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Criar pasta

Pastas são locais utilizados na aplicação para armazenamento e organização de arquivos. As bases de conhecimentos do CITSmart são construídas utilizando estruturas de diretórios. Nos diretórios são aplicadas as permissões de leitura ou leitura e gravação, também devem ser definidas as ações possíveis no processo de gestão do conhecimento: revisar, aprovar, publicar e arquivar/desarquivar. Além disso, é possível realizar a pré-configuração das notificações que ocorrerão nas diversas ações do processo de gestão do conhecimento.

As permissões em pastas são aplicadas em duas perspectivas: perfil de acesso e grupo de usuários. Ao usar o permissionamento por perfil de acesso você poderá controlar os perfis que podem ler e escrever na pasta. Ao utilizar a abordagem por grupo, além do permissionamento padrão (ler e escrever), você poderá definir preferências de notificações para os diversos status dos conhecimentos.

Antes de começar

  • Para ter acesso às pastas é necessário utilizar uma forma de permissionamento (perfil ou grupo), assim, antes de qualquer coisa você deve configurar os perfis de acesso ou criar os grupos (ver [Criar perfil de acesso][2], ver [Criar um grupo][3]).

  • Além disso, se você pretende criar preferências de notificações será necessário definir o ID de e-mail que será utilizado no envio das mensagens. Assim, você deve criar/configurar modelos de e-mail e logo após realizar a configuração dos parâmetros (ver [Configurar modelo de e-mail][4], ver [Configurar parametrização - conhecimento][5]).

Procedimento

  1. Acessar a funcionalidade através da navegação no menu Processos > Gerência de Conhecimento > Pasta;

  2. Clicar em "Novo";

  3. Preencher os campos disponibilizados;

    Campo Descrição Exemplo
    Nome Informar o nome da pasta Service Desk
    Pasta superior Se você deseja criar uma pasta filha selecione uma pasta pai Root Folder
    Notificar o autor... Se o autor será notificado em todo o ciclo de vida do documento Sim/Não
    Perfil de Acesso Selecionar os perfis que terão acesso de leitura ou leitura e gravação na pasta Administrador (Leitura/Gravação)
    Grupo Selecionar os grupos que terão acesso de leitura ou leitura e gravação na pasta e atribuir preferências de notificação Knowledge Managers (Leitura/Gravação: Publicar, Aprovar e Deletar)

    Permissão/Notificação por Grupo

    Permissão: Conforme vimos anteriormene, existem dois tipos de permissionamentos na opção de grupos: leitura ou leitura/gravação. Essas duas permissões são utilizadas para controlar o tipo de ação dentro de uma pasta.

    • Leitura: É possível visualizar o conhecimento registrado e seu teor.

    • Leitura/Gravação: Além de conseguir ver o documento e suas informações é possível executar diversas ações para realizar a gestão do conhecimento: Publicar, Aprovar, Revisar, Arquivar/Desarquivar e/ou Deletar.

    Notificação: A opção de notificação possibilita que os integrandes do grupo recebam mensagems de e-mail informando acerca de conhecimentos que tenham a sua situação alterada. Notificar quando houver mudança de situação do conhecimento: Em desenho, Em revisão, Revisado, Em avaliação, Avaliado, Em publicação, Publicado e/ou Arquivado.

  4. Clicar em "Gravar".

IMPORTANTE

As configurações para uso de notificações só funcionarão quando você definir as partes interessas em um conhecimento. As configurações das pastas são apenas uma preparação (pre-configuração) para uso nas fases da gestão do conhecimento, ou seja, quando você começar a criar novos conhecimentos ou quando você realizar uma ação em um Conhecimento já existente é que, de fato, você poderá usar as preferências definidas nas pastas ou definir novas preferências. Estas prefências são definidas na aba "Partes interessadas" de cada conhecimento. Para mais informações acesse a documentação [Criar conhecimento][1].

Relacionado

[Criar conhecimento][1]