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Encerrar a mudança

Esta funcionalidade permite encerrar a mudança, explanando todos os fatos ocorridos no ciclo de vida da mudança, favorecendo assim o reexame e fiscalização da alteração criada a fim de reduzir custos e riscos para a organização.

Antes de começar

É imprescindível a pré-existência de uma mudança.

Procedimento

  1. Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Processos > Gerência de Mudança > Mudança;

  2. Localizar a mudança da qual deseja planejar atividade, clicar no botão “Abrir” e em seguida na área “Plano de reversão”;

  3. Na aba “Revisão”, é preciso selecionar a opção que define se a mudança foi realizada com sucesso;

    NOTA

    Quando você informar ao comitê de mudança que a mudança está pronta para desenvolvimento, a mudança será encaminhada para a área de votação.
    Na área de gerenciamento de mudança, no canto superior esquerdo do menu, altere a opção de mudar para votação. Após a votação, a mudança estará disponível para ser finalizada.

  4. Será possível criar um quadro Kanban para gerenciar as atividades registradas. Basta apertar no botão “+Workspace” e preencher os dados disponibilizados, tais como: título, selecionar o usuário ou grupo responsáveis para a execução das tarefas, dentre outros. Também é permitido vincular um quadro já criado ao clicar no outro botão relacionado ao “Workspace”.

    NOTA

    Ao vincular um Kanban já existente, se o usuário não possuir a permissão de acesso a um determinado Workspace, o sistema apresentará uma mensagem o informando. O usuário, deve então, solicitar a permissão na Workspace e Sprint ou criar um novo quadro Kanban.

  5. Ainda é possível vincular incidentes, problemas, lições aprendidas (que são basicamente conhecimentos que dizem respeito a mudança efetuada) e anexos de arquivos para detalhar a execução da mudança. Para tanto, é necessário clicar sobre na aba disponibilizada, selecionar o item desejado para vincula-lo à mudança.

  6. Clicar na aba “Mais” e em seguida “Fechamento” para registar os dados referente a execução da mudança, tais como a categoria de solução, a situação da mudança, dentre outros. Já na mesma aba, porém na opção “Anotações”, é disponibilizado um campo para apontamento de informações pertinentes a esta fase do fluxo.

  7. Clicar no botão “Opções” e em seguida apertar ou no botão “Gravar e manter a tarefa atual” para registar as atividades de planejamento ou selecionar o botão “Gravar e avançar o fluxo” para finalizar a tarefa e dirigir para próxima fase do fluxo.

Registro de Problema

No encerramento de uma mudança, a ferramenta dispõe de funcionalidade que verifica a existência de problemas relacionados e, caso existam, encerra-os automaticamente. A funcionalidade está no fluxo default do sistema para o processo de gerenciamento de mudança.

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