3. Áreas, grupos, usuários e perfis

A estrutura que responde, as pessoas que entram e o que cada uma pode fazer — o primeiro passo de qualquer instalação.

É o primeiro passo, porque tudo o que vem depois procura alguém aqui: a pergunta despachada procura o grupo que responde, a aprovação procura quem aprova, e cada botão procura a permissão de quem clica. Sem estrutura, a auditoria abre e não chega a ninguém.

A ordem que funciona:

1.     Áreas e grupos — a forma da organização: área › grupos.

2.     Usuários — cada pessoa, com um perfil e os grupos dela.

3.     Perfis de acesso — só se os de fábrica não servirem.

Quem entra pelo login da empresa (OpenID Connect ou LDAP) chega já autenticado; o que se configura aqui continua valendo — ver Integração com o diretório.

A autorização compara permissões, não rótulos. O perfil é um atalho para um conjunto delas, e você pode criar os seus.



Vêm de fábrica também perfis de uso específico: Solicitante, Colaborador, Qualidade (gestor do acervo) e os de integração — Coletor de inspeção, Integração de casos e Integração do IMR —, que servem às contas de serviço.



O Solicitante é o único dos três que não consome licença, e não responde auditoria. O perfil padrão de quem entra pelo login da empresa se troca em Diretório e identidade.

Em Auditoria ▸ Colaboradores e analistas (permissão usuario:promover, do Gestor e do Administrador) aparecem as pessoas com perfil Colaborador ou Analista. Promover a Analista e Voltar a Colaborador alternam entre os dois, e nada além: a tela não cria usuário, não mexe em grupos e não troca nenhum outro perfil — isso continua em Administração ▸ Usuários. Os dois perfis consomem licença de Analista, então a troca não muda a conta de licenças.

Montar painel é de todos, menos do perfil de monitoramento. Cada usuário tem exatamente um perfil.

Em Administração ▸ Áreas e grupos a tela tem a forma do dado: área › grupos › pessoas. A pessoa se vincula ao grupo, nunca à área — área sem grupo não recebe onda nenhuma.

1.     Em Áreas, clique em Nova, preencha CÓDIGO e Nome da área e clique em Criar.

2.     Com a área selecionada, clique em Novo grupo, preencha CÓDIGO e Nome do grupo e Criar.

3.     No grupo, clique em Pessoas. Em cima aparece quem já está no grupo; o × ao lado do nome tira a pessoa. Para pôr alguém, digite ao menos duas letras do nome ou do login no campo Incluir pessoa: a busca vai ao servidor e mostra até 20 pessoas que ainda não estão no grupo (as inativas vêm marcadas). Clique no nome para incluir. Cada clique já grava. Se a pessoa não aparecer entre as 20, escreva mais do nome.

4.     Para quem não tem conta, ainda dentro de Pessoas, clique em convidar, preencha Nome, E-mail, Perfil e, se for o caso, outros Grupos, e clique em Enviar convite. A tela mostra o link com copiar link; na lista, reenviar gera um link novo (o anterior deixa de valer) e cancelar desfaz o convite pendente.

O lápis do grupo (Renomear ou mover de área) renomeia e troca a área — mover leva as pessoas junto. O lápis da área a renomeia. A lixeira apaga; a da área só acende quando ela não tem mais grupos (Mova ou apague os grupos desta área antes). O convite não oferece perfis de integração nem o de Monitoramento, e mostra a classe de licença de cada perfil.

Os grupos daqui são os que respondem. O que é auditado — o contrato, o serviço, a própria área — se declara em Alvos e escopo, e o campo Representa o cadastro de liga um ao outro.

Em Administração ▸ Usuários estão todos que entram na plataforma, com tipo, perfil, contato, grupos e se estão ativos.

1.     Clique em Novo usuário.

2.     Preencha Login (ex.: maria.souza), Nome, E-mail, Telefone e Senha (mínimo 10 caracteres). O e-mail importa: sem ele o aviso existe na plataforma e nunca vira e-mail.

3.     Em Tipo, escolha Interno ou Externo — o externo enxerga só o que lhe foi despachado.

4.     Em Perfil — apenas um por usuário, clique no perfil.

5.     Em Áreas e grupos — quantos forem necessários, marque os grupos (é pelo grupo que a onda chega à pessoa).

6.     Clique em Criar. O botão só acende com nome, perfil, login e senha.

Para corrigir, use o lápis (Editar cadastro, perfil e grupos) e Salvar. Login, senha e tipo não se editam: o login é o que a trilha registra em cada linha, a senha quem troca é a própria pessoa, e mudar o tipo muda o que ela alcança. Não há exclusão: o interruptor da coluna Ativo desativa e reativa (Desativar / Ativar), e a trilha continua apontando para alguém com nome.

Para quem ainda não tem conta, o caminho mais curto costuma ser o convite por e-mail, em Áreas e grupos (acima): a pessoa define a própria senha e entra já no grupo.

O vínculo existe nos dois sentidos, porque quem administra pensa dos dois jeitos: às vezes "quem responde por banco de dados?", às vezes "põe o João na Arquitetura".

Pelo usuário. Em Administração ▸ Usuários, a coluna de equipes é um botão. Ele abre a lista de equipes agrupada por área, com busca, e cada clique grava. Se a equipe procurada não existir, a busca vazia oferece criá-la dentro de uma área e já vincula a pessoa — em vez de devolver nada, que é indistinguível de não saber usar a tela.

Pela equipe. Em Áreas e grupos, abrir um grupo lista quem está nele. Ele não lista todas as pessoas da plataforma, que podem ser milhares: para incluir alguém, o campo Incluir pessoa pede ao menos duas letras do nome ou do login e mostra até 20 resultados, só de quem ainda não está no grupo.

Pelo alvo. No editor de um alvo que representa uma equipe, como descrito em Alvos e escopo.

Uma distinção importa: trocar equipes não toca o perfil de acesso. São dois assuntos e dois caminhos. Antes havia um só, que obrigava a reenviar o perfil junto — quem só queria vincular alguém acabava regravando a permissão dele de passagem, e um engano ali não aparece na hora: aparece no dia em que a pessoa alcança o que não devia.

Em Administração ▸ Perfis de acesso fica a lista de perfis; clicar num deles mostra as permissões que ele tem. Para criar um:

1.     Clique em Novo perfil.

2.     Preencha Código (por exemplo AUDITOR-EXTERNO), Nome e Descrição. Em Classe de licença, deixe Pelas permissões ou escolha Auditor, Analista ou Livre.

3.     Opcional: em Começar das permissões de, escolha um perfil existente para copiar as permissões dele e ajustar a partir daí — o perfil de origem não muda.

4.     Marque as permissões (veja abaixo) e clique em Criar perfil. O botão só acende com código, nome e pelo menos uma permissão.

As permissões aparecem pelo nome, agrupadas por módulo (Auditorias, Atendimento, Riscos, Acervo de documentos…), cada uma com a descrição e as telas que ela abre. Ao lado fica O que este perfil vê no menu, com o menu inteiro:

•     quem pensa na ação — "ela aprova documento" — marca a ação no módulo;

•     quem pensa na tela — "ela precisa ver Riscos" — clica na tela apagada do menu, e a permissão que a abre é marcada;

•     os atalhos Nenhuma / Só consultar / Todas valem por módulo;

•     a caixa Procurar por tela ou ação filtra a lista (ex.: riscos, aprovar, painel).

Em Auditorias, Revisar e apurar (auditoria:revisar) é de quem aprova ou devolve respostas e apura o ciclo; Fechar e publicar (auditoria:fechar) é de quem fecha, cancela e arquiva o ciclo e elabora ou aprova as versões publicadas. Apurar ficou com quem revisa porque é parte da revisão; fechar é o ato que encerra (veja Auditoria, ondas e respostas).

Para corrigir, selecione o perfil e use o lápis (Editar nome, descrição e permissões) e depois Salvar perfil; a lixeira remove. O código não muda depois de criado — é por ele que o perfil está atribuído aos usuários. Perfis marcados fábrica não se editam nem se removem: copie-os num perfil novo. O perfil vale no mesmo instante para quem o tem.

A tela que aparece no menu é a mesma que abre: o menu pede a mesma permissão que o servidor pede para carregar a tela. Perfis de acesso pedem admin:perfis, Áreas e grupos admin:estrutura, Modelo de linguagem llm:administrar, llm:configurar ou admin:usuarios, Sandbox llm:administrar, e o Manual é de todo usuário conectado.

Cada perfil mostra a classe de licença que consome: auditor (abre ou fecha auditoria), analista (qualquer trabalho fora do portal) ou livre (portal, painéis, leitura do acervo, Pergunte à base e análise de aderência). Sem escolha no perfil, a classe sai das permissões; escolhida, ela vale. O convite mostra a classe ao lado de cada perfil, porque convidar é também ocupar uma licença — quem só abre chamados no portal entra como Solicitante, sem gastar licença; o Colaborador, que responde auditoria, ocupa uma vaga de Analista.

Por que a sessão expira, a exceção do perfil de monitoramento, a trilha de auditoria e as contas de serviço das integrações estão em Sessão, trilha e contas de serviço, no bloco de administração.