--- title: Fiscal — entrada slug: fiscal-entrada docTags: createdAt: 2026-08-14T12:47:15.803Z --- # Fiscal — entrada (nota de compra / NF-e recebida) :::BlockQuote Pré-requisitos: [Cadastro fiscal próprio](docId\:Q-zx6Qk4pMFD09yrhmsve) (empresa e estabelecimento ativos, CRT correto) e [Compras](docId:3mdo_BH5DDXIp3VIh4ATK) (um pedido de compra e um recebimento de mercadoria com o fornecedor que vai lhe mandar a nota). ::: ## Introdução *** Quando um fornecedor entrega mercadoria, ele também envia a **nota fiscal de saída dele** — que, do seu lado, é a **nota de entrada**. Esta página mostra como recepcionar essa nota no ERP, conferi-la contra o pedido e o recebimento (a chamada conferência de três vias), aprovar e deixar o sistema gerar sozinho a **conta a pagar** para o fornecedor. É o passo que fecha o ciclo de compra: sem a nota de entrada lançada e aprovada, o financeiro não tem o pagável e o fiscal não tem o registro de entrada do período. O operador típico é o **assistente fiscal ou de contas a pagar**, que recebe a NF-e do fornecedor (por e-mail em XML, por chave de acesso ou digitando os dados) e precisa garantir três coisas: que a nota bate com o que foi pedido e recebido, que as retenções de tributos federais foram calculadas quando cabem, e que o pagamento ao fornecedor entra na fila com o valor e vencimento certos. As regras de alíquota e *CFOP* usadas na conferência vêm do cadastro de **regras fiscais por produto** ([Cadastro fiscal próprio](docId\:Q-zx6Qk4pMFD09yrhmsve)), então vale conferi-lo antes de operar em volume. ## Passo a passo *** ### Abrir a lista de notas de entrada 1. **Abra "Compras → Notas de entrada".** A tela lista as notas já lançadas, com **número**, **pedido** de origem, **total** e **situação** (Aprovada, entre outras). No topo há a busca por número e o botão "Nova nota".:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/065-purchase-invoices.png" alt caption width="3200" height="2000"} ### Lançar a nota do fornecedor 1. **Clique em "Nova nota".** Você informa o **pedido de compra** que originou a entrega (ex.: PC-000001) e os dados da nota do fornecedor: **número**, **chave de acesso** (os 44 dígitos da NF-e, quando houver), **data de emissão**, **vencimento** e **valor total** (ex.: R$ 4.000,00). Quando você tem o arquivo XML da NF-e enviado pelo fornecedor, os campos podem ser preenchidos a partir dele; quando não há XML (compra avulsa ou nota de serviço), digite manualmente. 2. **Vincule o fornecedor.** A nota fica amarrada ao **Fornecedor Exemplo Ltda** (ou ao parceiro correspondente do pedido). Salve. **Trazer a NF-e importada para compras, sem digitar de novo** Quando o fornecedor manda o XML, o caminho curto é **Fiscal → Importar documentos eletrônicos**: importe o XML e, na linha do documento, clique em **"Trazer para compras"**. Você informa só o **vencimento** — número, chave de acesso, emitente, itens e total vêm do próprio documento. **O pedido de compra também vem do documento, quando o fornecedor o declarou.** O leiaute da NF-e reserva, em cada item, o campo do **número do pedido de compra do comprador** (a tag xPed), preenchido pelo fornecedor a partir do pedido que você enviou. A tela mostra, antes de você confirmar, os pedidos que a nota declara — e é por eles que cada linha da nota é ligada ao item do pedido correspondente. Três coisas que valem saber, porque não são óbvias: - **Uma nota pode cobrir mais de um pedido.** Como o campo é por item, o fornecedor pode juntar numa remessa só o que foi comprado em duas ocasiões. Cada linha guarda o seu pedido; o cabeçalho fica com o predominante. - **Quando o fornecedor não declara o pedido**, a tela pede que você informe qual é — e aí o casamento dos itens volta a ser feito pela descrição, como na entrada manual. - **O sistema não escolhe por você quando fica em dúvida.** Se o número declarado corresponde a mais de um pedido do mesmo fornecedor, a linha fica **sem vínculo** e aparece como divergência para você resolver, em vez de o sistema chutar um dos dois. ### Conferir contra pedido e recebimento (conferência de três vias) 1. **Abra a ficha da nota** clicando na linha da lista. A ficha traz o cabeçalho — **número**, **chave de acesso**, **pedido**, **fornecedor**, **emissão**, **vencimento**, **total** e **situação** — e, logo abaixo, o quadro **Divergências**.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/014-purchase-invoices-detail.png" alt caption width="3200" height="2000"} 2. A conferência usa o recebimento registrado em **Compras → Recebimentos** ([Compras](docId:3mdo_BH5DDXIp3VIh4ATK)). Se você ainda não lançou o recebimento do pedido, faça-o antes — sem ele não há a "terceira via" para comparar. **Leia o quadro "Divergências".** O sistema compara três documentos — o **pedido** (o que foi combinado), o **recebimento** (o que chegou fisicamente ao *almoxarifado*) e a **nota** (o que o fornecedor está cobrando). Quando os três batem em quantidade e valor, aparece **"Sem divergências"** e a nota pode ser aprovada com segurança. Se houver diferença (quantidade recebida menor que a faturada, preço acima do pedido etc.), a divergência é listada aqui para você decidir se aceita ou rejeita. ### Calcular retenções de tributos federais 1. **Use "Calcular retenções"** (botão no topo direito da ficha). Para notas de serviço ou de fornecedores sujeitos a retenção, o sistema apura os tributos federais retidos na fonte (PIS/Cofins/CSLL e IRRF, conforme a regra do fornecedor e do valor). O valor retido é abatido do que você paga ao fornecedor e fica registrado para as obrigações acessórias do mês (ver "Obrigações acessórias" adiante). Em notas comuns de mercadoria sem retenção, o resultado é zero e nada muda no pagável. ### Aprovar e gerar a conta a pagar 1. A nota de entrada exige uma **categoria financeira** para gerar o pagável — é ela que classifica a despesa no financeiro. Se o sistema pedir e você não tiver, cadastre em **Cadastros → Categorias financeiras** ([Financeiro — cadastros de apoio](docId\:yTzjjyyML1B_60VgwDT09)) antes de aprovar. **Aprove a nota.** Com a conferência limpa (ou com as divergências aceitas dentro da sua *alçada*), a situação passa a **Aprovada**. A autoridade para lançar e aprovar é resolvida pelo **cargo** (via lotação): um usuário sem cargo definido — inclusive um administrador de plataforma — é barrado (fail-closed). A aprovação dispara automaticamente: :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} A **conta a pagar** ao fornecedor, com o **valor da nota** (líquido de retenções, quando houver) e o **vencimento** informado. Ela passa a aparecer em **Financeiro → Documentos** ([Financeiro — cadastros de apoio](docId\:yTzjjyyML1B_60VgwDT09)). ::: :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} O **lançamento contábil** de mercadoria/serviço e dos tributos a recuperar ou retidos, conforme o *plano de contas*. ::: :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} O **registro de entrada** para a apuração fiscal do período. ::: ### Conferir as parametrizações fiscais que a entrada usa 1. **Revise "Cadastros → Regras fiscais por produto"** quando as alíquotas ou o *CFOP* da entrada não baterem com o esperado. Essa tela define **alíquotas e CFOP** por combinação de produto, regime tributário e UFs de origem/destino — a mesma base usada para calcular os tributos da nota. Cada regra mostra o **escopo** (ex.: filtro por *NCM*), a **operação**, as **UFs**, o **CFOP** e os percentuais de ICMS, IPI, PIS e Cofins.:inlineImage[]{src="https://itsm-labdev.cloud4biz.com/portal/docs-img/manual/017-product-fiscal-rules.png" alt caption width="3200" height="2000"} ### Escriturar e apurar (obrigações acessórias) 1. **Não há passo manual de escrituração** — ao aprovar, a nota entra automaticamente no registro de entradas do período. As retenções calculadas no passo 6 alimentam as obrigações acessórias federais (EFD-Reinf e DCTFWeb), geradas em **Fiscal → EFD-Reinf / DCTFWeb** por estabelecimento e período. Ali você fecha o mês e emite os arquivos/guias correspondentes. 2. **Lance as retenções IRRF-PF avulsas antes de gerar o lote.** Em **Fiscal → EFD-Reinf**, abaixo dos lotes, o card **"Retenções IRRF-PF avulsas"** recebe as retenções sobre pagamento a **pessoa física fora da folha** — um serviço pontual, um aluguel, um honorário. Elas **alimentam o lote do período selecionado acima**; um lote gerado sem elas sai incompleto. - **Escolha o estabelecimento primeiro.** A retenção precisa nomear o emitente que a pagou; sem ele os botões ficam travados. - **Uma a uma:** informe CPF do beneficiário, natureza do rendimento, valor bruto, imposto retido e data do pagamento. - **Ou por arquivo:** envie um **CSV** com as colunas cpfBenef, natRend, vlrRendBruto, vlrIr, dtPgto (e observ opcional), com linha de cabeçalho. O sistema informa **quantas linhas gravou** — é assim que você distingue um arquivo lido inteiro de um em que a leitura parou no meio. - Não há listagem do que foi lançado: estas retenções são **insumo** do lote, não um cadastro. O que confirma o lançamento é o próprio aviso da tela e, depois, o lote gerado. 3. **A armadilha:** um evento que você transmitiu e não marcou aqui continua entrando nas conferências como pendente. Na virada do mês isso aparece como obrigação em aberto que, na Receita, já está cumprida — e a divergência é descoberta tarde, quando alguém compara os dois lados. **Depois de transmitir, volte e diga o que aconteceu.** Gerar e baixar o pacote é metade do trabalho: quem transmite ao fisco é você, no portal da Receita, e o ERP só sabe o desfecho se alguém contar. Na lista de lotes, clique em **Ver eventos** para abrir os eventos daquele lote. :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} **Evento aceito:** informe o **nº do recibo** que a Receita devolveu e clique em **Marcar transmitido**. Sem isso o evento fica **Pendente** para sempre, e o mês nunca fecha de verdade — o pacote foi entregue, mas o sistema continua achando que não. ::: :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} **Evento rejeitado ou com valor errado:** clique em **Abrir retificação** no evento já transmitido. O sistema cria o evento retificador amarrado ao recibo original, que é o que a EFD-Reinf exige — retificar não é gerar o lote de novo. ::: :::Paragraph{listStyleType="disc" indent="2"} **O recibo é por evento, não por lote.** A Receita responde evento a evento, e um lote pode ter parte aceita e parte rejeitada. Por isso a marcação é feita linha a linha. ::: ## Verificação *** Você sabe que funcionou quando: - A nota aparece na lista de **Notas de entrada** com a situação **Aprovada** e o **pedido** de origem vinculado (ex.: PC-000001). - O quadro **Divergências** da ficha mostra **"Sem divergências"** (ou as divergências aceitas estão registradas). - Existe uma **conta a pagar** para o fornecedor em **Financeiro → Documentos**, com o **valor da nota** e o **vencimento** informado. - O **estoque** do produto subiu na quantidade do recebimento vinculado ([Estoque](docId\:CVozhYtoHDtuWZyT-bnAT)). - Quando havia retenção, o valor **retido** aparece calculado e o pagável saiu líquido. ## Erros comuns *** - **Nota sem pedido para casar** — o fornecedor mandou a nota sem pedido prévio (compra avulsa). Lance a nota informando os dados manualmente; sem o pedido não há conferência de três vias, mas o pagável ainda é gerado ao aprovar. - **Divergência de quantidade ou valor** — o recebimento registrou menos do que a nota fatura, ou o preço veio acima do pedido. O quadro Divergências aponta a diferença; ajuste o recebimento ([Compras](docId:3mdo_BH5DDXIp3VIh4ATK)) ou trate a diferença com o fornecedor antes de aprovar. - **"Sem categoria financeira"** — a nota não consegue gerar o pagável porque falta a categoria que classifica a despesa. Cadastre a categoria ([Financeiro — cadastros de apoio](docId\:yTzjjyyML1B_60VgwDT09)) e tente aprovar de novo. - **"Sem autorização"** — lançar e aprovar a nota de entrada exige um usuário com **cargo** que dê a autoridade (perfil de compras/fiscal, via lotação). Um usuário sem cargo — mesmo administrador de plataforma — recebe **"Sem autorização"** por padrão (o sistema falha fechado). Troque para a persona com o cargo adequado. - **Nota duplicada** — a mesma chave de acesso já foi lançada. Procure na busca da lista antes de criar uma nova.