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Configurar uma caixa de e-mail

Como uma plataforma ominichannel, o CITSmart conecta com múltiplos canais de comunicação. A variedade se apresenta tanto nos tipos e formatos dos canais, como em sua quantidade. Desta maneira, o CITSmart habilita o uso simultâneo e conectado de diversos canais de comunicação facilitando o contato entre provedor e consumidor de serviços.

Dentre as opções de comunicação, o e-mail é uma das formas mais ativas e populares. O CITSmart é capaz de realizar o envio e o recebimento de e-mail a partir de diversas contas diferentes, mesmo que estejam em servidores de correio eletrônico separados. Assim, o fluxo de informação pode ser construído para atender as necessidades de negócio.

Por exemplo: Configurar uma conta de e-mail diferente para cada contrato gerenciado pelo CITSmart, onde cada caixa-postal está hospedada no servidor de correio eletrônico do cliente correspondente.

Nesta configuração, temos as seguintes vantagens: - Facilita-se a comunicação com os clientes através do uso de um endereço de e-mail familiar à sua organização. - Reduz-se o impacto de indisponibilidade na comunicação já que a perda de acesso a um servidor afeta apenas o contrato relacionado. - As mensagens ficam adequadamente armazenadas e agrupadas por contrato.

Procedimento para registro de caixa de e-mail

  1. Acessar a funcionalidade através Menu de Navegação > Parametrização > Caixa de e-mail;
  2. Clicar no botão "Novo";
  3. Preencher o campo de “Descrição” para identificar a conexão de e-mail;
  4. Escolher o tipo de caixa de e-mail. Cada um tem um propósito diferente, a saber:

    4.1. O tipo "Entrada" significa que os e-mails que chegarem na caixa de e-mail especificada serão lidos e processados. Utilize essa opção para indicar por onde as mensagens dos usuários chegarão.

    Neste caso, serão abertos novos campos cadastrais, tais como:

    - Servidor (endereço do host ou IP do servidor);
    - Porta do servidor (Porta de conexão);
    - Usuário (Endereço do e-mail);
    - Senha de conexão;
    - Provider (Protocolo de conexão, podendo ser imaps, pops, imap ou pop);
    - Pasta da caixa de entrada onde os e-mails estarão armazenados (Geralmente é inbox).
    

    4.2. O tipo "Saída" indica a conexão que será utilizada pelo CITSmart para o envio de e-mails originados por ações do sistema. Por exemplo: confirmação da abertura de uma requisição, pedido de aprovação ou a conclusão de um atendimento.

    Neste caso, serão abertos novos campos cadastrais, tais como:

    - Servidor (endereço do host ou IP do servidor);
    - Porta do servidor (Porta de conexão - geralmente o valor é 25);
    - Remetente (Identificação que será apresentada ao destinatário);
    - Indicar se é requerida a autenticação segura do tipo TSL/SSL;
    - Indicar se é requerida a autenticação do usuário de conexão. Caso seja, será exigido o preenchimento dos campos correspondentes de usuário e senha.
    

5. Clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para vincular uma caixa de e-mail a um contrato

Caso deseje vincular uma das caixas de e-mail registradas anteriormente a um contrato, siga o procedimento:

  1. Acessar o Menu de Navegação > Processos > Gerência de Portfólio e Catálogo > Contrato;
  2. Então vincular no campo Caixa de E-mail de Saída a caixa de e-mail desejada. A caixa postal precisa estar previamente cadastrada;
  3. Clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para vincular uma caixa de e-mail a um fluxo de trabalho

Caso deseje vincular uma caixa de e-mail a um fluxo de trabalho, siga o procedimento abaixo:

  1. Acessar o Menu de Navegação > Tracker > Desenho de Fluxo;
  2. Ao criar ou editar um fluxo, localize na aba "Diagrama". Inclua ou edite um conector do tipo "Envio de mensagem - email";
  3. Na aba “Mensagem”, no campo "Configuração da caixa de saída de e-mail" existem 2 opções:

    3.1. Escolha a opção “Contrato” para que o componente utilize a caixa de e-mail indicada no contrato relacionado ao fluxo.

    3.2. Escolha a opção “Específica” para fazer a indicação da caixa de e-mail desejada.

4. Concluir a parametrização do envio de e-mail indicando na aba "Destinatários", os usuários ou grupos que serão os receptores das mensagens; 5. Clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.

Texto

Por padrão, todo fluxo utiliza primariamente a caixa de e-mail de saída do sistema. Portanto, só é necessário indicar uma caixa de e-mail específica, se for preciso satisfazer um requisito particular de um fluxo de trabalho.