Ir para o conteúdo

Cadastrar uma mudança

Esta funcionalidade tem por objetivo registrar uma mudança. Segundo a ITIL, é necessário formalizar a solicitação de mudança, para que seja registrado pela equipe responsável todos os procedimentos realizados para a alteração desejada (desde a sua requisição ao impacto de sua implementação) monitorando o mesmo por todo o seu ciclo de vida.

Antes de começar

Para efetivar o cadastro de uma mudança é preciso previamente cadastrar um contrato, uma unidade e que ela esteja vinculada ao contrato, um colaborador, um questionário, o Comitê Consultivo de Mudanças, ter um grupo vinculado ao contrato associado os Solicitantes (colaboradores) já cadastrados a este grupo. Caso seja preciso criar um novo colaborador, é necessário incluí-lo ao Grupo de Solicitante no qual esteja relacionado ao contrato. Ademais, é fundamental o cadastro prévio do portfólio de mudanças.

Procedimento

  1. Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Processos > Gerência de Mudança > Mudança;
  2. Clicar no botão “Opções” e em seguida em “Cadastro”;
  3. Preencher todos os campos disponíveis:

Solicitante

Para identificar o solicitante da mudança, complete os campos:

Campos Descrição
Nome (*) Nome completo do solicitante
Contato (*) Identificar o contato do usuário
E-mail (*) E-mail do usuário
Telefone Número de telefone do usuário
Ramal O número do ramal do usuário
Unidade (*) Unidade do usuário
Localidade Física A localização física do usuário
Outras Informações Informação adicional sobre o usuário

(*) Indicar campos obrigatórios

Mudança

Para identificar a mudança, preencha os campos:

Campos Descrição
Título (*) Título para identificar a mudança
Descrição da alteração (*) Descrição da mudança
Efeito de não implementar a mudança Efeito caso a mudança não for implementada
Contrato Contrato vinculado a mudança
Importância O nível de importância da mudança. Apresenta as seguintes opções: Importante envolve uma quantidade significativa de preparação e trabalho com situações complexas ou grandes;Significante mudança significativa, mudanças significativas envolvem preparação e trabalho, avaliação, autorização e planejamento de mudanças. Exemplos: Compra e instalação de um novo servidor, Re-segmentação de rede;Pequena pode ser avaliado e autorizado fora da autoridade do CCM (por exemplo, por um coordenador).
Impacto Impacto que a mudança gera, temos as opções: Baixa, Média e Alta.
Urgência Urgência para realizar a mudança, temos as opções: Baixa, Média e Alta
Grupo Executor O grupo responsável pela execução da mudança
Notificações Definir as notificações entre "Enviar email ao criar a Mudança", "Enviar email ao finalizar a Mudança", "Enviar email para o comitê consultivo de mudança", "Enviar email para as demais ações da Mudança"

(*) Indicar campos obrigatórios

Outras informações

Ao informar o Portfólio desejado, caso ele contenha um formulário em seu conteúdo, o formulário será exibido na nova aba outras informações. Ela possui os seguintes campos:

Campo Descrição
Ambiente (*) Informar o ambiente dessa mudança
Banco de dados (*) Selecionar o banco de dados

(*) Indicar campos obrigatórios

Anáise ágil de risco

Na área de análise de riscos, serão feitas três questões:

  • Existe o risco de interromper serviços importantes? - com as opções de "Sim" ou "Não"

  • Existe um risco de perda financeira? - com as opções "Sim" ou "Não"

  • Existe um risco de imagem? - com as opções "Sim" ou "Não"

Será então apresentada uma representação do risco de 0 a 100.

Ação do fluxo

É possível aprovar ou rejeitar uma mudança dentro do cadastro de mudança, através do campo ação de fluxo. As ações de fluxo são informadas no desenho de fluxo.

Planejamento

Para planejar a mudança, use as funcionalidades:

Guia Descrição
Atividades Criar um workspace ou vincular um já existente
Datas Data para planejar a mudança: no campo "Data prevista de início", a data de início do planejamento deve ser indicada. No campo "Data prevista de término", a data final do planejamento deve ser indicada. Depois de indicar a data de início e a data de término, você pode verificar os conflitos clicando em "Ver conflitos". Aprovação: "Data de aceitação" deve ser dada uma data para ser aceito, "Votação" deve ser dada uma data para votação, "Data de conclusão" deve ser dada uma data para a conclusão
Ações Adicionar ações para a mudança
Notificações do sistema Definir uma notificação do sistema para informá-lo da mudança
Documentos Vincular conhecimento à mudança
Anexos Inserir anexos à mudança
Anotações Adicionar notas relevantes à mudança

Atividades da fase de planejamento da mudança

  1. Também é necessário indicar as informações preliminares de "planejamento", "plano de reversão" e "revisão e encerramento".

Plano de reversão

ATENÇÃO

A partir da versão 9.2.0.0 será obrigatório anexar o plano de reversão deverá estar desenhado no fluxo como uma expressão de saída. Essa expressão: "Sistema: Validar a existência do plano de reversão" flexibiliza a obrigatoriedade em qualquer atividade de mudança.

Para planejar a reversão de mudanças, use os recursos:

Guia Descrição
Atividades Criar um workspace ou vincular um já existente
Ações Adicionar ações para a mudança
Notificações do sistema Configure uma notificação do sistema para informá-lo sobre o plano de reversão de mudanças
Documentos Vincular conhecimentos ao plano de reversão
Anexos Inserir anexos para o plano de reversão
Anotações Adicionar notas relevantes ao plano de reversão

Cadastrar plano de reversão da mudança

Revisão e fechamento

Para revisar e encerrar a mudança, use os recursos:

Guia Descrição
Revisão Informe ao Usuário final sobre análise de risco e impacto da mudança
Atividades Criar um workspace ou vincular um já existente
Incidentes Vincular um incidente para a revisão
Problemas Vincular um problema para a revisão
Lições Aprendidas Vincular conhecimento para o plano de reversão
Fechamento Identificar o fechamento da mudança
Anexos Inserir anexos
Anotações Adicionar notas relevantes
  1. Click on "Options" and then on "Save”;

Relacionamentos

IC da mudança

Para vincular um item de configuração, selecione ICs relacionados > Pesquisar item de configuração e selecione o item de configuração.

Relacionar itens à mudança

Serviços da mudança

Para vincular um Serviço para a Mudança, selecione Serviços Relacionados > Adicionar Serviço e selecione o serviço.

Questionário

Não é obrigatório, mas algumas mudanças podem vir junto com um questionário. Pode ser usado para fazer uma pesquisa (avaliação), questionários podem ser respondidos e as respostas serão vinculadas à mudança. O questionário deve ser criado previamente.

Papéis e responsabilidades

Para definir as funções e responsabilidades da mudança, preencha os campos:

Campo Descrição
Colaborador Nome do usuário
Papel Papel que o usuário irá desempenhar
Responsabilidades Selecionar a responsabilidade que será vinculada ao usuário

Aprovações

Ao visualizar uma mudança cadastrada será apresentada no menu esquerdo uma nova aba chamada Aprovações. Ao selecionar essa aba será aberta uma janela pop-up com o Título: Aprovação Mudança e 3 abas:

  1. Aba Executadas, onde serão apresentadas as seguintes colunas
Coluna Descrição
Responsável Será apresentado o nome do usuário que votou
Resultado Será apresentado o voto do usuário
Comentário Será apresentado, se houver, o comentário do usuário
Data/Hora Será apresentado a Data e a Hora do voto
Quantidade de aprovações Será apresentada a quantidade de votos positivos da aprovação
Quantidade de abstenções Será apresentado a quantidade de votos em abstenção
Quantidade de rejeições Será apresentado a quantidade de votos negativos para aprovação
Aprovações pendentes Será apresentado quantas usuários antes faltam votar
  1. Aba Pendentes com o campo:
Coluna Descrição
Responsável Será apresentado o nome dos usuários que ainda não votaram
  1. Aba Histórico com os campos:
Campo Descrição
Responsável Será apresentado o nome do usuário que mudou o voto
Resultado Será apresentado o voto anterior do usuário
Comentário Será apresentado, se houver, o comentário do usuário
Data/Hora Será apresentado a Data e a Hora da mudança do voto

Além disso, na tela principal onde mostra a lista com todas as mudanças existentes, é apresentado uma aba chamada "Aprovações". Nessa aba será informada a quantidade de aprovações na fila do usuário logado, ou seja, as quais ele tem permissão para aprovar. Ao clicar em uma Aprovaçao, primeiramente você terá duas opções para visualizar as informações: "Aprovar/Rejeitar" e "Aprovações".

Aprovar/Rejeitar

Nessa opção temos:

  1. Opções aprovar, rejeitar e abster-se para serem selecionadas. A opção aprovar sempre estará seleciona por default;
  2. Campo motivo. Pode ser obrigatório ou não, conforme desenho de fluxo;
  3. Botões Gravar e Fechar.

Aprovações

Nessa opção temos as abas que já vimos anteriormente para: Executadas, Pendentes e Histórico.

Votação RDM

A equipe de mudança pode visualizar a pontuação de votação para aprovação da mudança.

Aprovar mudança

Liberação

Para vincular uma liberação a uma mudança, procure um existente em "Pesquisar por título" ou crie uma nova liberação usando a opção "Cadastrar".

Problema

Para vincular um problema a uma mudança, procure um existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".

Base de conhecimento

Para vincular uma base de conhecimento a mudança, procure uma existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".

Ticket

Para vincular um ticket a mudança, procure um existente em "Procurar por título" ou crie uma nova versão usando a opção "Cadastrar".

Histórico e Audição

Para ver todas as ações e auditorias realizadas na Mudança.

Mudança programada

Produção e exibição autorizadas de agendas de mudanças. Por exemplo, agendas de construção, teste e implementação exibem todas as alterações agendadas na programação de atividades periódicas e podem ser usadas como métodos de comunicação.

Relacionado

Criar um portfólio de mudança

Configurar tarefa de usuário