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Gerenciamento ágil Simple

O CITSmart Simple é uma funcionalidade da plataforma da CITSmart que permite o gerenciamento fácil e ágil de atividades. Foi criado para gerenciar os projetos da maneira mais simples, com recursos para organizar, monitorar e delegar as atividades entre os membros de sua equipe ou individualmente.

O Simple é baseado na metodologia Kanban, onde os mesmos são organizados visualmente em um quadro disposto de cartões que sinalizam o andamento do fluxo.

Na área de trabalho do Simple as atividades são inseridas e agrupadas por projetos (chamados de Workspaces), painel de tarefas (no Simple chamados de Sprint) e por fim as tarefas, que podem estar em grupos de cartões.

ATENÇÃO

O idioma nas colunas que se apresentam na tela de Minhas notificações (figura de sino), seguirá o que foi setado no parâmetro 66 (Idioma padrão do sistema).

Procedimento

Criar um Workspace

  1. Acessar a funcionalidade através do menu principal Gestão Integrada > Simple – Gestão Ágil;

  2. Clicar no botão “Workspace” e colocar nome para criar um novo;

    tela workspace

    Figura 1 - Tela Workspace

    • 1: busca qualquer informação que esteja em qualquer outro Workspace, Sprint, Lista ou Tarefa. É possível a busca que seleciona as atividades pela data estimada de seu desenvolvimento (o período de início e conclusão). Para utilizar este recurso de busca, são exigidas as seguintes instruções:

      • Para o correto funcionamento deste campo é necessário que o Workspace, Sprint e Lista possuam uma data estimada de começo e término;

      • Realizar a pesquisa. O sistema, então, retornará um lista de Workspaces, Sprints e Listas que estejam entre a data referenciada na busca.

    • 2: criar nova Sprint

    • 3: abreviação dos nomes dos membros adicionados. Ao clicar é possível excluir e definir se o membro será administrador ou não

    • 4: adicionar membros que participarão da Sprint

    • 5: ação de configuração do Workspace e acesso a Perfis e permissões:

      • As permissões no Workspace e Sprint, quando o Administrador estiver logado, virão selecionadas por default e não poderão ser alteradas. Apenas quando o usuário for do tipo Normal é que as permissões serão editáveis. O Administrador do Workspace pode alterar o gerente de projetos (permissão de Administrador) em cada Sprint. Caso o usuário não seja o Administrador do Workspace, não é possível dar a permissão de administrador para um outro usuário.

      • Com o perfil do tipo Normal dentro do Workspace ou Sprint, se o usuário marcar o checkbox Alterar as permissões dos membros do Workspace/Sprint, será liberada a permissão dos demais membros do projeto a que pertence, ou seja, caso um usuário que não tenha o perfil de Administrador, poderá alterar o status de permissão de cada membro, mesmo ele não sendo o Administrador.

  3. Cada Workspace conterá em sua tela inicial um resumo de Sprints e seus prazos estabelecidos:

    • Vencidas: mostra o total das Sprints que tenha a “Data da entrega” menor que a data/hora atual;

    • A vencer: mostra o total das Sprints que tenha a “Data da entrega” que ficarão vencidas em 24h a partir da data/hora atual;

    • No prazo: mostra o total das Sprints que tenha a “Data da entrega” maior que 24h a partir da data/hora atual;

    • Total: soma das Sprints que estão dentro do Workspace.

ATENÇÃO

Para movimentar um Workspace alterando sua ordenação, clicar e arrastar o mesmo para a posição de prioridade desejada.

Criar uma Sprint

  1. Clicar no Workspace criado anteriormente;

  2. Clicar no botão “Sprint”, nomear e “Salvar”;

  3. Cada Sprint conterá em sua tela inicial um contador de tarefas, horas despendidas e planejadas, totalização de tarefas por prazos estabelecidos e percentual de realização das mesmas:

    • Vencidas: mostra o total de tarefas que tenha a “Data da entrega” menor que a data/hora atual;

    • A vencer: mostra o total de tarefas que tenha a “Data da entrega” que ficarão vencidas em 24h a partir da data/hora atual;

    • No prazo: mostra o total de tarefas com a “Data da entrega” maior que 24h a partir da data/hora atual;

    • Total: mostra o total de tarefas daquela Sprint;

    • A barra de progressão possui o seguinte cálculo:

      • 1º: É feito a soma do total de estimativas de todas as tarefas concluídas;

      • 2º: É feito a soma do total de estimativas de todas as tarefas;

      • 3º: Progresso é a porcentagem calculadas com o total de estimativas das tarefas concluídas sobre o total de estimativas de todas as tarefas.

INFORMAÇÃO

O cálculo do progresso depende totalmente das estimativas informadas nas tarefas.

ATENÇÃO

Para movimentar uma Sprint alterando sua ordenação, clicar e arrastar a mesma para a posição de prioridade desejada.

Criar listas

  1. Dentro de cada Sprint são disponibilizadas listas default do sistema: “To do, In progress e Finished”;

  2. Para criar nova lista, clicar no botão “+Lista”, nomear e “Salvar”.

    tela lista

    Figura 2 - Tela lista

    • 1: pesquisar tarefas com filtros de membros, tags e status da lista (concluída e não concluída)

    • 2: criar nova lista

    • 3: atualizar a tela

    • 4: abreviação do nome do membro adicionado. Ao clicar é possível excluir e definir se o membro será administrador ou não

    • 6: definir data, hora e estimativa de horas para entrega

    • 7: visualizar o histórico de ações

    • 8: arquivar lista de tarefas

Criar tarefas

tela tarefa

Figura 3 - Tela tarefa

  • 1: criar nova tarefa

  • 2: definir em qual estágio a tarefa se encontra.

  • 3: mover a lista fisicamente dentro do quadro

ATENÇÃO

Para movimentar uma tarefa de uma lista para outra, clicar e arrastar a mesma para a lista desejada.

Preencher cartão

O cartão contém campos e botões para descrever uma tarefa/ação com planejamento e controle de datas, horários, checklist e diversos outros dispositivos de controle e gestão.

  1. Cada cartão possui dispositivos de controle e informações:

    tela cartão

    Figura 4 - Tela cartão

    • 1: adicionar ou retirar membros na tarefa

    • 2: adicionar listas de ações que serão visualizadas na aba Checklist

    • 3: adicionar comentários

    • 4: cada membro pode lançar horas referente ao seu tempo utilizado na tarefa, além de detalhar a ação tomada

    • 5: adicionar tags para identificar visualmente o cartão de tarefa

    • 6: clicar para ser comunicado sobre qualquer modificação nesta tarefa. Esta comunicação será através do botão de notificações do CITSmart

    • 7: indicar a finalização da tarefa

    • 8: Mover a tarefa para outra Sprint:

      • Sprint do mesmo Workspace: as tags são mantidas, porém os membros são removidos da tarefa

      • Sprint de outro Workspace: as tags e membros serão removidos da tarefa

    • 9: arquivar o cartão – Uma vez arquivado, o cartão não poderá ser reutilizado.

  2. Descrever a tarefa no campo “Descrição”;

  3. Definir a data e hora de entrega no campo “Data de entrega”;

  4. Estimar a quantidade de horas que serão utilizadas na tarefa;

  5. No campo “Horas lançadas” o sistema contabilizará automaticamente o total;

  6. As abas disponibilizadas mostram:

    • Checklist: ao adicionar um checklist será criado um item nesta aba. Para nomear, posicionar o mouse no campo “Adicionar item...”, clicar no botão de adicionar “+” para adicionar novo item. Para indicar finalização de um item dentro de um checklist, selecionar o checkbox;

    • Comentários: lista os comentários realizados:

      • Editar Comentário;

      • Remover Comentário. Se optar pela exclusão, o comentário não ficará salvo na aba "Histórico".

    • Anexos: disponibiliza campo para adicionar anexos;

    • Horas lançadas: relaciona horas lançadas de cada membro participante da tarefa;

    • Histórico: mostra todas as ações realizadas dentro do cartão, com data e hora.

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