferência recai sobre a comparação com o pedido e o recebimento — evita redigitar item a item. ::: ![](https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/014-purchase-invoices-detail.png) ### Rateio da nota por categoria financeira Uma mesma nota de entrada pode ratear o seu valor entre **categorias financeiras diferentes**, tanto para produtos quanto para serviços: 1. Na nota de entrada, atribua a **categoria financeira** por **linha** — cada item pode apontar para uma categoria distinta. 2. Ao confirmar, o sistema **agrupa os subtotais por categoria** e gera a conta a pagar rateada, distribuindo o valor (e as retenções, quando houver) proporcionalmente entre as categorias. 3. Confira, na conta a pagar gerada ([Financeiro — títulos (contas a pagar e a receber)](docId\:D4kuGidayU2GQ-hMhF_T-)), que a soma das parcelas rateadas fecha exatamente o total da nota, sem centavos perdidos. ### Decidir se o sistema retém sozinho ao aprovar a nota Aprovar uma nota de entrada pode calcular e aplicar as retenções **sem ninguém clicar**. Isso é uma decisão da organização, e é ela que decide — não a instalação. 44a. **Abra o mapa de retenção por CFOP.** Menu **Compras → Retenção por CFOP**. Antes do mapa, o card **"Retenção automática na aprovação"** mostra a chave e o estado dela. A ordem é proposital: o mapa abaixo só importa quando a chave está ligada. 44b. **Leia a frase abaixo da chave antes de mexer.** Ela distingue duas situações que a caixa marcada não distingue: - **"Ninguém nesta organização decidiu ainda"** — vale o padrão da instalação. Desmarcado aqui não quer dizer que alguém escolheu desligar. - **"Esta organização já decidiu"**, com a data da última alteração — aí sim é escolha registrada. 44c. **Marque ou desmarque, e pronto** — o efeito é imediato e fica na trilha de auditoria, com autor e data. **Só quem tem alçada fiscal altera**; quem tem acesso à tela mas não à alçada **vê** o estado (é contexto para as notas que aprova) e recebe o aviso de que decidir é ato fiscal. :::BlockQuote **Ligar não substitui o mapa, e o mapa não substitui a chave.** Com a chave ligada e o mapa vazio, toda nota é retida como *serviços profissionais*, seja qual for o CFOP — inclusive compra de mercadoria. As duas coisas são configuradas nesta mesma tela por esse motivo. ::: ### Quem mudou um imposto calculado, e por quê Ao calcular as retenções da nota do fornecedor, o sistema chega sozinho ao valor de cada tributo. O operador pode **substituir** esse valor — e, para fazê-lo, o sistema **exige uma justificativa de no mínimo 20 caracteres**. Essa troca fica registrada, e é nesta área da ficha da nota que ela é respondida. 1. Na ficha da nota de entrada, use **"Calcular retenções"**. No painel, ajuste o valor de um tributo e escreva a justificativa; confirme. 2. De volta à ficha, o card **"Sobreposições manuais"** passa a mostrar, para cada tributo tocado: o valor **calculado**, o valor **aplicado**, a **diferença** (destacada quando o imposto retido diminuiu), a **justificativa**, o **autor** e a **data**. 3. **O card só aparece quando existe alguma sobreposição.** A nota que seguiu o cálculo do sistema não exibe nada — ausência de card significa "ninguém mexeu", e não "não consegui verificar": se a consulta for recusada, o card aparece com o aviso de recusa, nunca vazio. :::BlockQuote **O autor vem de quem está logado, não do que a chamada declara.** Uma integração que informasse outro usuário no corpo da requisição seria ignorada. Sobreposições gravadas por chave de aplicação (máquina, sem usuário) aparecem como **"Não registrado"**. ::: ### Histórico de situações da requisição Cada requisição mantém um **histórico** das mudanças de situação e datas, para acompanhar as etapas de atendimento: 1. Na ficha da requisição, abra o card **"Histórico de alterações"**. Ele lista, em ordem, cada evento (criação, submissão, aprovação, rejeição, cancelamento) com o autor e a data. 2. Clique em um evento para abrir o **detalhe** — o painel mostra o que mudou (situação anterior → nova, campos alterados). 3. Use o histórico para saber **quem pediu, quando submeteu e quem aprovou**, sem depender da memória do time. ![](https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/012-purchase-requisitions-detail.png) ### Parametrizar a política de validade (shelf life) do recebimento O órgão pode exigir que um material entre no estoque com um mínimo de validade ainda pela frente — um lote que vence em quinze dias não serve para um almoxarifado que gira em sessenta. **Enquanto nenhuma política estiver em vigor, o recebimento aceita qualquer lote**, inclusive um que vence amanhã, e nada é sinalizado. É nesta tela que o piso é definido: um padrão para todos os materiais e, quando necessário, um mínimo mais rígido por material. 1. **Abra a política de validade.** Menu **Compras → Política de validade**. A entrada só aparece para quem tem a permissão de **gestão de inspeção de recebimento** (a mesma de quem opera a página "Inspeção de recebimento"). Quem não a tem não vê o item no menu e, ao abrir o endereço direto, recebe a mensagem de **sem acesso** — e não uma lista vazia, que se leria como "não há nada configurado". 2. **Leia o aviso do topo antes de olhar a lista.** A tela abre pelo **estado da regra**, não pela tabela\:Esse aviso é o que distingue "ninguém configurou ainda" de "está tudo certo": uma tabela vazia sozinha tem a mesma aparência das duas situações. - Faixa de atenção — **"Nenhuma regra de validade em vigor"**: não há política cadastrada **ou** todas estão suspensas. O recebimento não está barrando nada. - Faixa de confirmação — o recebimento **recusa** o item cuja validade remanescente esteja abaixo do mínimo configurado. 3. **Defina o piso.** No bloco **Definir uma política**, preencha\:Clique em **Salvar** (**Limpar** descarta o que foi digitado). Gravar de novo o mesmo alcance **substitui** a política daquele alcance — não cria uma segunda linha para o mesmo material. - **Vale para** — **"Todos os materiais (padrão)"** (o piso da casa) ou **"Um material"** (a exceção). Escolhendo "Um material", aparece o seletor **Material**; um material que não existe no cadastro é recusado antes de gravar. - **Mínimo de dias remanescentes** — obrigatório e **maior que zero**, contado da data do recebimento até a data de validade do item. Zero dia não é exigência, e o sistema recusa. - **Em vigor** — deixe marcado para a regra bloquear de fato. Desmarque para manter a política **registrada sem bloquear** (útil para suspender a exigência sem perder o número parametrizado). 4. **Confira a lista.** Em **Políticas configuradas**, cada linha traz **Vale para**, **Mínimo de dias remanescentes**, **Situação** (Em vigor ou Suspensa) e **Última alteração**. O padrão da casa aparece **em primeiro lugar** e as exceções por material vêm depois, identificadas por código e descrição. O lápis devolve a linha ao formulário para edição; a lixeira **remove a política imediatamente, sem pedir confirmação** — e, se era a última em vigor, o aviso de "nenhuma regra de validade em vigor" volta a aparecer no topo. :::BlockQuote **Qual piso vale para cada material.** A regra do **material** vence a regra padrão da casa. Atenção à consequência: se a regra do material estiver **suspensa**, aquele material fica **sem nenhuma exigência** — ele **não** volta a cair no padrão. Para que um material siga o padrão da casa, **remova** a regra específica dele em vez de suspendê-la. ::: :::BlockQuote **A verificação atua sobre a validade informada no item recebido.** A data se informa na coluna **Validade** de cada linha, em **Compras → Recebimentos → Novo recebimento** — o campo é opcional, porque a maioria dos materiais não tem validade. Item recebido **sem** data de validade não é barrado: não há o que comparar. A regra também depende de o item do pedido apontar um **produto** cadastrado (item de texto livre não entra na verificação). Quando o lote é recusado, a mensagem nomeia **qual item** violou o piso, para o conferente saber qual linha devolver ao fornecedor. ::: :::BlockQuote **A recusa acontece ao salvar o recebimento, não ao fechar a conferência.** A regra roda no registro do recebimento: se a validade estiver abaixo do piso, o recebimento **não é criado**. Quem espera o bloqueio no fechamento da conferência cega conclui, erradamente, que a política não está funcionando. ::: ### Acompanhar o que o fornecedor ainda deve entregar O painel de **pedidos pendentes** responde a uma pergunta só: **o que já foi pedido e ainda não chegou**. Ele lista, por item, quanto foi pedido, quanto já foi recebido e quanto falta — e o valor que esse saldo representa. Pedido totalmente recebido sai do painel sozinho; pedido cancelado também. 1. **Abra o painel.** Menu **Compras → Pedidos pendentes**, ou o botão **"Pedidos pendentes"** na tela de pedidos. 2. **Leia os três números do topo antes da lista.** **Pedidos pendentes**, **Em atraso** e **Valor a receber**. Eles cobrem **todos** os pedidos que atendem aos filtros — não apenas os que couberam na página que está na tela. É por isso que avançar de página não muda os totais: o número embaixo deles diz isso em uma linha. 3. **Estreite pelo que você precisa cobrar.**Trocar qualquer filtro volta para a **primeira página**. Quando nada atende, o painel diz **"Nenhum pedido pendente atende a estes filtros"** — e não a lista completa, que faria parecer que o filtro foi ignorado. - **Fornecedor** — busca no cadastro inteiro conforme você digita (não é uma lista curta pré-carregada). - **Entrega** — Somente atrasados (a previsão já passou) ou Somente no prazo. - **Situação** — Aberto, Aprovado ou Recebido parcial. São as únicas situações que um pedido pendente pode ter; escolher qualquer outra devolve painel vazio, porque de fato não há o que mostrar. - **Texto** — casa **número do pedido**, **nome do fornecedor** e **descrição do item**. Tecle Enter ou clique em **Buscar**. 4. **Ordene pelo que interessa naquele momento.** Data prevista (padrão), **valor pendente** (maior primeiro — o que está segurando mais dinheiro), número do pedido ou fornecedor. 5. **Clique no número do pedido para abrir a ficha.** É de lá que se **aprova**, **cancela** ou se altera a entrega prevista — o painel mostra e localiza; quem age é a ficha do pedido. :::BlockQuote **"Em atraso" compara a data prevista de entrega com hoje.** Pedido **sem** data prevista nunca aparece como atrasado — não há com o que comparar. Se o painel mostra zero atrasados num dia em que você esperava vários, confira se os pedidos têm a **entrega prevista** preenchida antes de concluir que o alerta falhou. ::: ### Encerrar o saldo de um pedido que o fornecedor abandonou Um pedido do qual chegou só uma parte fica **Recebido parcial** e, normalmente, só sai desse estado quando o fornecedor entrega o resto. Quando ele não vai entregar — faliu, o item saiu de linha, a entrega parcial foi aceita como final — o saldo ficaria no painel de pendências para sempre, somando nos três totais. É para esse caso que existe o **encerramento do saldo pendente**. 1. **Abra a ficha do pedido.** O botão **"Encerrar saldo pendente"** só aparece quando a situação é Recebido parcial — nos demais estados ele não existe, porque não há saldo abandonado a encerrar. 2. **Informe o motivo.** O sistema pergunta por que o restante nunca vai chegar e **não segue sem resposta**. O texto vai para a trilha de auditoria junto com quem encerrou e quando: é o que o controle interno pergunta depois. Limite de 500 caracteres — um motivo maior é **recusado**, não cortado. 3. **Confira o resultado.** A situação passa a **Saldo encerrado**, o pedido sai do painel de pendências e para de entrar no alerta de atraso e na previsão de suprimento. :::BlockQuote **A quantidade pedida NÃO é alterada.** Ela é o que foi contratado, e a diferença entre ela e o que chegou é a medida do que o fornecedor deixou de entregar — informação que alimenta a avaliação de qualidade dele. Encerrar o saldo não é "acertar o pedido para o que veio": é declarar que o resto não vem. ::: :::BlockQuote **O empenho volta para o orçamento.** Aprovar um pedido reserva o valor na linha orçamentária. Ao encerrar o saldo, a parte que ainda estava reservada e não virou nota é devolvida à linha — dinheiro que ninguém vai gastar deixa de reduzir o disponível do órgão. A parte que já virou nota fiscal não volta: ela deixou de ser reserva quando a nota foi lançada. ::: :::BlockQuote **Não há como desfazer nesta versão, e o aviso diz isso antes de confirmar.** Se o fornecedor voltar a entregar depois de um encerramento, o caminho é um pedido novo. Também não é possível registrar recebimento contra um pedido com saldo encerrado — a tentativa é recusada. ::: ## Verificação *** Você sabe que funcionou quando: - A requisição aparece com situação Aprovada. - A cotação mostra os preços de 2-3 fornecedores e o vencedor marcado item a item, com o mapa comparativo preenchido. - O pedido de compra aparece com fornecedor, valor, condição de pagamento e prazo de entrega, com situação Aberto (ou Aprovado, se passou por alçada de pedido) — liberado para recebimento. - O recebimento gerou **movimento de entrada** no almoxarifado escolhido ([Estoque](docId\:CVozhYtoHDtuWZyT-bnAT)) e o pedido ficou Recebido (total ou parcial). - A nota de entrada gerou a **conta a pagar** para o fornecedor com o vencimento correto ([Financeiro — títulos (contas a pagar e a receber)](docId\:D4kuGidayU2GQ-hMhF_T-)) e o **lançamento contábil** correspondente ([Contabilidade](docId:08cbTyrT0WXBp4ymvrog_)). - Quando houve reprovação, a não conformidade aparece com a origem ligada ao recebimento, e o IQF do fornecedor reflete o histórico. - Em **Compras → Política de validade**, o topo mostra a faixa de confirmação (recebimento recusa item abaixo do mínimo) — e **não** o aviso de "nenhuma regra de validade em vigor" —, com o padrão da casa listado em primeiro lugar e situação Em vigor. ## Erros comuns *** - **Cotação não encontra fornecedores** — confira se eles estão marcados com o papel **Fornecedor** na página [Cadastros gerais (parceiros e produtos)](docId:6xpQsdWQ2NTyI40BFqDS-). - **Pedido bloqueado por alçada** — o aprovador padrão pode estar com teto insuficiente para o valor; revise as alçadas em [Administração](docId\:Z8SS7r6Bvhs09rP1SPxUD). - **Requisição não salva o centro de custo** — com um **solicitante** escolhido, o centro de custo precisa estar entre os **autorizados** dele (cadastro na página [Administração](docId\:Z8SS7r6Bvhs09rP1SPxUD)); com mais de um autorizado, é obrigatório escolher. - **Não consigo marcar "Estoque" no item** — marque um **produto** antes; item de estoque exige produto (texto livre não alimenta o inventário). - **Recebimento divergente do pedido** — ajuste as quantidades; o sistema aceita recebimento parcial e mantém o pedido em Recebido parcial até completar. - **Requisição não deixa submeter** — uma requisição **sem nenhum item** não pode ser enviada para aprovação; adicione ao menos um item e ela permanece em Rascunho até isso. - **Nota de entrada não gera a conta a pagar** — a nota precisa de uma **categoria financeira** ([Financeiro — cadastros de apoio](docId\:yTzjjyyML1B_60VgwDT09)); sem ela, a conta a pagar não é criada. - **Avaliação de fornecedor recusada** — a nota precisa ficar **entre 0 e 100** e a avaliação precisa estar **vinculada a um recebimento**; sem isso o sistema recusa o registro. O recebimento tem de **existir de verdade e ser daquele fornecedor** — um número inventado, ou o recebimento de outra empresa, é recusado com a explicação. A regra existe porque a avaliação alimenta o **IQF**, o índice que classifica o fornecedor: sem lastro numa entrega real, o índice diria algo que nunca aconteceu. - **"Você não tem autorização" ao avaliar ou desqualificar um fornecedor** — avaliar e qualificar fornecedor é ato de **suprimentos**: quem não ocupa um cargo de compras é recusado, e isso vale também para as consultas de avaliações e qualificações. Desqualificar um fornecedor com **"bloqueia pedidos"** o retira das cotações do órgão, então a autoridade é a do gestor de compras e do comprador. Se o cargo certo estiver recebendo a recusa, confira a operação **Avaliar fornecedor** em **Administração → Autorizações**. - **Recebimento recusado por validade** — o item chegou com validade remanescente **abaixo do mínimo** parametrizado; a mensagem nomeia o item. Devolva o lote ao fornecedor ou, se o piso estiver errado para aquele material, ajuste-o em **Compras → Política de validade**. - **Cadastrei a política e o lote entrou assim mesmo** — confira três coisas na ordem: a política do material (ou o padrão) está com situação Em vigor e não Suspensa; o item do recebimento teve a coluna **Validade** preenchida no momento de registrar (em branco, a regra não tem o que comparar e deixa passar); e o item do pedido aponta um **produto** cadastrado (texto livre não entra na verificação). Lembre que uma regra **específica suspensa** deixa aquele material sem exigência nenhuma — não o devolve ao padrão da casa. - **"Sem autorização" em Compras** — a autoridade vem do **cargo** (lotação), não de um papel de administrador. Criar/aprovar requisição ou pedido, e receber mercadoria, exigem um usuário com cargo de compras; o administrador de plataforma sem cargo recebe "sem autorização" por design. Troque para um perfil com cargo ([Administração](docId\:Z8SS7r6Bvhs09rP1SPxUD)).