23. Avisos e e-mail

Quem envia, quem escreve, quem é avisado e para onde a resposta volta.

As perguntas que este capítulo responde foram feitas juntas, e por isso são respondidas juntas: como é enviado um e-mail? quem envia? quem escreve? qual o tema? quando respondem, onde entra a resposta? quem é sinalizado? onde ficam esses dados?

Separadas em telas diferentes, cada uma teria resposta e o fluxo continuaria invisível — que era exatamente a queixa. Tudo está em Administração ▸ E-mail e avisos, em duas abas: A conta e O fluxo do aviso. Os avisos que nascem de uma condição sobre qualquer objeto ficam ao lado, em Automação ▸ Avisos por regra.

Essa distinção tem três consequências práticas:

•     a pessoa vê o aviso dentro da plataforma mesmo quando o e-mail não chega;

•     a falha de entrega fica registrada, em vez de sumir num log;

•     uma instalação sem servidor de e-mail continua avisando — só que dentro da tela.

O contrário disso é o que quase todo produto faz: envia e esquece. Quando alguém pergunta "o aviso saiu?", a resposta honesta passa a ser "não sei".

O sino do cabeçalho abre a caixa de avisos, com o número dos que você ainda não leu. Cada aviso diz o assunto, o começo do texto e quando chegou; clicar marca como lido e leva até o que o aviso fala. Marcar todas como lidas zera a contagem.

Quando o aviso é sobre um registro, o clique abre o próprio registro, e não só a tela da lista:



O resto — despacho e devolução (que levam à Minha fila), o convite de avaliação do atendimento (que leva ao portal) e o aviso de configuração — continua abrindo a tela. Avisos antigos, gravados antes desta versão, também abrem o documento ou o caso: a plataforma os reconhece pela tela a que levavam. A permissão continua a mesma de abrir o registro pela tela dele: o sino não abre o que a pessoa não poderia ver.

Os avisos vêm de toda a plataforma, cada um com o seu ícone: onda despachada, devolução, prazo vencendo, achado, publicação, caso do portal, documento (aprovação, publicação, leitura obrigatória), convite e configuração. Um tipo novo que a caixa ainda não conheça aparece com o sino — ele nunca impede a caixa de abrir.

O aviso de configuração é o guiado: quando o tenant está sem modelo de linguagem padrão (de conversa ou de embeddings), quem pode cadastrar modelo (llm:configurar) recebe, no primeiro acesso, Cadastre o modelo de linguagem do tenant — o clique abre Administração › Modelo de linguagem (Modelos de linguagem, parecer prévio e sandbox). Ele sai uma vez por pessoa.

Aba A conta. Servidor, porta, usuário, credencial e remetente, gravados pela tela e não por variável de ambiente: quem opera a plataforma não tem acesso ao arquivo do servidor, e recurso que depende de desenvolvedor para ser ligado é recurso desligado.

Para ligar a entrega por e-mail:

1.     Em O servidor, preencha Servidor SMTP (ex.: smtp.exemplo.com.br), Porta (587 por padrão), Remetente (ex.: [email protected]), Usuário e Senha. Sem usuário e senha, a plataforma envia sem autenticar.

2.     Clique em Gravar. O indicador Entrega por e-mail passa a Ligada.

3.     Em A prova, informe um endereço em Enviar um teste para e clique em Enviar teste. A resposta diz se o servidor aceitou ou por que recusou.

A conexão usa STARTTLS. Campo com cadeado (travado pelo ambiente) foi fixado por variável de ambiente e não se muda pela tela.

A senha nunca volta para a tela. O campo chega vazio e, em branco, mantém a que já existe — salvar o formulário para trocar a porta não pode apagar a credencial.

O envio de teste existe porque, sem ele, ligar o e-mail é um ato de fé: grava‑se a configuração, espera‑se o ciclo de dois minutos, e se nada chegar não há como saber se o servidor recusou, se a credencial está errada ou se simplesmente ainda não havia aviso na fila.

Os indicadores do topo da aba mostram Aguardando envio, Desistiu e Entregues em 24h, e o Último erro de entrega quando houver. Avisos que desistiram depois de cinco tentativas não saem sozinhos de novo: corrija a causa e clique em Devolver à fila.

Aba O fluxo do aviso. Cada linha é um ponto do produto de onde sai um aviso, e cada uma declara quatro coisas:

O texto não está no código. Mudar uma palavra do aviso não exige publicar versão nova — o que, na prática, significava que ninguém mudava, e o aviso continuava dizendo o que o desenvolvedor achou e não o que a organização quer dizer.

1.     Na aba O fluxo do aviso, ache o cartão do aviso — o selo diz texto de fábrica ou texto escrito aqui.

2.     Clique em Escrever o texto deste aviso.

3.     Edite Assunto e Corpo; clique numa variável de Disponíveis para acrescentá-la ao corpo.

4.     Opcional: A resposta volta para — vazio usa o remetente da conta.

5.     Clique em Ver como fica para conferir com valores de exemplo, e depois em Gravar o texto.

As variáveis ficam à vista enquanto você escreve, e não numa ajuda a um clique de distância: quem escreve precisa saber o que tem à mão antes de escrever, e não depois de o aviso sair errado para trezentas pessoas. Clicar numa variável a acrescenta ao corpo.

Uma variável que aquele evento não oferece é recusada na gravação, com a lista das que existem. Não é rigor gratuito: ela sairia entre chaves no e-mail, e quem recebe leria {prazo} onde deveria haver uma data.

Ver como fica monta o texto com valores de exemplo antes de ele sair para alguém.

Voltar ao texto de fábrica apaga o seu — e não o substitui por uma cópia dele. É por isso que sempre funciona.

Cada aviso cita uma etiqueta no formato GRC-AUDITORIA-A1B2C3D4. É ela que liga uma resposta de e-mail de volta ao objeto que a originou.

A plataforma não lê caixa postal. Isto está dito na própria tela, e não escondido aqui: a resposta volta para a caixa de quem responde pela auditoria, e a etiqueta é o que permite ligá‑la ao objeto — por leitura automática no dia em que houver uma caixa real para apontar, e por quem recebe até lá. Um leitor de IMAP que nunca foi apontado para uma caixa de verdade é código que ninguém sabe se funciona.

Os quatro números do topo da aba O fluxo do aviso respondem, nesta ordem:

•     Saíram — entregues, e como quem.

•     Na fila — saem no próximo ciclo, a cada dois minutos.

•     Desistiu — cinco tentativas sem sucesso. Não saem sozinhos de novo; depois de corrigir a causa, Devolver à fila, na aba A conta, os põe de volta.

•     Sem endereço — o aviso existe na plataforma e nunca vira e-mail, porque a pessoa não tem endereço no cadastro. É a causa mais comum de "o aviso não chegou", e a única que não aparece como erro em lugar nenhum.

O fluxo do aviso reescreve o texto dos avisos que o produto já tem. Automação ▸ Avisos por regra é o outro lado: aqui o aviso nasce inteiro na tela. A condição usa o mesmo construtor dos painéis — objeto, campo, comparação, E/OU — e vale para qualquer objeto: achado, risco, chamado, resposta, auditoria.

1.     Clique em Nova regra.

2.     Preencha Nome da regra (ex.: Achado crítico avisa o responsável), escolha Sobre o quê e Quando avaliar: ao criar e ao alterar, só ao criar ou só ao alterar.

3.     Monte a condição. Vazia significa sempre — e sempre é o que produz aviso demais.

4.     Em Para quem vai, escolha o destinatário.

5.     Escreva Assunto e Corpo; as variáveis de Disponíveis ({numero}, {titulo}, {protocolo}…) entram com um clique. A que o objeto não tiver sai entre chaves, à mostra.

6.     Deixe Em ensaio marcado na primeira vez: a regra avalia e registra, e não envia. Clique em Gravar.

7.     Acompanhe os disparos na lista. Quando o ensaio mostrar que a condição casa com o que devia, clique em Editar, desmarque Em ensaio e grave — a partir daí o aviso sai de verdade.

Cada regra mostra quantas vezes disparou e quando. Nunca disparou é o sintoma mais comum de condição escrita errada. Ativa, desmarcada, desliga a regra sem apagá-la; a lixeira a apaga, depois de perguntar — os disparos já feitos continuam registrados. O ensaio nasce ligado de propósito: ninguém desfaz um e-mail enviado a trezentas pessoas.