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Criar Pasta

Pastas são locais utilizados na aplicação para o armazenamento e organização de arquivos.

As bases de conhecimento do CITSmart são construídas utilizando estruturas de diretórios. Nesses diretórios são aplicadas as permissões de leitura ou leitura e gravação, onde também deverão ser definidas as ações possíveis no processo de gestão do conhecimento: revisar, aprovar, publicar e arquivar/desarquivar.

Além disso, é possível realizar a pré-configuração das notificações que ocorrerão, nas diversas ações do processo de gestão do conhecimento.

As permissões em pastas são aplicadas em duas perspectivas:

  • Perfil de acesso; e
  • Grupo de usuários.

Ao usar o permissionamento por perfil de acesso, você poderá controlar os perfis que poderão ler e escrever na pasta. Ao utilizar a abordagem por grupo, além do permissionamento padrão (ler e escrever), você poderá definir preferências de notificações para os diversos status dos conhecimentos.

Antes de Começar

Para ter acesso às pastas, é necessário:

Utilizar uma forma de permissionamento (perfil ou grupo). Assim, antes de qualquer coisa você deve configurar os perfis de acesso ou criar os grupos.

Além disso, se você pretende criar preferências de notificações, será necessário definir o ID de e-mail que será utilizado no envio das mensagens. Assim, você deve criar/configurar modelos de e-mail e, logo após, realizar a configuração dos parâmetros.

Procedimento

  1. Acesse a funcionalidade por meio da navegação no menu Processos > Gerência de Conhecimento > Pasta;
  2. Clique em "Novo";
  3. Preencha os campos disponibilizados;

Campo

Descrição

Exemplo

Nome

Informar o nome da pasta

Service Desk

Pasta Superior

Se você deseja criar uma pasta filha selecione uma pasta pai

Root Folder

Notificar o Autor...

Se o autor será notificado em todo o ciclo de vida do documento

Sim/Não

Perfil de Acesso

Selecionar os perfis que terão acesso de leitura ou leitura e gravação na pasta

Administrador (Leitura/Gravação)

Grupo

Selecionar os grupos que terão acesso de leitura ou leitura e gravação na pasta e atribuir preferências de notificação

Knowledge Managers (Leitura/Gravação: Publicar, Aprovar e Deletar)

🖊 Nota: Permissão/Notificação por Grupo



Permissão: Conforme vimos anteriormene, existem dois tipos de permissionamentos na opção de grupos: leitura ou leitura/gravação. Essas duas permissões são utilizadas para controlar o tipo de ação dentro de uma pasta.

  • Leitura: É possível visualizar o conhecimento registrado e seu teor.
  • Leitura/Gravação: Além de conseguir ver o documento e suas informações é possível executar diversas ações para realizar a gestão do conhecimento: Publicar, Aprovar, Revisar, Arquivar/Desarquivar e/ou Deletar.



Notificação: A opção de notificação possibilita que os integrandes do grupo recebam mensagems de e-mail informando acerca de conhecimentos que tenham a sua situação alterada. Notificar quando houver mudança de situação do conhecimento: Em desenho, Em revisão, Revisado, Em avaliação, Avaliado, Em publicação, Publicado e/ou Arquivado.

4. Clique em "Gravar".



💡 Dica: As configurações para uso de notificações só funcionarão quando você definir as partes interessas em um conhecimento.



As configurações das pastas são apenas uma preparação (pré-configuração) para uso nas fases da gestão do conhecimento, ou seja, somente quando você começar a criar novos conhecimentos ou quando você realizar uma ação em um Conhecimento já existente é que, de fato, você poderá usar as preferências definidas nas pastas ou definir novas preferências.



Estas prefências são definidas na aba "Partes interessadas" de cada conhecimento. Para mais informações, acesse a documentação Criar Conhecimento.