8. Responder uma auditoria

O lado de quem recebe a pergunta — onde ela aparece, quem responde e o que acontece depois.

Este capítulo é o outro lado de Auditoria, ondas e respostas. Lá o ponto de partida é o ciclo e a visão é de quem conduz; aqui é a pessoa que recebeu a pergunta.

Quem entra por convite nasce Colaborador e já responde no /responder as perguntas despachadas para a área ou a equipe dele. O Gestor o promove a Analista (em Auditoria ▸ Colaboradores e analistas) quando ele precisa também revisar, tratar não conformidade ou escrever documento. O Solicitante — quem entra pelo login da empresa sem convite — não responde auditoria. No /responder também está a Análise de aderência, a mesma do portal: compare o documento da área com os requisitos de uma norma sem sair dali.

Para entrar no /responder, use o login e a senha da plataforma ou, quando a organização configurou o próprio provedor de identidade, o botão Entrar pelo provedor da organização. É o provedor do tenant daquele endereço, o mesmo da plataforma e do portal, e a volta dele traz você de novo ao /responder (Integração com o diretório).

Em Responder auditoria, no menu. Ele abre o site Responder a auditoria, e a lista se chama Perguntas para Área. Você não precisa saber qual auditoria foi aberta, nem procurar por ela: quem responde não escolhe o ciclo em que trabalha, trabalha no que lhe foi despachado.

A pergunta é sua por três caminhos, e você não precisa distinguir entre eles:

•     a pergunta despachada ao seu grupo numa onda;

•     a pergunta delegada a você em nome próprio, quando o contexto é seu e não da equipe;

•     a pergunta de um ciclo lançado que já é da sua área pelo alvo avaliado.

Os três dizem de quem é a pergunta. Quando ela pode ser respondida é outra regra: a lista só mostra para responder a pergunta que está numa onda disparada. Ciclo lançado sem onda disparada ainda não aparece aqui.

Quem tem auditoria:abrir — normalmente quem conduz o ciclo. A pergunta que essa pessoa precisa responder é "onde isto parou", e ela não tem resposta olhando uma área de cada vez.

Não existe perfil de auditor entre os de fábrica, e não precisa existir: crie um em Administração › Perfis de acesso com auditoria:abrir e ele enxerga a fila inteira no mesmo instante, sem deploy. A autorização verifica permissão, nunca o nome do perfil.

A onda cai num grupo, não numa pessoa — o despacho é por torre, e quem responde por backup é a equipe de infraestrutura, não um nome. Dentro da área, alguém reparte.

Quem tem auditoria:distribuir define o responsável de cada pergunta, e o limite é a própria área: não se distribui trabalho para fora de casa. A verificação é feita contra o banco e não contra a lista que a tela ofereceu — uma tela que oferece as pessoas certas continua sendo uma tela, e o pedido chega por HTTP.

Enquanto ninguém assume, a pergunta aparece com o grupo e a marca sem responsável. É deliberado: uma pilha sem dono é visível, e a área precisa saber de quem cobrar.

1.     Em Responder auditoria, os atalhos do alto recortam a lista: Esperando resposta, Fora do prazo, Comigo e Devolvidas (para quem revisa, Para revisar no lugar do último). Procurar nas perguntas acha pela pergunta, código, auditoria ou alvo.

2.     Na seção Perguntas para responder, as perguntas vêm agrupadas por auditoria. Clique numa para abri-la.

3.     Escolha a Situação declarada — ou preencha a Resposta, conforme o tipo — e escreva a Descrição — o que sustenta essa situação.

4.     Em Evidências: subir um arquivo (até 25 MB) ou um link para onde ele já vive, ou apontar da base um documento que já existe.

5.     Se quiser, Pré-validar mostra o que o auditor provavelmente vai recomendar. É opcional e não fica registrado.

6.     Responder — o botão só se habilita com a situação escolhida.

Recebeu no lugar errado? Encaminhar para outra equipe manda a pergunta, com o mesmo prazo, para uma equipe da área dela ou de uma área de que você faz parte. Quem tem auditoria:distribuir vê também Definir responsável / Trocar responsável, limitado às pessoas da área. A caixa só as que estão comigo mostra o que é seu.

Pergunta marcada como exigindo evidência não é aprovada sem anexo, então anexar depois é retrabalho garantido. Responder não fecha nada: a resposta fica respondida, esperando revisão.

Revisar. Quem tem auditoria:revisar tem a seção Para revisar: leia o valor, as evidências e a recomendação da IA, escreva o motivo e clique Aprovar ou Devolver. Devolver exige motivo — sem ele, o primeiro clique traz o o que fazer da recomendação para o campo, para você ler e editar. A sua própria resposta nunca aparece para você revisar.

Quem responde não revisa. A segregação está no banco, não só na tela: não há caminho — nem por API — que a contorne. É o que separa uma auditoria de um formulário.

Quando o revisor devolve, a pergunta volta para a sua fila com o motivo registrado. Devolver é o caminho normal, e não uma punição: a alternativa seria o revisor corrigir a resposta de outra pessoa, e aí a assinatura deixaria de valer.

Só resposta aprovada entra no score. Uma auditoria com tudo respondido e nada revisado tem score zero — e está certo.

Cada pergunta mostra o prazo que veio da atribuição, da onda ou do ciclo, nessa ordem. O que passou do prazo aparece em vermelho, e o contador no alto diz quantas são — a fila ordena pelo prazo, então o atrasado sobe sozinho.

Três causas, em ordem de frequência:

1.     Nada foi despachado ainda. O ciclo pode estar em rascunho — rascunho não aceita resposta —, ou lançado sem nenhuma onda disparada. Quem conduz o ciclo dispara em Ondas de disparo, na tela da auditoria, ou em Painel do framework ▸ Montar onda.

2.     O alvo avaliado não tem área. É a causa menos óbvia. O alvo do ciclo precisa apontar para a área ou o grupo correspondente em Alvos e dimensões, no campo Representa o cadastro de. Sem isso a pergunta não sabe de que área é, e só quem enxerga a fila inteira a encontra.

3.     Você não está em nenhum grupo. O vínculo é feito em Administração › Usuários, e um usuário pode pertencer a quantos grupos forem necessários.