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Encerrar a Mudança

Esta funcionalidade permite encerrar a mudança, explanando todos os fatos ocorridos no ciclo de vida desta, favorecendo assim o reexame e fiscalização da alteração criada, a fim de reduzir custos e riscos para a organização.

Antes de Começar

É imprescindível a pré-existência de uma mudança.

Procedimento

  1. Acesse a funcionalidade por meio da navegação no menu principal Processos > Gerência de Mudança > Mudança;
  2. Localize a mudança que deseja planejar a atividade, clique no botão “Abrir” e, em seguida, na área “Plano de Reversão”;
  3. Na aba “Revisão”, é preciso selecionar a opção que define se a mudança foi realizada com sucesso;

🖊 Nota: Quando você informar ao comitê de mudança que a mesma está pronta para desenvolvimento, ela será encaminhada para a área de votação.

Na área de gerenciamento de mudança, no canto superior esquerdo do menu, altere a opção de "Mudar para votação". Após a votação, a mudança estará disponível para ser finalizada.

4. Será possível criar um quadro Kanban para gerenciar as atividades registradas. Para isso, basta apertar no botão “+Workspace” e preencher os campos disponibilizados, tais como: título, selecionar o usuário ou grupo responsáveis para a execução das tarefas, dentre outros. Também é permitido vincular um quadro já criado ao clicar no outro botão relacionado ao “Workspace”.

Regra: Ao vincular um Kanban já existente, se o usuário não possuir a permissão de acesso a um determinado Workspace, o sistema apresentará uma mensagem o informando. O usuário deverá então, solicitar a permissão na Workspace e Sprint ou criar um novo quadro Kanban.

5. Ainda é possível vincular incidentes, problemas, lições aprendidas (que são basicamente conhecimentos que dizem respeito a mudança efetuada) e anexos de arquivos para detalhar a execução da mudança. Para tanto, é necessário clicar sobre a aba disponibilizada e selecionar o ítem desejado para vinculá-lo à mudança.

6. Clique na aba “Mais” e, em seguida, “Fechamento” para registar os dados referentes à execução da mudança, tais como: a categoria de solução, a situação da mudança, dentre outros. Na mesma aba, porém na opção “Anotações”, será disponibilizado um campo para apontamento de informações pertinentes a esta fase do fluxo.

7. Clique no botão “Opções” e, em seguida, aperte no botão “Gravar e manter a tarefa atual” para registar as atividades de planejamento ou selecione o botão “Gravar e avançar o fluxo” para finalizar a tarefa e dirigir-se para a próxima fase do fluxo.

💭 Você sabia?

No encerramento de uma mudança, a ferramenta dispõe de funcionalidade que verifica a existência de problemas relacionados e, caso existam, encerra-os automaticamente. A funcionalidade está no fluxo padrão do sistema para o processo de gerenciamento de mudança.