Gerenciamento de Portfolio

Para acessar o painel de configuração de portfólio (Figura 2), dentro do menu de navegação da aplicação de Workflow/ESM (Figura 1). Clique em processos (Item 1), gerência de portfólio e catálogo (Item 2) e portfólio (Item 3).

Após clicar em ticket, o painel de gerenciamento de portfolios (Figura 2) abaixo se abrirá. Do lado esquerdo, no canto superior, temos o menu hamburguer (Item 4), ele exibe ou oculta a coluna da esquerda (Item 6) que, por sua vez, exibe as opções de escolher que tipo de portfólio será gerenciado ou criado, se um portfólio de negócio ou de apoio. logo abaixo do menu hamburguer, tem a barra de pesquisa (Item 5), onde é possível pesquisar o portfólio pelo nome. Na parte principal da janela, nós temos o botão de novo (Item 7), é através dele que se cria um portfólio. Abaixo deste botão são apresentadas duas colunas (Item 8), onde se pode ver o ID e a descrição dos portfólios existentes. No canto direito da tela, nós temos a coluna de ações (Item 9), dentro dela temos três botões, o botão de manutenção, o botão de editar e o botão de avançar. Cada um desses botões nos leva a telas diferentes. Por isso, vamos apresentá-los individualmente, mais a frente, na seção detalhando coluna ações.

Ao clicar no botão manutenção na coluna ações (Figura 3), a tela abaixo (Figura 4), se apresentará.

Na coluna Etapas (Figura 5), temos 3 opções. A primeira nos permite escolher uma entre duas ações. Vincular ou Desvincular. A segunda opção, nos permite escolher o que queremos vincular/desvincular, se é uma Atividade ou um Contrato. A terceira opção, nos permite escolher ao que desejamos vincular, se a uma Atividade ou a um Contrato. Na parte inferior da coluna, temos ainda um link que nos leva a tela de contrato, caso desejemos Cadastrar ou Editar um Contrato.

OBS: A alteração dessas opções, altera também a ordem como se apresenta a outra parte da tela de manutenção.

Do lado direito, a tela se divide em duas partes. Dependendo das opções selecionadas na coluna da esquerda (Figura 5),mostrada no item anterior. As partes podem variar a ordem de exibição. Neste caso, a parte superior (Figura 6), nos permite selecionar uma Atividade que desejemos vincular/desvincular a um contrato.

OBS: As atividades que aparecem nesta tela, estão relacionadas ao portfólio selecionado quando o Botão Manutenção foi selecionado. Caso não haja nenhuma atividade relacionada ao mesmo, não aparecerão atividades para serem vinculadas/desvinculadas.

Na parte inferior (Figura 7), aparecem os Contratos, lembrando que a ordem de aparição das partes pode variar. Nela é possível escolher os contratos que se quer vincular/desvincular a uma atividade. Perceba que dependendo da quantidade de atividade ou de contratos, existe a possibilidade de múltiplas vinculações/desvinculações. Ou seja, uma atividade pode ser vinculada/desvinculada de vários contratos ao mesmo tempo e vice-versa. Caso haja atividades no portfólio a serem vinculadas/desvinculadas a um contrato e se tenha optado por fazer alguma vinculação/desvinculação, o botão avançar (Item 10, Figura 7), ficará disponível. Caso contrário ele não estará clicável.

Clicando no botão avançar (Item 10, Figura 7), a tela Características padrões da ação em massa (Figura 8) abaixo, se apresentará. Dividimos a tela em duas partes, abaixo está a parte superior dela. Nela nós temos os campos (Item 11): Condições de operação, Data de início, Calendário, Tempo de atendimento, Modelo de e-mail de abertura, Modelo de e-mail de fechamento, Modelo de e-mail de reclassificação, Modelo de e-mail de delegação, Modelo de e-mail de demais ações, Fluxo de serviço, Grupos executores e Grupo aprovador. Logo abaixo destes campos, temos a seção de Tempo de atendimento (Item 12). Onde é possível escolher um SLA existente. OBS: O preenchimento destes campos é opcional.

Na parte inferior da tela (Figura 9) temos os campos Atividades e Contratos, que mostram as opções que foram escolhidas na tela anterior (Figuras 6 e 7). Apenas para conferência das etapas do processo de vinculação/desvinculação de atividades e contratos. Após preencher os campos, conforme a sua necessidades clique no botão avançar (Item 13).

Ao clicar no botão avançar (Item 13, Figura 9), a tela de revisão (Figura 10) abaixo, aparecerá. Nela você pode conferir as opções escolhidas e para confirmar as escolhas basta clicar no botão confirmar (Item 14).

Ao clicar no botão Editar na coluna ações (Figura 3), a tela abaixo (Figura 11), se apresentará. Nela, existem 4 guias que serão mostradas nas imagens abaixo. Na guia principal (Figura 11), é possível mudar o nome do portfólio e dizer se ele é ou não multi-idiomas.

Na guia apresentação (Figura 12), é possível dizer se ele está disponível ou não no portal, alterar seu nome, sua descrição e a foto de apresentação dele.

Na guia detalhes (Figura 13), estão disponíveis diversos campos onde é possível descrever detalhes sobre o portfólio. Entre eles estão: Service Owner, Product Owner, Application Owner, IT Owner, Stakeholders, Customer Groups, Consumer Stakeholders, Support Stakeholder, Vendor Stakeholders.

Na guia anexos (Figura 14), é possível enviar arquivos do seu dispositivo para anexar ao portfólio.

Ao clicar no botão Avançar na coluna ações (Figura 3), a tela abaixo (Figura 15), se apresentará. Nela, existem 3 botões, Funil de Serviço, Catálogo de Serviço e Serviços Obsoletos que serão mostradas adiante. Na tela inicial a opção Funil de Serviço (Item 15), é a padrão. Nesta tela aparecem todos os serviços que foram criados e ainda não foram colocados em produção e não são obsoletos. É possível criar serviços aqui, clicando no botão Novo serviço (Item 16) e aguardar para colocá-lo em produção. Na parte superior, temos a barra de pesquisa (Item 17). Na parte inferior da tela, no canto direito, temos duas opções de filtro (Item 18), onde é possível alternar a exibição do serviço entre o nome e a criticidade e na ordem alfabética ascendente ou descendente.

Na tela de Catálogo de Serviços (Figura 16), aparecem os serviços do catálogo que estão em produção. Na coluna ações, aparecem algumas opções que vamos demonstrar mais adiante. E na tela de Serviços Obsoletos (Item 19), aparecem os serviços aposentados, caso existam. Na última coluna da direita temos a coluna de ações (Item 20), que detalharemos mais adiante.

Clicando no botão Editar da coluna Ações (Figura 17), a tela de cadastro/edição de serviço (Figura 18) se abre, nela é possível editar o serviço selecionado, adicionando mais detalhes ao mesmo.

Clicando no botão Versionar da coluna ações (Figura 17), a tela versionar serviço (Figura 19) aparece, nela é possível versionar o serviço escolhido, optando por incluir ou não os contratos vinculados na nova versão. Já que é uma nova versão do serviço, pode ser que haja alguma alteração contratual.

Ao clicar em enviar na Figura 19, o serviço passará a aparecer na guia funil de serviços (Figura 20). Os serviços que aparecem nesta guia, estão prontos para serem colocados em produção.

Porque versionar um serviço? Pode ser necessário fazer alguma atualização no serviço fornecido ao cliente. Após clicar em versionar e decidir se os contratos serão ou não os mesmos, é preciso aposentar a versão anterior e colocar a nova versão em produção. Para aposentar um serviço, clique no botão avançar na coluna de ações (Item 21) no serviço que acabou de versionar, na guia catálogo de serviços (Figura 21). Observe agora existe um botão a menos para este serviço na coluna ações (Item 21).