13. Acervo de documentos

Políticas, procedimentos, contratos e evidências com versão, aprovação, portal, vínculos, grafo e IA.

O acervo guarda os documentos da empresa — políticas, procedimentos, processos, contratos, planos, modelos, registros, artigos e normas externas — com versão, aprovação por fluxo, leitura obrigatória e vínculos com o catálogo, os alvos e os registros de GRC. Ele funciona inteiro sem IA; as funções de IA somam-se quando há modelo configurado.

Em Configuração do acervo, cada tipo raiz (Normativo, Processo, Contrato, Plano, Modelo, Registro, Conhecimento, Norma externa) tem subtipos. O subtipo herda o que deixar em branco: prefixo do código, visibilidade padrão, periodicidade de revisão, fluxo de aprovação e a associação exigida (alvo, plano, framework, item de serviço). O fluxo tem etapas com ordem — mesma ordem, etapas em paralelo — e o aprovador pode ser uma pessoa, um grupo, um papel, o dono da área do documento, o dono do alvo associado, a gestão do acervo, o aprovador do plano de ação ou o revisor indicado no documento. Quem escreveu a versão não aprova sozinho a própria versão.

A tela tem três abas, e mexer nela pede a permissão de configurar o acervo:

1.     Tipos e subtipos — Novo tipo cria um tipo raiz; + subtipo, na linha do tipo, cria um subtipo dele. No formulário, preencha a identificação e o que for diferente do tipo pai: Fluxo de aprovação, Revisão periódica (meses), Visibilidade padrão, Associação e os Metadados do tipo. Clique em Gravar. Tipo com documentos, ou de fábrica, não se exclui: a confirmação oferece Desativar em vez disso.

2.     Fluxos de aprovação — Novo fluxo; em Etapas, dê a cada uma Ordem, Nome da etapa, Quem aprova e Prazo (dias). + etapa seguinte acrescenta uma etapa depois; + etapa em paralelo com a última usa a mesma ordem. Com grupo ou papel, basta um aprovar decide se um só resolve a etapa. Clique em Gravar: as etapas são substituídas inteiras, e as versões já em aprovação seguem o fluxo com que foram submetidas.

3.     Espaços — Novo espaço, com Dentro de para aninhar, e Gravar.



A visibilidade vale em toda consulta, inclusive na busca semântica, no Pergunte à base e no grafo: o que você não pode ler não chega à resposta da IA. No grafo e no impacto, um documento que você não pode ler aparece como restrito — você sabe que existe uma dependência, não o que ela diz.

A tela Acervo ▸ Aprovações lista as versões que esperam a sua decisão, com documento, versão, etapa, data de envio e prazo. No layout de portal, o quadro Documentos para aprovar da página inicial leva à mesma lista, e o sino avisa quando uma etapa chega para você.

1.     Em Aprovações, clique em ler e decidir na linha da versão.

2.     Leia a versão à esquerda. Comparar com a vN vigente mostra o que mudou em relação à versão que vale hoje; abrir o documento leva ao detalhe completo.

3.     À direita estão as etapas da aprovação, a recomendação da IA (que não decide nada) e as inconsistências encontradas na versão.

4.     Em Sua decisão na etapa, escreva o comentário e clique em Aprovar ou Reprovar. O comentário é opcional para aprovar e obrigatório para reprovar — é o que o autor vai corrigir.

Reprovar devolve a versão ao autor com o seu comentário. Aprovar passa para a próxima etapa; na última, a versão é publicada na data de vigência. Quem é o único autor da versão não pode aprová-la: o servidor recusa.

Em Documentos, a lista mostra só o que você pode ler; Procurar, Tipo, Espaço e Situação filtram. Clique no título para abrir.

1.     Clique em Novo documento (pede permissão de escrever no acervo). Escolha Tipo e subtipo e preencha o Título — os dois obrigatórios; o tipo não muda depois. Código em branco é numerado pelo prefixo do tipo. Complete Quem responde (área dona, dono, revisor, co-autores) e Quem lê (a visibilidade; restrito e confidencial pedem a lista de acesso). Se o tipo admitir, dá para marcar já a Leitura obrigatória e o Público-alvo — ou deixar para a aba Leitura obrigatória do documento, que tem também alvo, prazo e a contagem de pessoas (veja abaixo). Clique em Criar documento: ele abre em seguida.

2.     Clique em Primeira versão (depois, Nova versão). Escolha como ela entra — Arquivo, Redigir aqui ou, se o tipo aceitar, Referência externa —, a Numeração (alteração maior ou menor) e O que mudou. Clique em Criar rascunho.

3.     No quadro da versão em andamento: Editar conteúdo corrige o rascunho; Submeter à aprovação → Submeter inicia o fluxo do tipo. Tipo sem fluxo mostra Publicar direto.

4.     Aprovada, clique em Publicar: Início da vigência (obrigatório), Fim da vigência (opcional) e até quando a versão substituída continua pesquisável. Clique em Publicar. Vigência futura fica aguardando e troca sozinha no dia.

A partir da segunda versão, o resumo e a natureza da mudança são obrigatórios: Editorial não avisa ninguém; Substantiva avisa os donos dos documentos que dependem deste. Publicada, a versão não muda mais, e a substituída continua consultável pela auditoria. Versão reprovada volta ao autor com o comentário do aprovador: corrija e submeta de novo. Confirmar revisão registra que a vigente continua valendo sem mudança; Revogar pede justificativa e, se outros documentos dependem deste, que você marque ter visto a lista. Na aba Versões, marque duas e clique em comparar as duas marcadas.

Exigir a leitura de um documento — por equipe, área, alvo ou perfil

A leitura obrigatória se configura no próprio documento, na aba Leitura obrigatória. Ela está sempre à vista de quem responde pelo documento: o dono, os co-autores, quem o cadastrou (com permissão de escrever ou de publicar no acervo) e a gestão do acervo. Configurar é de quem escreve o documento; quem só publica acompanha as confirmações e lembra quem falta.

1.     Em Documentos, abra o documento e clique na aba Leitura obrigatória.

2.     Marque Exigir leitura.

3.     Em Acrescentar por, escolha Área, Equipe, Alvo ou Perfil; escolha o item na lista ao lado e clique em acrescentar. Repita para cada item. Cada item mostra quantas pessoas alcança hoje; o X tira o item.

4.     Se quiser, preencha Prazo para ler (em dias, de 1 a 365). Ele conta do início da vigência da versão que pede a ciência; passado o prazo, quem não leu aparece como atrasada. Em branco, sem prazo.

5.     Confira a frase "N pessoas vão receber" e clique em Gravar leitura obrigatória. Desfazer volta ao que está gravado.

Quem entra no público:

•     Área — todas as pessoas das equipes da área.

•     Equipe — as pessoas da equipe.

•     Alvo — vale pela área ou pela equipe que o alvo representa (em Alvos, edite o alvo e veja Representa o cadastro de). O alvo que não representa nada aparece desligado na lista, com o aviso "não representa nenhuma área nem equipe", e não pode ser gravado: ligue o alvo a um cadastro ou escolha a área ou a equipe diretamente.

•     Perfil — todas as pessoas com o perfil de acesso.

•     Quem está em mais de um item (a área e a equipe dela, e o perfil) conta uma vez.

O público só alcança quem pode ler o documento. A leitura obrigatória escolhe, entre as pessoas que a visibilidade do documento já deixa ler, quem precisa ler; ela não abre o documento para ninguém. Quem está na área, na equipe ou no perfil mas fica de fora da visibilidade não recebe o aviso, não conta no andamento e não é lembrado. Isso vale, por exemplo, para quem está fora da lista de um documento Restrito ou Confidencial, ou para um externo diante de um documento Interno. A frase da prévia avisa quantos ficaram de fora, por exemplo "3 pessoas do público não podem ler este documento (visibilidade CONFIDENCIAL) e não vão receber". O item em que ninguém pode ler mostra o mesmo aviso. Para incluir essas pessoas, ajuste a visibilidade ou a lista de acesso na aba Cadastro. O público acompanha a mudança na hora.

O público é recalculado a cada consulta, e não congelado no dia em que se gravou: quem entra na equipe depois passa a precisar ler, e quem sai deixa de aparecer como pendente. Se o alvo passar a representar outro cadastro, o público acompanha. A ciência que alguém já registrou nunca se perde: quem saiu do público continua na lista, como fora do público, mas não conta no progresso.

Se o documento já tem versão vigente, quem entra no público ao gravar recebe o aviso na hora, no sino e por e-mail; senão, o aviso sai quando a primeira versão entrar em vigor.

Se a aba disser que o tipo não admite leitura obrigatória, quem configura o acervo liga Admite leitura obrigatória no tipo, em Configuração do acervo › Tipos e subtipos — só depois disso a aba oferece a configuração. No formulário Cadastro de um documento que já existe, a leitura só é lembrada: a configuração é a da aba.

Confirmações — quem leu e quem falta

Na mesma aba, depois que há versão vigente, a parte Confirmações mostra:

•     o andamento: "v1.1: 12 de 32 registraram ciência (37%)", com a barra de progresso e o prazo;

•     os filtros Todas, Pendentes (com as atrasadas), Atrasadas e Lidas, cada um com a contagem, e o campo procurar pessoa ou equipe;

•     a lista: Pessoa (e por que ela está no público), Equipe · Área, Situação, Lida em e Versão lida.

Lembrar quem falta manda o aviso, no sino e por e-mail, só para quem ainda não leu. O lembrete sai uma vez a cada 24 horas por documento: enquanto não passam, o botão fica desligado e diz a partir de quando o próximo pode sair. Exportar CSV baixa a lista como está filtrada, pronta para o Excel.

A lista de quem leu e de quem não leu, com nome e hora, é dado pessoal: só quem responde pelo documento a vê. Quem só lê o documento vê, na aba, apenas onde registrar a própria ciência.

No construtor de painéis, o campo Leituras obrigatórias pendentes da fonte Documentos do acervo conta igual a esta aba: só quem está no público e pode ler o documento pela visibilidade dele — num documento confidencial com a área inteira no público, conta só quem está na lista nominal. O painel mostra o número, nunca os nomes.

A ciência é da versão. Uma versão nova substantiva pede a leitura de novo; a editorial não — quem leu a v1.0 não é cobrado pela v1.1 editorial, e a aba diz "a ciência pedida é a da v1.0".

Um documento pode exigir a sua ciência — por estar numa área, numa equipe, num alvo ou num perfil que o documento pede. Quando a versão entra em vigor (ou quando a leitura é exigida de um documento já publicado), você recebe o aviso Leitura obrigatória — código do documento no sino e por e-mail; o clique no aviso abre esta tela.

Para registrar a sua ciência:

1.     Abra Leitura obrigatória: a lista traz as versões que esperam a sua leitura, com a data de publicação e o Prazo ("Ler até 12/10/2026", ou "Atrasada" quando já passou).

2.     Clique em abrir e ler na linha do documento e leia a versão.

3.     Clique em Li e estou ciente desta versão — ou em Ler depois, que só fecha.

A ciência fica ligada àquela versão: uma versão nova substantiva pede a leitura de novo; a editorial, não. Aberto pela tela Documentos, o documento de leitura obrigatória mostra na aba Versão vigente o botão Li e estou ciente desta versão, que faz o mesmo. Não pediram a sua leitura e você leu assim mesmo? A ciência fica registrada, mas não conta no andamento do documento.

Para exigir a leitura de um documento e acompanhar as confirmações, veja Exigir a leitura de um documento, na seção Documentos.

Suba um ZIP com os arquivos e um metadados.csv (separador ;, colunas arquivo, codigo, titulo, tipo, espaco, area, dono_login, visibilidade, data_publicacao, palavras). A primeira versão de cada documento entra publicada, com a data original. Uma linha com erro não desfaz as outras; o relatório diz linha a linha o que entrou e o que falhou.

1.     Em Importar acervo (pede a permissão de configurar o acervo), clique em Baixar modelo do metadados.csv e preencha uma linha por documento. arquivo é o caminho dentro do ZIP; tipo é o código do tipo ou subtipo; visibilidade é PUBLICO, INTERNO, RESTRITO ou CONFIDENCIAL; data_publicacao vai em AAAA-MM-DD.

2.     Monte o ZIP com os arquivos, em qualquer pasta, e o metadados.csv na raiz.

3.     Em Arquivo ZIP, escolha o arquivo e clique em Importar.

4.     Confira Linhas lidas, Importados e Falharam e o Relatório da importação. Corrija a planilha e suba de novo só as linhas que falharam.

Pergunte em linguagem natural. A resposta usa só trechos que você pode ler e cita documento, versão e seção. Quando nenhum documento responde, a tela diz "A base não cobre esta pergunta" e oferece abrir um chamado — ela não inventa uma resposta em tom de norma. Marque útil ou não útil: perguntas sem resposta e respostas não úteis formam as lacunas do acervo, que o gestor vê.

1.     Em Pergunte à base, escreva a pergunta (ao menos três letras) e clique em Perguntar — Enter também envia; Shift+Enter quebra a linha.

2.     Leia a resposta e as fontes citadas; clique numa fonte para abrir o documento. Se a resposta se apoiar numa versão que não está vigente, a tela avisa.

3.     Em Esta resposta foi útil?, clique em útil ou não útil (um voto por resposta).

4.     Se não resolveu, clique em Abrir um chamado: o portal abre com a pergunta, e ela vira lacuna para o dono da base.

Quem gere a base (permissão de configurar ou de publicar no acervo) tem também a aba Lacunas do acervo, com as perguntas sem resposta ou com voto não útil no Período escolhido.

Envie um documento (ou cole o texto), marque as normas e acompanhe a avaliação requisito a requisito: atende, atende parcialmente, não atende, não aplicável ou inconclusivo, com o trecho que fundamenta e o ajuste sugerido. O documento não é armazenado: só fica registrado que você usou a análise, para a cota diária. Para guardar o resultado, baixe o relatório em PDF ou DOCX. Quando a norma não tem texto licenciado importado, a comparação é feita com a descrição do catálogo, e a tela avisa que a precisão é menor.

1.     Em 1. O documento, escolha Arquivo (PDF, Word, Excel, PowerPoint, texto ou HTML, até 25 MB) ou Colar o texto.

2.     Em 2. O que ele precisa atender, marque as Normas do catálogo e, se quiser, Documentos prescritivos da organização — a política ou o contrato que o documento deve seguir.

3.     Clique em Analisar e acompanhe o progresso; Cancelar a análise interrompe sem guardar nada.

4.     No Resumo por norma e na tabela (Requisito, Situação, Fundamento no documento, O que ajustar), leia o resultado. Antes de sair, clique em Relatório PDF ou Relatório DOCX — fechada a tela, a análise se perde.

Há uma cota diária de análises por pessoa.

Antes de enviar uma resposta de auditoria, o botão Pré-validar mostra o que a IA recomendaria ao auditor: aprovar ou devolver, por quê e o que ajustar. É opcional, nunca bloqueia o envio e não deixa registro. Se o auditor terá acesso a mais documentos que você, a tela avisa que a prévia foi feita com menos fontes.

Ao enviar, o parecer entra na fila e o auditor o encontra pronto: a recomendação, o porquê, o que fazer e as fontes. Se a resposta mudar, o parecer anterior fica marcado como desatualizado. A recomendação nunca muda o status: quem aprova ou devolve é uma pessoa — e, ao devolver, o "o que fazer" já vem preenchido como comentário, editável. Plano de ação e versão de documento têm o botão Pedir recomendação da IA; na versão, a recomendação inclui o impacto e as possíveis inconsistências com os documentos que dependem dela.

Todo registro novo recebe uma análise da IA: os documentos que deveriam ter sido seguidos, onde o fato desvia do que está escrito (ou se a lacuna é do próprio documento), achados semelhantes e um plano proposto. O plano proposto aparece marcado como proposta da IA e só pode ser aprovado depois que alguém o aceita. A ação "revisar o documento X" só conclui quando existe versão nova de X publicada depois da abertura do achado, ou com justificativa.

Citações no texto ("conforme PRO-QUA-004", "ISO 27001 A.5.15") e sugestões da IA viram vínculos pendentes em Vínculos a revisar; só depois de confirmados eles contam na cobertura (requisito × documento prescritivo, na tela do UCF) e entram no grafo. Citações com o ano da edição ("ISO/IEC 27001:2022 A.8.13"), artigos da LGPD ("LGPD art. 46") e cláusulas da ISO 22301 ("ISO 22301 cláusula 8.4") também são reconhecidas.

Para revisar os pendentes, em Vínculos a revisar (pede a permissão de vincular documentos):

1.     Filtre por Origem — extraído do texto ou inferido pela IA — e, havendo mais de uma, por Relação.

2.     Leia a coluna Por quê: a justificativa e o trecho de onde o vínculo saiu.

3.     Marque as linhas, ou Selecionar todos, e clique em Confirmar ou Rejeitar.

Para ligar um documento à mão, abra-o em Documentos, vá à aba Vínculos e clique em Declarar vínculo: escolha o Tipo do destino e a Relação, procure o destino, escreva a Justificativa (opcional) e clique em Declarar. O vínculo declarado não passa pela fila; quando ele pode ser removido, a lixeira da linha aparece — e pergunta antes de remover, avisando quando o vínculo é a evidência de que o documento atende a um requisito.

O grafo mostra impacto a jusante e dependências a montante, o caminho entre dois nós, os nós mais críticos, órfãos e lacunas, e uma simulação "e se" que não grava nada.

1.     Escolha a visão no topo: Hierarquia da auditoria ou Rede de vínculos.

2.     Na rede, recorte por Tipos de nó, Framework, Profundidade e Sentido; incluir vínculos pendentes mostra também os que ainda não foram confirmados.

3.     Clique num nó, ou procure em Procurar nó pelo nome. No painel do nó: impacto conta o que depende dele e aquilo em que ele se apoia; caminho até… pede um segundo nó; centrar aqui refaz o recorte em volta dele; e se sumir? e e se ligar a… simulam sem gravar.

4.     No painel ao lado, as abas Nós críticos, Órfãos e lacunas e E se; nesta, desfazer tudo limpa a simulação.

5.     Para levar o recorte, use PNG, JSON ou tabela (Excel).

Duas visões do grafo

•     Hierarquia da auditoria (padrão para quem lê auditoria): escolha a auditoria e ela aparece em árvore — auditoria → alvos (com os alvos-pai) → não conformidades e riscos → planos de ação e documentos. Cada ramo fechado diz o que guarda ("12 NC · 3 riscos · 2 planos"); sob o alvo, as NCs se agrupam por severidade (Crítica, Alta, Média, Baixa). Abra um ramo para descer um nível, ou use até os alvos / até os grupos / tudo / recolher. A busca mostra só os ramos com o termo, já abertos até ele, e os filtros escondem um tipo (planos, documentos…). Ao lado, o desenho em camadas mostra, da esquerda para a direita, só o que estiver aberto — por isso continua legível com dez alvos. Um risco materializado por duas NCs aparece sob as duas. Para levar, desenho PNG, desenho SVG, tabela (Excel) ou imprimir.

Controles e requisitos. Sob cada NC vem o controle que ela aponta como falho — o da pergunta que gerou a NC, pela resposta ou pela regra (ligação falha no controle) — e, sob o risco, o controle que o mitiga (mitigado por). Sob o controle, os requisitos que ele atende (atende), só dos frameworks que a auditoria avalia: um controle do catálogo unificado atende dezenas de requisitos de outras normas, e eles enterrariam o achado. Auditoria de tema ou de questionário mostra o controle sem requisito. Assim a cadeia requisito → controle → achado se lê a partir do achado: a NC, o controle que falhou, o requisito que ficou descoberto. O mesmo controle aparece sob cada NC que falha nele, e o ramo fechado conta os controles ("8 NC · 5 controles · 2 riscos"); a tabela (Excel) ganha a coluna Controles abaixo, no fim. Controle e requisito pedem catalogo:ler, como na rede; para ver só os achados, desmarque Controle nos filtros de tipo.

•     Rede de vínculos: o grafo de forças do acervo inteiro, para explorar o que se liga a quê, impacto, caminho e simulação. Com muitos nós ele fica denso: filtre por tipo e centre num nó.

Por área e equipe — filtros e "Quem tem…"

As duas visões respondem também que área ou que equipe tem um documento, uma NC, um risco, uma oportunidade ou um plano. A área e a equipe de cada registro vêm do cadastro de Áreas e grupos, com a mesma regra nas duas visões:



A equipe sempre traz a área dela: filtrar pela área inclui o que é das equipes dela. Requisito, controle e framework são do catálogo, de todos, e não entram. Documento restrito não mostra área nem equipe.

1.     Área e Equipe, ao lado dos outros filtros: abra a caixa e marque uma ou várias (o número ao lado é quantos registros do recorte são de cada uma). Dentro da caixa vale qualquer uma das marcadas; entre Área e Equipe, as duas. tirar área e equipe limpa.

◦      Na hierarquia, ficam os registros da seleção e os ramos acima deles, em itálico e esmaecidos — só para mostrar em que alvo cada um está. A contagem de cada ramo passa a contar só a seleção. O controle e o requisito abaixo de um registro da seleção também ficam, esmaecidos: são do catálogo, sem área nem equipe, e sem eles a NC da equipe perderia a cadeia até o requisito.

◦      Na rede, ficam os nós da seleção e, com com os vizinhos diretos, esmaecidos, os vizinhos de cada um, em itálico.

2.     Quem tem…: escolha um tipo (Não conformidade, Documento, Risco…) ou qualquer registro — ou, no detalhe de um registro, quem tem este?. O que tem ganha contorno duplo no desenho (e a marca tem na árvore); o resto esmaece. Ao lado, a lista mostra cada área e cada equipe com a quantidade por tipo, e avisa quantos não são de área nenhuma.

3.     Clique numa linha da lista para filtrar o grafo por ela; clique de novo para tirar. lista (Excel) leva a lista.

4.     A tabela (Excel) das duas visões traz as colunas de áreas e equipes; na hierarquia, imprimir inclui o filtro e a lista do "Quem tem…".

Em Modelos de linguagem, cada análise pode ser desligada ou ter modelo próprio, e documentos internos podem ser designados como fonte de referência de um framework (por exemplo, um guia de interpretação da LGPD). Numa instalação sem GPU, a indexação em lote cede a vez a quem está usando a IA na tela.