--- title: Cadastrar ou Editar uma Mudança slug: workflow/cadastrar-ou-editar-uma-mudanca description: Learn the step-by-step procedure for registering changes according to ITIL with this document. Find out the importance of formalizing change requests and the necessary fields to fill out when identifying a change. Discover how to plan a change, create or docTags: createdAt: 2021-10-28T15:32:02.000Z --- Esta funcionalidade tem por objetivo **registrar ou editar uma mudança**. Segundo a ITIL, é necessário **formalizar a solicitação de mudança**, para que todos os procedimentos realizados para a alteração desejada (desde a sua requisição ao impacto de sua implementação) sejam registrados pela equipe responsável, monitorando a mudança durante todo o seu ciclo de vida. *** ## Antes de Começar Para efetivar o cadastro de uma mudança é preciso previamente: - [x] Cadastrar um contrato, uma unidade e que ela esteja vinculada ao contrato, a um colaborador, a um questionário e ao Comitê Consultivo de Mudanças; - [x] Ter um grupo vinculado ao contrato associado e os Solicitantes (colaboradores) já cadastrados a este grupo. - [x] Caso seja preciso criar um novo colaborador, será necessário incluí-lo ao Grupo de Solicitante, o qual esteja relacionado ao contrato. - [x] Além disso, é fundamental o cadastro prévio do portfólio de mudanças. - [x] Para editar uma Mudança, é necessário ter uma mudança cadastrada *** ## Procedimento :::hint{type="info"} **Nota: **Os campos e informações detalhadas no documento que segue podem ser alterados posteriormente através do botão "Editar" disponível em: [A Área de Trabalho de Mudanças](docId\:mY7_HWyZVlPJd1s8k6bzt). ::: 1. Clique no botão "**Opções**" e, em seguida, em "**Cadastro**"; 2. Preencha todos os campos disponíveis: *** ### Solicitante Para identificar o solicitante da mudança, complete os campos: | **Campos** | **Descrição** | | ---------------------- | ------------------------------------ | | **Nome (\*)** | Nome completo do solicitante | | **Contato (\*)** | Identificar o contato do usuário | | **E-mail (\*)** | E-mail do usuário | | **Telefone** | Número de telefone do usuário | | **Ramal** | O número do ramal do usuário | | **Unidade (\*)** | Unidade do usuário | | **Localidade Física** | A localização física do usuário | | **Outras Informações** | Informação adicional sobre o usuário | (\*) Indica campos obrigatórios. *** ### Mudança Para identificar a mudança, preencha os campos: | **Campos** | **Descrição** | | --------------------------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Título (\*)** | Título para identificar a mudança | | **Descrição da mudança (\*)** | Descrição da mudança | | **Efeito de não implementar a mudança** | Efeito caso a mudança não seja implementada | | **Contrato** | Contrato vinculado a mudança | | **Importância** | Standard, Normal, Minor, Medium, Major, Emergency | | **Impacto** | Impacto que a mudança gera. Temos as opções: Baixa, Média e Alta | | **Urgência** | Urgência para realizar a mudança. Temos as opções: Baixa, Média e Alta | | **Grupo Executor** | O grupo responsável pela execução da mudança | | **Notificações** | Defina as notificações entre "Enviar email ao criar a Mudança", "Enviar email ao finalizar a Mudança", "Enviar email para o comitê consultivo de mudança", "Enviar email para as demais ações da Mudança" | (\*) Indica campos obrigatórios. :::hint{type="info"} 🖊 **Note****: **Verifique o conhecimento . ::: *** ### Outras informações Ao informar o Portfólio desejado, caso ele contenha um formulário em seu conteúdo, o formulário será exibido na nova aba de "Outras informações". Ela possui os seguintes campos: | **Campo** | **Descrição** | | ----------------------- | -------------------------------- | | **Ambiente (\*)** | Informe o ambiente dessa mudança | | **Banco de dados (\*)** | Selecione o banco de dados | (\*) Indica campos obrigatórios. *** ### Análise Ágil de Risco Na área de análise de riscos, serão feitas três questões: - **Existe o risco de interromper serviços importantes?** - com as opções de **"Sim"** ou **"Não"** - **Existe um risco de perda financeira?** - com as opções** "Sim" **ou **"Não"** - **Existe um risco de imagem?** - com as opções **"Sim"** ou "**Não"** Será então apresentada uma representação do risco de 0 a 100. *** ### Ação do Fluxo É possível aprovar ou rejeitar uma mudança dentro do cadastro de mudança, utilizando o campo **ação de fluxo**. As ações de fluxo serão informadas no desenho de fluxo. *** ### Planejamento **Cadastrar Planejamento** - Preencha os dados da janela de planejamento: - Na aba de data, insira o campo de tipo; **Para planejar a mudança, utilize as funcionalidades:** | **Guia** | **Descrição** | | --------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Atividades** | Criar um *workspace* ou vincular um já existente | | **Datas** | Data para planejar a mudança: no campo** "Data prevista de início"**, a data de início do planejamento deverá ser indicada. No campo **"Data prevista de término"**, a data final do planejamento deverá ser indicada. Depois de indicar a data de início e a data de término, você poderá verificar os conflitos clicando em **"Ver conflitos"**. Aprovação:** "Data de aceitação"** deverá ser colocada uma data para ser aceita; **"Votação" **deverá ser colocada uma data para votação; **"Data de conclusão"** deverá ser colocada uma data para a conclusão. | | **Ações** | Adicionar ações para a mudança | | **Notificações do Sistema** | Defina uma notificação do sistema para informá-lo da mudança | | **Documentos** | Vincule conhecimento à mudança | | **Anexos** | Inserir anexos à mudança | | **Anotações** | Adicionar notas relevantes à mudança | [Atividades da fase de planejamento da mudança](https://docs.citsmart.com/hyper/atividades-da-fase-de-planejamento-da-mudanca) :::hint{type="info"} **🖊 ****Nota****:** Também é necessário indicar as informações preliminares de** "planejamento"**, **"plano de reversão" **e **"revisão e encerramento"**. ::: **Plano de Reversão** Para planejar a reversão de mudanças, use os recursos: | **Guia** | **Descrição** | | --------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------ | | **Atividades** | Criar um workspace ou vincular um já existente | | **Ações** | Adicionar ações para a mudança | | **Notificações do Sistema** | Configure uma notificação do sistema para informá-lo sobre o plano de reversão de mudanças | | **Documentos** | Vincular conhecimentos ao plano de reversão | | **Anexos** | Inserir anexos para o plano de reversão | | **Anotações** | Adicionar notas relevantes ao plano de reversão | :::hint{type="warning"} ⚠️ **Atenção****!** A partir da versão 9.2.0.0,** será obrigatório anexar o plano de reversão**, que deverá estar desenhado no fluxo como uma expressão de saída. Essa expressão: **"Sistema: Validar a existência do plano de reversão"** flexibiliza a obrigatoriedade em qualquer atividade de mudança. ::: [Cadastrar o plano de reversão da mudança](https://docs.citsmart.com/hyper/cadastrar-o-plano-de-reversao-da-mudanca) *** ### Revisão e Fechamento Para revisar e encerrar a mudança, utilize os recursos: | **Guia** | **Descrição** | | --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Revisão** | Informe ao Usuário final sobre a análise de risco e impacto da mudança | | **Atividades** | Crie um workspace ou vincule um já existente. Ao vincular o Workspace será apresentado o conjunto de atividades em visão de kamban com sprints, tarefas e dentro das tarefas checklists para serem preenchidos. | | **Incidentes** | Vincule um incidente para a revisão | | **Problemas** | Vincule um problema para a revisão | | **Lições Aprendidas** | Vincule um conhecimento para o plano de reversão | | **Fechamento** | Identifiquer o fechamento da mudança | | **Anexos** | Insira anexos | | **Anotações** | Adicione notas relevantes | Clique em** "Opções"** e, em seguida, em** "Salvar".** *** ## Relacionamentos ### IC da mudança Para vincular um item de configuração, utilize o menu `ICs relacionados > Pesquisar item de configuração` e selecione o item de configuração. Ao ser vinculado um item na mudança é possivel visualizar o mapa de impacto do mesmo. No modal **Itens de configuração relacionados**, cada IC da lista tem quatro ações: **editar** (lápis), **mapa de relacionamento**, **árvore de impacto** e **remover** (X). ![modal-relacionados-botao-editar](https://api.archbee.com/api/optimize/pu5VMc-2TW3GQX4ly5Xp7/29hrSw015qdKNFR9oKfOX_01-modal-relacionados-botao-editar.png " Modal Itens de configuração relacionados, com as ações de cada IC da lista.") Ao clicar em editar, abre o modal **Item de Configuração** com três abas: - **Informações**: todos os campos do IC (identificação, nome, contrato, família, classe, versão, número de série, unidade, localidade, data de expiração, mídia, tipo, status, ativo fixo, criticidade, impacto, urgência, colaborador, grupo, mudança, tipo de responsável, responsável, IC pai, custo por hora de indisponibilidade e informações adicionais), preenchidos e editáveis. - **Características**: as características do tipo do IC, com seus valores, editáveis. - **Histórico**: as versões da edição feita dentro da mudança, com os botões **Exportar** (gera um PDF "Auditoria de Dados" com todas as diferenças entre versões, campo a campo e característica a característica) e **Comparar** (compara duas versões lado a lado). ![modal-ic-aba-informacoes](https://api.archbee.com/api/optimize/pu5VMc-2TW3GQX4ly5Xp7/Ioge63CqeWSn5aH72IoUC_02-modal-ic-aba-informacoes.png "Modal Item de Configuração, aba Informações preenchida.") ![aba-caracteristicas](https://api.archbee.com/api/optimize/pu5VMc-2TW3GQX4ly5Xp7/-IvEPhrQHjaMHR7-wieeD_03-aba-caracteristicas.png "Aba Características, com os valores do IC.") ![aba-historico](https://api.archbee.com/api/optimize/pu5VMc-2TW3GQX4ly5Xp7/8QL39j-W933sGXZLm1cED_04-aba-historico.png "Aba Histórico, com as versões da edição.") ![pdf-auditoria-dados](https://api.archbee.com/api/optimize/pu5VMc-2TW3GQX4ly5Xp7/DuLgh3QIlf2H-gM8DQgD1_05-pdf-auditoria-dados.png "PDF \"Auditoria de Dados\" exportado a partir da aba Histórico.") Gravar atualiza a edição feita dentro da mudança e volta para a lista de relacionados, já com a identificação e o nome atualizados. O IC original só recebe essas alterações — todos os campos, características e a data de expiração — quando a mudança é **concluída**. ![cmdb-ic-original-apos-conclusao](https://api.archbee.com/api/optimize/pu5VMc-2TW3GQX4ly5Xp7/cj3gJyqPWQpzpWFPxhujB_06-cmdb-ic-original-apos-conclusao.png "Gestão de Configuração: IC original com os dados aplicados após a conclusão da mudança.") *** ### Serviços da mudança Para vincular um Serviço na Mudança, selecione` Serviços Relacionados > Adicionar Serviço` e selecione o serviço. Ao ser vinculado um serviço na mudança é possivel visualizar o mapa de impacto desses serviços. *** ### Questionário Não é obrigatório, mas algumas mudanças podem vir junto com um questionário. Este poderá ser usado para fazer uma pesquisa (avaliação), podem ser respondidos e as respostas serão vinculadas à mudança. O questionário deve ser criado previamente. *** ### Papéis e Responsabilidades Para definir as funções e responsabilidades da mudança, preencha os campos: | **Campo** | **Descrição** | | --------------------- | ---------------------------------------------------------- | | **Colaborador** | Nome do usuário | | **Papel** | Papel que o usuário irá desempenhar | | **Responsabilidades** | Selecione a responsabilidade que será vinculada ao usuário | *** ### Aprovações Ao visualizar uma mudança cadastrada, será apresentada, no menu esquerdo, uma nova aba chamada **Aprovações**. Ao selecionar essa aba, será aberta uma janela pop-up com o **Título: Aprovação Mudança \** e 3 abas: 1. Aba **Executadas**, onde serão apresentadas as seguintes colunas: | **Coluna** | **Descrição** | | ---------------------------- | --------------------------------------------------------------- | | **Responsável** | Será apresentado o nome do usuário que votou | | **Resultado** | Será apresentado o voto do usuário | | **Comentário** | Será apresentado, se houver, o comentário do usuário | | **Data/Hora** | Serão apresentadas a Data e a Hora do voto | | **Quantidade de Aprovações** | Será apresentada a quantidade de votos positivos da aprovação | | **Quantidade de Abstenções** | Será apresentada a quantidade de votos em abstenção | | **Quantidade de Rejeições** | Será apresentada a quantidade de votos negativos para aprovação | | **Aprovações Pendentes** | Será apresentado quantos usuários faltam votar | 2\. Aba **Pendentes** com o campo: | **Coluna** | **Descrição** | | --------------- | -------------------------------------------------------------- | | **Responsável** | Serão apresentados os nomes dos usuários que ainda não votaram | 3\. Aba **Histórico** com os campos: | **Campo** | **Descrição** | | --------------- | ----------------------------------------------------- | | **Responsável** | Será apresentado o nome do usuário que mudou o voto | | **Resultado** | Será apresentado o voto anterior do usuário | | **Comentário** | Será apresentado, se houver, o comentário do usuário | | **Data/Hora** | Serão apresentadas a Data e a Hora da mudança do voto | Além disso, na tela principal, onde mostra a lista com todas as mudanças existentes, aparecerá uma aba chamada **"Aprovações"**. Nessa aba, será informada a quantidade de aprovações na fila do usuário logado, ou seja, as quais ele tem permissão para aprovar. Ao clicar em uma Aprovaçao, primeiramente você terá duas opções para visualizar as informações: **"Aprovar/Rejeitar"** e **"Aprovações"**. - ******Aprovar/Rejeitar********\:** Nessa opção temos: 1. Opções **aprovar, rejeitar e abster-se** para serem selecionadas. A opção aprovar sempre estará seleciona por padrão; 2. Campo **motivo: **Pode ser obrigatório ou não, conforme desenho de fluxo; 3. Botões** Gravar** e **Fechar**. - ******Aprovações********\:** Nessa opção, temos as abas que já vimos anteriormente: **Executadas, Pendentes** e **Histórico**. *** ### Votação RDM A equipe de mudanças poderá visualizar a pontuação de votação para aprovação da mudança. *** ### Liberação Para vincular uma liberação a uma mudança, procure uma liberação já existente em **"Pesquisar por título"** ou crie uma nova usando a opção** "Cadastrar"**. *** ### Problema Para vincular um problema a uma mudança, procure um problema já existente em **"Procurar por título"** ou crie uma nova versão usando a opção **"Cadastrar"**. *** ### Base de conhecimento Para vincular uma base de conhecimento a mudança, procure uma base já existente em **"Procurar por título"** ou crie uma nova versão usando a opção **"Cadastrar"**. *** ### Ticket Para vincular um ticket a mudança, procure um ticket já existente em **"Procurar por título"** ou crie uma nova versão usando a opção **"Cadastrar"**. *** ## Histórico e Audição Para ver todas as ações e auditorias realizadas na Mudança. *** ## Mudança Programada Produção e exibição autorizadas de agendas de mudanças. :::BlockQuote **Por exemplo****:** agendas de construção, teste e implementação exibem todas as alterações agendadas na programação de atividades periódicas e podem ser usadas como métodos de comunicação. ::: *** ## Risco da Mudança Para criar os riscos da mudança é necessário preencher o formulário abaixo com as seguintes informações: - Pessoa(s) impactadas - Impacto - Urgência - Probabilidade - Análise de risco e comentários A criticidade do risco será calculada assim que os dados forem preenchidos. ![](https://api.archbee.com/api/optimize/pu5VMc-2TW3GQX4ly5Xp7/1_jPpjVQxLBs8BXQRHr5N_image.png) ![](https://api.archbee.com/api/optimize/pu5VMc-2TW3GQX4ly5Xp7/vUrlUfiYhF-lGaZNobHHg_image.png)