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title: Despesas corporativas
slug: despesas-corporativas
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createdAt: 2026-08-14T12:46:58.639Z
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## Introdução

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O módulo de **Despesas corporativas** cobre o ciclo de gastos que os colaboradores fazem em nome do órgão — a viagem, o cartão corporativo, o pequeno reembolso — do "gastei" até "foi conferido, aprovado e virou conta a pagar". Ele reúne quatro telas encadeadas: **Cartões corporativos** (cadastra os cartões dos portadores e importa a fatura do emissor), **Políticas de despesa** (as regras de teto e comprovante que o sistema aplica sozinho, mais a configuração de reembolso automático), **Relatórios de despesa** (a prestação de contas propriamente dita — lançar as despesas, submeter, aprovar e liquidar) e **Adiantamento de viagem** (o dinheiro adiantado para a viagem e a prestação de contas depois). Todas essas telas vivem no menu **Financeiro**, exceto o catálogo de naturezas, que fica em **Contábil**.

A ideia central é ter **uma visão única e consolidada** das despesas, sem redigitar o mesmo gasto em vários lugares: a fatura do cartão entra por arquivo, a prestação de contas aprovada vira reembolso e conta a pagar, e cada movimento fica registrado no histórico de auditoria. O sistema ainda aplica as **políticas corporativas automaticamente** na submissão (bloqueando ou avisando quando um gasto estoura o teto ou está sem comprovante) e conta com **apoio de IA** para sugerir a categoria de um gasto, revisar o relatório antes de aprovar e destacar padrões de consumo. Você usa este módulo sempre que precisa controlar gastos de viagem, cartão corporativo e reembolsos a colaboradores.

## Passo a passo

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### Cadastrar cartões corporativos e importar a fatura

1. **Abra "Cartões corporativos".** Menu **Financeiro → Cartões corporativos**. A tela lista os cartões já cadastrados com portador, emissor, os quatro últimos dígitos, o limite mensal e a situação (Ativo/Inativo).:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/despesas-02-corporate-cards.png" alt caption width="3200" height="2000"}
2. **Novo cartão.** No card **"Novo cartão"**, preencha\:Clique em **"Salvar"**. Para alterar um cartão existente, use o ícone de **lápis** na linha; para tirá-lo de circulação, use o ícone de **proibido** ("Desativar").
   - **Portador** — o colaborador dono do cartão (escolhido entre os parceiros/pessoas cadastrados).
   - **Últimos 4** — os quatro últimos dígitos do cartão (só números).
   - **Emissor** — a bandeira ou o banco emissor.
   - **CC padrão** — o *centro de custo* padrão do cartão (opcional).
   - **Limite mensal** — o teto de gasto do cartão (opcional).
3. **Importe a fatura do cartão.** No card **"Importar fatura do cartão"**, escolha um **cartão ativo**, informe o **formato** (**CSV** ou **OFX**) e anexe o arquivo da fatura ou cole o conteúdo no campo de texto. No CSV, cada linha traz data;valor;descrição (uma transação por linha). Clique em **"Importar fatura"**. É assim que as transações do cartão entram no ERP sem digitação manual, uma a uma.

**Capturar o recibo em vez de digitar.** No editor de linhas da prestação de contas, o bloco de captura lê o comprovante para você:

- **Cole a chave de acesso** de 44 dígitos do cupom/nota (ou o conteúdo do QR Code) e clique em **"Capturar recibo"**; ou
- clique em **"Ler de uma foto"** e escolha a foto do comprovante — o sistema lê o **QR Code** da imagem.

Em ambos os casos o sistema **sugere** os campos (documento fiscal e CNPJ do emitente) e você confere antes de adicionar a linha — nada é lançado sozinho. Se a chave lida **não conferir** (dígito verificador inválido), o sistema avisa e **não preenche nada**, em vez de arriscar um emitente errado. Comprovante sem QR e sem chave continua sendo preenchido à mão.

1. **Confira as transações importadas.** Depois de importar, a lista de faturas do cartão mostra o período, o formato, a quantidade de transações, o total e a data de importação. Clique em **"Transações"** para abrir a gaveta lateral com as linhas (data, descrição e valor) daquela fatura.

### Definir políticas de despesa e o reembolso automático

1. **Abra "Políticas de despesa".** Menu **Financeiro → Políticas de despesa**. A tela traz, no topo, a configuração de **reembolso automático** e, abaixo, o cadastro e a lista de políticas.
2. **Configure o reembolso automático.** No card **"Reembolso automático"**, marque **"Reembolsar automaticamente na aprovação"** se quiser que aprovar um relatório de despesa já emita e liquide o reembolso sozinho. Escolha a **categoria de reembolso** e o **prazo (dias)** até o vencimento. Clique em **"Salvar"**. Com o reembolso automático desligado, a liquidação continua sendo feita manualmente na tela de relatórios (passo 16).
3. **Crie uma política.** No card **"Nova política"**, preencha\:Clique em **"Salvar"**. A política passa a ser avaliada automaticamente quando um relatório é submetido.
   - **Nome** — como a regra será identificada.
   - **Categoria** — a categoria de despesa a que a regra se aplica; deixe **"Todas as categorias"** para valer para qualquer gasto.
   - **Fiscalização** — **"Bloquear submissão"** (impede submeter enquanto a regra for violada) ou **"Apenas avisar"** (permite submeter, mas registra o alerta).
   - **Teto por linha**, **Teto por relatório** e **Comprovante exigido acima de** — os limites em reais. É preciso informar **ao menos um** desses limites para salvar.
4. **Gerencie as políticas.** A lista mostra cada política com seus limites, a fiscalização e a situação. Use os ícones da linha para ver o **histórico** de alterações, **editar** ou **desativar** a política.

### Registrar a prestação de contas (relatório de despesa)

1. **Abra "Relatórios de despesa".** Menu **Financeiro → Relatórios de despesa**. No topo aparecem os painéis consolidados: **"Despesas consolidadas"** (total geral e a quebra por situação) e o **"Painel gerencial"**, que abre a despesa por **categoria**, **centro de custo**, **portador** e **situação**, com filtros por período, portador, categoria e centro de custo. É a visão única e consolidada das despesas corporativas.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/despesas-01-expense-reports.png" alt caption width="3200" height="2000"}
2. **Crie o relatório.** No card **"Novo relatório de despesa"**, escolha o **portador**, o **período** (no formato yyyy-MM, por exemplo 2026-05) e, se quiser, **observações**. Clique em **"Criar"**. O relatório nasce na situação Rascunho.
3. **Lance as despesas (linhas).** Na lista de relatórios, clique em **"Linhas"** para expandir o relatório. Enquanto ele está em Rascunho, informe por linha a **data**, a **descrição**, a **categoria**, o **centro de custo** e o **valor**, e clique em **"Adicionar linha"**. Para tirar uma linha, use **"Remover"**.
   - **Sugestão de categoria por IA.** Ao digitar a descrição, clique em **"Sugerir categoria (IA)"**: o sistema propõe uma categoria a partir do texto e do valor e já preenche o seletor — você confirma ou troca. A resposta indica a origem da sugestão e o grau de confiança.
   - **Comprovantes.** Use a área de **anexos** do relatório para subir os recibos (enviar, listar, baixar, remover).
4. **Revise com apoio de IA (opcional).** Ainda nas linhas, clique em **"Revisão IA"**. O sistema faz uma conferência consultiva do relatório e lista **alertas** (por exemplo, valores atípicos) — é um apoio à conferência, não bloqueia por si só.
5. ⚠️ **Confira quem lançou, e não só de quem é.** Na coluna do portador, quando o relatório foi **aberto por outra pessoa**, aparece embaixo, em destaque, **"lançado por \<nome>"**. Quando o portador lançou o próprio relatório nada é escrito — o destaque existe só para o caso que merece atenção. Vale olhar antes de aprovar: um relatório pode ser aberto legitimamente por um terceiro (a assistente que lança para o diretor), e pode ser aberto por quem não deveria. Sem essa linha, os dois casos ficam idênticos na tela. O sistema registra separadamente **quem abriu** e **quem submeteu**, porque abrir e submeter podem ser pessoas diferentes e é justamente essa passagem que uma auditoria pergunta.
   **Submeta o relatório.** Com as linhas lançadas, clique em **"Submeter"**. A situação muda de Rascunho para Aguardando. Nesse momento o sistema aplica as **políticas de despesa**: se uma política de **bloqueio** for violada (teto ou comprovante), a submissão é barrada com a explicação.
6. **Aprove ou rejeite.** Na lista de relatórios, escolha em **"Aprovando como:"** o aprovador. Para um relatório Aguardando, use **"Aprovar"** (passa a Aprovado) ou **"Rejeitar"**, informando o **motivo da rejeição** (passa a Rejeitado, e o motivo fica visível na linha).
7. **Liquide o reembolso.** Para um relatório Aprovado, clique em **"Liquidar"**, escolha a **categoria de reembolso** e o **vencimento**, e confirme. A liquidação gera o reembolso e integra com o financeiro (a conta a pagar do colaborador). O relatório passa a Liquidado. Se o reembolso automático estiver ligado (passo 6), esse passo acontece sozinho na aprovação.
8. **Acompanhe o histórico.** Ao expandir as linhas, o card **"Histórico de alterações"** lista cada evento (criação, submissão, aprovação, rejeição, liquidação) com o autor e a data. Clique em um evento para abrir o detalhe do que mudou — é a auditoria contínua do relatório.

### Solicitar e prestar contas de adiantamento de viagem

**1 - Abra "Adiantamento de viagem".** Menu **Financeiro → Adiantamento de viagem**. A tela tem três blocos: nova solicitação, pendentes de aprovação e aguardando prestação de contas.


![](https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/despesas-03-travel-advances.png)

2 - ⚠️ **O centro de custo tem de ser um dos autorizados para o viajante.** O adiantamento fica **vinculado ao centro de custo do colaborador**, e o sistema confere isso: se o centro informado não estiver entre os que o colaborador tem autorizados (cadastro do empregado, aba de centros de custo), a solicitação é recusada dizendo qual centro foi negado. Duas ressalvas que evitam chamado à toa: quando o **empregado ainda não tem nenhum centro autorizado cadastrado**, a conferência não opina — lista vazia é silêncio, não negativa —; e quando o **parceiro do viajante não está ligado a um usuário do sistema**, o sistema não tem como saber de quem se trata e também não opina. Nos dois casos, quem garante a correção é a aprovação. Para a trava valer de verdade, o cadastro precisa ligar o parceiro ao usuário e o empregado aos seus centros.
**Faça a solicitação.** No card **"Enviar solicitação"**, preencha o **viajante**, o **centro de custo**, a **categoria financeira**, opcionalmente o **projeto**, o **destino**, as **datas de início e fim**, a **finalidade** e o **valor**. Clique em **"Submeter"**. A solicitação fica pendente de aprovação.
A **categoria financeira** é a conta em que a despesa entra quando o adiantamento for aprovado — a aprovação gera um título a pagar, e todo título carrega uma categoria. Quem pede o dinheiro sabe para que ele é; por isso a categoria é informada aqui, e não na aprovação.

**3 - Quem viaja também não aprova o próprio adiantamento** — desde que o **viajante esteja vinculado ao usuário** na ficha de parceiro. Sem esse vínculo, a regra de quatro olhos consegue barrar apenas **quem digitou** o pedido: bastaria pedir a um colega que preenchesse o formulário. **Hoje o vínculo não está preenchido em nenhum parceiro**, então essa segunda trava ainda não recusa nada — ela passa a valer sozinha assim que o cadastro apontar o usuário de cada pessoa.
**Aprove ou rejeite (regra de quatro olhos).** No card **"Pendente de aprovação"**, cada solicitação pode ser **Aprovada** ou **Rejeitada**, com uma **nota de decisão** opcional. Vale a regra de **quatro olhos**: o próprio solicitante **não pode aprovar** o seu pedido.

**4 - Preste contas.** No card **"Aguardando prestação"**, informe o **gasto real**, marque se **houve comprovantes** e registre **notas**, então clique em **"Prestar contas"**. A prestação de contas é obrigatória — sem comprovantes, o valor tende a virar verba tributável, por isso o registro dos comprovantes importa.

:::BlockQuote
**Gastou mais do que o adiantado? A justificativa passa a ser obrigatória.** Viagem estende, voo remarca, diária sobe — o excesso é legítimo e **não** é recusado. O que é recusado é o excesso **sem nada escrito**: informe o motivo em **notas** e a prestação é aceita. A mensagem mostra o **quanto passou** do adiantado. Gastar menos que o adiantado não pede justificativa nenhuma.A **devolução da sobra** e o **reembolso do excedente** continuam sendo tratados fora desta tela, como um título próprio no contas a pagar/receber.
:::

**5 - Reveja o que já foi concluído.** O card **"Concluídos"** lista os adiantamentos já **prestados** ou **rejeitados**, com o valor adiantado, o gasto real e as observações. Ele existe porque, antes, o adiantamento sumia da tela no instante em que você prestava contas — e a única forma de reencontrá-lo era saber de antemão de quem ele era. O card é somente leitura: adiantamento concluído não se edita aqui.

## Verificação

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Você sabe que funcionou quando:

- O cartão corporativo aparece na lista como Ativo, com portador, emissor e últimos 4 dígitos; e a fatura importada mostra a quantidade de transações e o total, com as linhas visíveis na gaveta "Transações".
- A política de despesa aparece na lista com o(s) limite(s) definido(s) e, ao submeter um relatório que a viola, o sistema **bloqueia** (política de bloqueio) ou **avisa** (apenas avisar).
- O relatório de despesa percorre as situações Rascunho → Aguardando → Aprovado → Liquidado, e a liquidação gera o reembolso/conta a pagar do colaborador (página Financeiro).
- Os painéis "Despesas consolidadas" e "Painel gerencial" mostram o total e a quebra por categoria, centro de custo, portador e situação — a visão única e consolidada.
- A sugestão de categoria por IA preenche o seletor ao clicar em "Sugerir categoria (IA)", e a "Revisão IA" lista alertas quando há valores atípicos.
- O adiantamento de viagem sai de pendente para aprovado (sem que o solicitante aprove o próprio pedido) e depois é encerrado pela prestação de contas com o gasto real informado.
- O histórico de alterações do relatório registra cada evento (criação, submissão, aprovação, liquidação) com autor e data.

### Quando a prestação de contas não vem: recuperar o valor

Passado o prazo parametrizável sem prestação de contas, o sistema abre um **processo de recuperação** do adiantamento (menu **Financeiro → Recuperação de adiantamentos**). A recuperação tem devido processo — o colaborador é **notificado** e só depois a cobrança pode ser **autorizada** —, e sai por uma de duas vias: **desconto em folha** ou **débito na conta de proventos**.

1. **Autorizações de débito em conta.** Debitar a conta de proventos de alguém exige o **consentimento da pessoa**, e é esse cartão que o registra. Escolha o colaborador (a lista traz quem tem recuperação em curso), e você vê o histórico de autorizações: a **vigente**, se houver, e as já **revogadas**, cada uma com quem concedeu, quando, e a **evidência**.
   - **Registrar a autorização** pede a **conta de proventos** e a **evidência** — o termo assinado, o protocolo, o número do processo. A evidência é obrigatória: sem ela o registro diria que alguém autorizou um débito e não saberia dizer como se sabe disso.
   - **Revogar** vale **de imediato**: a próxima recuperação daquele colaborador volta a ser desconto em folha. Exige motivo, que fica gravado junto da revogação. Revogar é direito do colaborador, e não depende de o órgão concordar.
   - **Sem autorização vigente, o débito em conta simplesmente não acontece** — a recuperação é roteada para o desconto em folha e a linha mostra o motivo. Se você esperava um débito e viu um desconto, é aqui que se olha primeiro.
2. **Zero dias de aviso não quer dizer "não configurado".** Quer dizer descontar no mesmo dia em que o colaborador é avisado, que é o ajuste mais duro que existe. Um campo zerado parece pendente e é, na verdade, o extremo — confira antes de rodar a primeira recuperação.
   **Parâmetros do desconto em folha.** Três campos, no fim da mesma tela, e são eles que decidem como o desconto sai. Até existirem aqui, só dava para configurá-los por chamada de API — ou seja, na prática ninguém configurava.
   - **Rubrica padrão** é a linha em que o desconto aparece no holerite. **Vazia, o repasse é recusado** e a recuperação não chega à folha. O sistema diz o motivo pelo nome, mas até aqui você não tinha onde responder.
   - **Dias de aviso** é o prazo de defesa do art. 462 da CLT: quantos dias antes do desconto o colaborador é avisado.
   - **Teto de parcelas** é em quantos holerites uma recuperação pode ser dividida. Deixe vazio para não haver teto — e isso é uma escolha, não um esquecimento.

## Erros comuns

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- **Não consigo importar a fatura** — escolha um cartão **ativo**, confira se o **formato** (CSV ou OFX) bate com o arquivo e se há conteúdo no campo (arquivo anexado ou texto colado); um cartão desativado não aparece no seletor de importação.
- **A política não salva** — toda política exige **ao menos um limite** (teto por linha, teto por relatório ou comprovante exigido acima de); só o nome não basta.
- **A submissão do relatório é barrada** — há uma política de **bloqueio** violada (gasto acima do teto ou sem comprovante). Ajuste as linhas ou anexe o comprovante; se a política for de "apenas avisar", a submissão passa com o alerta registrado.
- **Não consigo aprovar o relatório** — escolha antes o aprovador em **"Aprovando como:"**; os botões de aprovar/rejeitar ficam desabilitados enquanto nenhum aprovador está selecionado.
- **A liquidação não gera o reembolso** — a liquidação exige a **categoria de reembolso** e o **vencimento**; sem os dois o botão de confirmar fica bloqueado.
- **O reembolso não sai sozinho na aprovação** — o reembolso automático precisa estar **ligado** e com uma **categoria de reembolso** definida no card "Reembolso automático"; sem isso, a liquidação é manual.
- **Não consigo aprovar o adiantamento de viagem** — pela regra de quatro olhos, o **solicitante não aprova o próprio pedido**; a decisão precisa vir de outra pessoa. Se o **viajante** estiver vinculado ao seu usuário na ficha de parceiro, ele também não aprova o adiantamento de que é beneficiário — nem que outra pessoa tenha digitado.
- **Não consigo submeter o adiantamento de viagem** — a **categoria financeira** é obrigatória, junto com viajante, centro de custo, destino, datas e valor; o botão de submeter só habilita com todos preenchidos.
- **A sugestão de IA não aparece** — a sugestão usa a **descrição** digitada (e o valor); sem descrição o botão fica desabilitado. Quando não há modelo conectado, o apoio de IA opera em modo baseado em regras (o rótulo no card de insights indica se o modelo está ativo ou em modo de regras).