Despesas corporativas

introdução o módulo de despesas corporativas cobre o ciclo de gastos que os colaboradores fazem em nome do órgão — a viagem, o cartão corporativo, o pequeno reembolso — do "gastei" até "foi conferido, aprovado e virou conta a pagar" ele reúne quatro telas encadeadas cartões corporativos (cadastra os cartões dos portadores e importa a fatura do emissor), políticas de despesa (as regras de teto e comprovante que o sistema aplica sozinho, mais a configuração de reembolso automático), relatórios de despesa (a prestação de contas propriamente dita — lançar as despesas, submeter, aprovar e liquidar) e adiantamento de viagem (o dinheiro adiantado para a viagem e a prestação de contas depois) todas essas telas vivem no menu financeiro , exceto o catálogo de naturezas, que fica em contábil a ideia central é ter uma visão única e consolidada das despesas, sem redigitar o mesmo gasto em vários lugares a fatura do cartão entra por arquivo, a prestação de contas aprovada vira reembolso e conta a pagar, e cada movimento fica registrado no histórico de auditoria o sistema ainda aplica as políticas corporativas automaticamente na submissão (bloqueando ou avisando quando um gasto estoura o teto ou está sem comprovante) e conta com apoio de ia para sugerir a categoria de um gasto, revisar o relatório antes de aprovar e destacar padrões de consumo você usa este módulo sempre que precisa controlar gastos de viagem, cartão corporativo e reembolsos a colaboradores passo a passo cadastrar cartões corporativos e importar a fatura abra "cartões corporativos" menu financeiro → cartões corporativos a tela lista os cartões já cadastrados com portador, emissor, os quatro últimos dígitos, o limite mensal e a situação (ativo/inativo) novo cartão no card "novo cartão" , preencha\ clique em "salvar" para alterar um cartão existente, use o ícone de lápis na linha; para tirá lo de circulação, use o ícone de proibido ("desativar") portador — o colaborador dono do cartão (escolhido entre os parceiros/pessoas cadastrados) últimos 4 — os quatro últimos dígitos do cartão (só números) emissor — a bandeira ou o banco emissor cc padrão — o centro de custo padrão do cartão (opcional) limite mensal — o teto de gasto do cartão (opcional) importe a fatura do cartão no card "importar fatura do cartão" , escolha um cartão ativo , informe o formato ( csv ou ofx ) e anexe o arquivo da fatura ou cole o conteúdo no campo de texto no csv, cada linha traz data;valor;descrição (uma transação por linha) clique em "importar fatura" é assim que as transações do cartão entram no erp sem digitação manual, uma a uma capturar o recibo em vez de digitar no editor de linhas da prestação de contas, o bloco de captura lê o comprovante para você cole a chave de acesso de 44 dígitos do cupom/nota (ou o conteúdo do qr code) e clique em "capturar recibo" ; ou clique em "ler de uma foto" e escolha a foto do comprovante — o sistema lê o qr code da imagem em ambos os casos o sistema sugere os campos (documento fiscal e cnpj do emitente) e você confere antes de adicionar a linha — nada é lançado sozinho se a chave lida não conferir (dígito verificador inválido), o sistema avisa e não preenche nada , em vez de arriscar um emitente errado comprovante sem qr e sem chave continua sendo preenchido à mão confira as transações importadas depois de importar, a lista de faturas do cartão mostra o período, o formato, a quantidade de transações, o total e a data de importação clique em "transações" para abrir a gaveta lateral com as linhas (data, descrição e valor) daquela fatura definir políticas de despesa e o reembolso automático abra "políticas de despesa" menu financeiro → políticas de despesa a tela traz, no topo, a configuração de reembolso automático e, abaixo, o cadastro e a lista de políticas configure o reembolso automático no card "reembolso automático" , marque "reembolsar automaticamente na aprovação" se quiser que aprovar um relatório de despesa já emita e liquide o reembolso sozinho escolha a categoria de reembolso e o prazo (dias) até o vencimento clique em "salvar" com o reembolso automático desligado, a liquidação continua sendo feita manualmente na tela de relatórios (passo 16) crie uma política no card "nova política" , preencha\ clique em "salvar" a política passa a ser avaliada automaticamente quando um relatório é submetido nome — como a regra será identificada categoria — a categoria de despesa a que a regra se aplica; deixe "todas as categorias" para valer para qualquer gasto fiscalização — "bloquear submissão" (impede submeter enquanto a regra for violada) ou "apenas avisar" (permite submeter, mas registra o alerta) teto por linha , teto por relatório e comprovante exigido acima de — os limites em reais é preciso informar ao menos um desses limites para salvar gerencie as políticas a lista mostra cada política com seus limites, a fiscalização e a situação use os ícones da linha para ver o histórico de alterações, editar ou desativar a política registrar a prestação de contas (relatório de despesa) abra "relatórios de despesa" menu financeiro → relatórios de despesa no topo aparecem os painéis consolidados "despesas consolidadas" (total geral e a quebra por situação) e o "painel gerencial" , que abre a despesa por categoria , centro de custo , portador e situação , com filtros por período, portador, categoria e centro de custo é a visão única e consolidada das despesas corporativas crie o relatório no card "novo relatório de despesa" , escolha o portador , o período (no formato yyyy mm, por exemplo 2026 05) e, se quiser, observações clique em "criar" o relatório nasce na situação rascunho lance as despesas (linhas) na lista de relatórios, clique em "linhas" para expandir o relatório enquanto ele está em rascunho, informe por linha a data , a descrição , a categoria , o centro de custo e o valor , e clique em "adicionar linha" para tirar uma linha, use "remover" sugestão de categoria por ia ao digitar a descrição, clique em "sugerir categoria (ia)" o sistema propõe uma categoria a partir do texto e do valor e já preenche o seletor — você confirma ou troca a resposta indica a origem da sugestão e o grau de confiança comprovantes use a área de anexos do relatório para subir os recibos (enviar, listar, baixar, remover) revise com apoio de ia (opcional) ainda nas linhas, clique em "revisão ia" o sistema faz uma conferência consultiva do relatório e lista alertas (por exemplo, valores atípicos) — é um apoio à conferência, não bloqueia por si só ⚠️ confira quem lançou, e não só de quem é na coluna do portador, quando o relatório foi aberto por outra pessoa , aparece embaixo, em destaque, "lançado por \<nome>" quando o portador lançou o próprio relatório nada é escrito — o destaque existe só para o caso que merece atenção vale olhar antes de aprovar um relatório pode ser aberto legitimamente por um terceiro (a assistente que lança para o diretor), e pode ser aberto por quem não deveria sem essa linha, os dois casos ficam idênticos na tela o sistema registra separadamente quem abriu e quem submeteu , porque abrir e submeter podem ser pessoas diferentes e é justamente essa passagem que uma auditoria pergunta submeta o relatório com as linhas lançadas, clique em "submeter" a situação muda de rascunho para aguardando nesse momento o sistema aplica as políticas de despesa se uma política de bloqueio for violada (teto ou comprovante), a submissão é barrada com a explicação aprove ou rejeite na lista de relatórios, escolha em "aprovando como " o aprovador para um relatório aguardando, use "aprovar" (passa a aprovado) ou "rejeitar" , informando o motivo da rejeição (passa a rejeitado, e o motivo fica visível na linha) liquide o reembolso para um relatório aprovado, clique em "liquidar" , escolha a categoria de reembolso e o vencimento , e confirme a liquidação gera o reembolso e integra com o financeiro (a conta a pagar do colaborador) o relatório passa a liquidado se o reembolso automático estiver ligado (passo 6), esse passo acontece sozinho na aprovação acompanhe o histórico ao expandir as linhas, o card "histórico de alterações" lista cada evento (criação, submissão, aprovação, rejeição, liquidação) com o autor e a data clique em um evento para abrir o detalhe do que mudou — é a auditoria contínua do relatório solicitar e prestar contas de adiantamento de viagem abra "adiantamento de viagem" menu financeiro → adiantamento de viagem a tela tem três blocos nova solicitação, pendentes de aprovação e aguardando prestação de contas ⚠️ o centro de custo tem de ser um dos autorizados para o viajante o edital exige que o adiantamento fique vinculado ao centro de custo do colaborador , e o sistema confere isso se o centro informado não estiver entre os que o colaborador tem autorizados (cadastro do empregado, aba de centros de custo), a solicitação é recusada dizendo qual centro foi negado duas ressalvas que evitam chamado à toa quando o empregado ainda não tem nenhum centro autorizado cadastrado , a conferência não opina — lista vazia é silêncio, não negativa —; e quando o parceiro do viajante não está ligado a um usuário do sistema , o sistema não tem como saber de quem se trata e também não opina nos dois casos, quem garante a correção é a aprovação para a trava valer de verdade, o cadastro precisa ligar o parceiro ao usuário e o empregado aos seus centros faça a solicitação no card "enviar solicitação" , preencha o viajante , o centro de custo , a categoria financeira , opcionalmente o projeto , o destino , as datas de início e fim , a finalidade e o valor clique em "submeter" a solicitação fica pendente de aprovação a categoria financeira é a conta em que a despesa entra quando o adiantamento for aprovado — a aprovação gera um título a pagar, e todo título carrega uma categoria quem pede o dinheiro sabe para que ele é; por isso a categoria é informada aqui, e não na aprovação quem viaja também não aprova o próprio adiantamento — desde que o viajante esteja vinculado ao usuário na ficha de parceiro sem esse vínculo, a regra de quatro olhos consegue barrar apenas quem digitou o pedido bastaria pedir a um colega que preenchesse o formulário hoje o vínculo não está preenchido em nenhum parceiro , então essa segunda trava ainda não recusa nada — ela passa a valer sozinha assim que o cadastro apontar o usuário de cada pessoa aprove ou rejeite (regra de quatro olhos) no card "pendente de aprovação" , cada solicitação pode ser aprovada ou rejeitada , com uma nota de decisão opcional vale a regra de quatro olhos o próprio solicitante não pode aprovar o seu pedido preste contas no card "aguardando prestação" , informe o gasto real , marque se houve comprovantes e registre notas , então clique em "prestar contas" a prestação de contas é obrigatória — sem comprovantes, o valor tende a virar verba tributável, por isso o registro dos comprovantes importa gastou mais do que o adiantado? a justificativa passa a ser obrigatória viagem estende, voo remarca, diária sobe — o excesso é legítimo e não é recusado o que é recusado é o excesso sem nada escrito informe o motivo em notas e a prestação é aceita a mensagem mostra o quanto passou do adiantado gastar menos que o adiantado não pede justificativa nenhuma a devolução da sobra e o reembolso do excedente continuam sendo tratados fora desta tela, como um título próprio no contas a pagar/receber reveja o que já foi concluído o card "concluídos" lista os adiantamentos já prestados ou rejeitados , com o valor adiantado, o gasto real e as observações ele existe porque, antes, o adiantamento sumia da tela no instante em que você prestava contas — e a única forma de reencontrá lo era saber de antemão de quem ele era o card é somente leitura adiantamento concluído não se edita aqui verificação você sabe que funcionou quando o cartão corporativo aparece na lista como ativo, com portador, emissor e últimos 4 dígitos; e a fatura importada mostra a quantidade de transações e o total, com as linhas visíveis na gaveta "transações" a política de despesa aparece na lista com o(s) limite(s) definido(s) e, ao submeter um relatório que a viola, o sistema bloqueia (política de bloqueio) ou avisa (apenas avisar) o relatório de despesa percorre as situações rascunho → aguardando → aprovado → liquidado, e a liquidação gera o reembolso/conta a pagar do colaborador (seção financeiro) os painéis "despesas consolidadas" e "painel gerencial" mostram o total e a quebra por categoria, centro de custo, portador e situação — a visão única e consolidada a sugestão de categoria por ia preenche o seletor ao clicar em "sugerir categoria (ia)", e a "revisão ia" lista alertas quando há valores atípicos o adiantamento de viagem sai de pendente para aprovado (sem que o solicitante aprove o próprio pedido) e depois é encerrado pela prestação de contas com o gasto real informado o histórico de alterações do relatório registra cada evento (criação, submissão, aprovação, liquidação) com autor e data quando a prestação de contas não vem recuperar o valor passado o prazo parametrizável sem prestação de contas, o sistema abre um processo de recuperação do adiantamento (menu financeiro → recuperação de adiantamentos ) a recuperação tem devido processo — o colaborador é notificado e só depois a cobrança pode ser autorizada —, e sai por uma de duas vias desconto em folha ou débito na conta de proventos autorizações de débito em conta debitar a conta de proventos de alguém exige o consentimento da pessoa , e é esse cartão que o registra escolha o colaborador (a lista traz quem tem recuperação em curso), e você vê o histórico de autorizações a vigente , se houver, e as já revogadas , cada uma com quem concedeu, quando, e a evidência registrar a autorização pede a conta de proventos e a evidência — o termo assinado, o protocolo, o número do processo a evidência é obrigatória sem ela o registro diria que alguém autorizou um débito e não saberia dizer como se sabe disso revogar vale de imediato a próxima recuperação daquele colaborador volta a ser desconto em folha exige motivo, que fica gravado junto da revogação revogar é direito do colaborador, e não depende de o órgão concordar sem autorização vigente, o débito em conta simplesmente não acontece — a recuperação é roteada para o desconto em folha e a linha mostra o motivo se você esperava um débito e viu um desconto, é aqui que se olha primeiro zero dias de aviso não quer dizer "não configurado" quer dizer descontar no mesmo dia em que o colaborador é avisado, que é o ajuste mais duro que existe um campo zerado parece pendente e é, na verdade, o extremo — confira antes de rodar a primeira recuperação parâmetros do desconto em folha três campos, no fim da mesma tela, e são eles que decidem como o desconto sai até existirem aqui, só dava para configurá los por chamada de api — ou seja, na prática ninguém configurava rubrica padrão é a linha em que o desconto aparece no holerite vazia, o repasse é recusado e a recuperação não chega à folha o sistema diz o motivo pelo nome, mas até aqui você não tinha onde responder dias de aviso é o prazo de defesa do art 462 da clt quantos dias antes do desconto o colaborador é avisado teto de parcelas é em quantos holerites uma recuperação pode ser dividida deixe vazio para não haver teto — e isso é uma escolha, não um esquecimento erros comuns não consigo importar a fatura — escolha um cartão ativo , confira se o formato (csv ou ofx) bate com o arquivo e se há conteúdo no campo (arquivo anexado ou texto colado); um cartão desativado não aparece no seletor de importação a política não salva — toda política exige ao menos um limite (teto por linha, teto por relatório ou comprovante exigido acima de); só o nome não basta a submissão do relatório é barrada — há uma política de bloqueio violada (gasto acima do teto ou sem comprovante) ajuste as linhas ou anexe o comprovante; se a política for de "apenas avisar", a submissão passa com o alerta registrado não consigo aprovar o relatório — escolha antes o aprovador em "aprovando como " ; os botões de aprovar/rejeitar ficam desabilitados enquanto nenhum aprovador está selecionado a liquidação não gera o reembolso — a liquidação exige a categoria de reembolso e o vencimento ; sem os dois o botão de confirmar fica bloqueado o reembolso não sai sozinho na aprovação — o reembolso automático precisa estar ligado e com uma categoria de reembolso definida no card "reembolso automático"; sem isso, a liquidação é manual não consigo aprovar o adiantamento de viagem — pela regra de quatro olhos, o solicitante não aprova o próprio pedido ; a decisão precisa vir de outra pessoa se o viajante estiver vinculado ao seu usuário na ficha de parceiro, ele também não aprova o adiantamento de que é beneficiário — nem que outra pessoa tenha digitado não consigo submeter o adiantamento de viagem — a categoria financeira é obrigatória, junto com viajante, centro de custo, destino, datas e valor; o botão de submeter só habilita com todos preenchidos a sugestão de ia não aparece — a sugestão usa a descrição digitada (e o valor); sem descrição o botão fica desabilitado quando não há modelo conectado, o apoio de ia opera em modo baseado em regras (o rótulo no card de insights indica se o modelo está ativo ou em modo de regras)