Despesas corporativas

O módulo de Despesas corporativas cobre o ciclo de gastos que os colaboradores fazem em nome do órgão — a viagem, o cartão corporativo, o pequeno reembolso — do "gastei" até "foi conferido, aprovado e virou conta a pagar". Ele reúne quatro telas encadeadas: Cartões corporativos (cadastra os cartões dos portadores e importa a fatura do emissor), Políticas de despesa (as regras de teto e comprovante que o sistema aplica sozinho, mais a configuração de reembolso automático), Relatórios de despesa (a prestação de contas propriamente dita — lançar as despesas, submeter, aprovar e liquidar) e Adiantamento de viagem (o dinheiro adiantado para a viagem e a prestação de contas depois). Todas essas telas vivem no menu Financeiro, exceto o catálogo de naturezas, que fica em Contábil.

A ideia central é ter uma visão única e consolidada das despesas, sem redigitar o mesmo gasto em vários lugares: a fatura do cartão entra por arquivo, a prestação de contas aprovada vira reembolso e conta a pagar, e cada movimento fica registrado no histórico de auditoria. O sistema ainda aplica as políticas corporativas automaticamente na submissão (bloqueando ou avisando quando um gasto estoura o teto ou está sem comprovante) e conta com apoio de IA para sugerir a categoria de um gasto, revisar o relatório antes de aprovar e destacar padrões de consumo. Você usa este módulo sempre que precisa controlar gastos de viagem, cartão corporativo e reembolsos a colaboradores.

Capturar o recibo em vez de digitar. No editor de linhas da prestação de contas, o bloco de captura lê o comprovante para você:

Em ambos os casos o sistema sugere os campos (documento fiscal e CNPJ do emitente) e você confere antes de adicionar a linha — nada é lançado sozinho. Se a chave lida não conferir (dígito verificador inválido), o sistema avisa e não preenche nada, em vez de arriscar um emitente errado. Comprovante sem QR e sem chave continua sendo preenchido à mão.

1 - Abra "Adiantamento de viagem". Menu Financeiro → Adiantamento de viagem. A tela tem três blocos: nova solicitação, pendentes de aprovação e aguardando prestação de contas.

2 - ⚠️ O centro de custo tem de ser um dos autorizados para o viajante. O adiantamento fica vinculado ao centro de custo do colaborador, e o sistema confere isso: se o centro informado não estiver entre os que o colaborador tem autorizados (cadastro do empregado, aba de centros de custo), a solicitação é recusada dizendo qual centro foi negado. Duas ressalvas que evitam chamado à toa: quando o empregado ainda não tem nenhum centro autorizado cadastrado, a conferência não opina — lista vazia é silêncio, não negativa —; e quando o parceiro do viajante não está ligado a um usuário do sistema, o sistema não tem como saber de quem se trata e também não opina. Nos dois casos, quem garante a correção é a aprovação. Para a trava valer de verdade, o cadastro precisa ligar o parceiro ao usuário e o empregado aos seus centros. Faça a solicitação. No card "Enviar solicitação", preencha o viajante, o centro de custo, a categoria financeira, opcionalmente o projeto, o destino, as datas de início e fim, a finalidade e o valor. Clique em "Submeter". A solicitação fica pendente de aprovação. A categoria financeira é a conta em que a despesa entra quando o adiantamento for aprovado — a aprovação gera um título a pagar, e todo título carrega uma categoria. Quem pede o dinheiro sabe para que ele é; por isso a categoria é informada aqui, e não na aprovação.

3 - Quem viaja também não aprova o próprio adiantamento — desde que o viajante esteja vinculado ao usuário na ficha de parceiro. Sem esse vínculo, a regra de quatro olhos consegue barrar apenas quem digitou o pedido: bastaria pedir a um colega que preenchesse o formulário. Hoje o vínculo não está preenchido em nenhum parceiro, então essa segunda trava ainda não recusa nada — ela passa a valer sozinha assim que o cadastro apontar o usuário de cada pessoa. Aprove ou rejeite (regra de quatro olhos). No card "Pendente de aprovação", cada solicitação pode ser Aprovada ou Rejeitada, com uma nota de decisão opcional. Vale a regra de quatro olhos: o próprio solicitante não pode aprovar o seu pedido.

4 - Preste contas. No card "Aguardando prestação", informe o gasto real, marque se houve comprovantes e registre notas, então clique em "Prestar contas". A prestação de contas é obrigatória — sem comprovantes, o valor tende a virar verba tributável, por isso o registro dos comprovantes importa.

5 - Reveja o que já foi concluído. O card "Concluídos" lista os adiantamentos já prestados ou rejeitados, com o valor adiantado, o gasto real e as observações. Ele existe porque, antes, o adiantamento sumia da tela no instante em que você prestava contas — e a única forma de reencontrá-lo era saber de antemão de quem ele era. O card é somente leitura: adiantamento concluído não se edita aqui.

Você sabe que funcionou quando:

Passado o prazo parametrizável sem prestação de contas, o sistema abre um processo de recuperação do adiantamento (menu Financeiro → Recuperação de adiantamentos). A recuperação tem devido processo — o colaborador é notificado e só depois a cobrança pode ser autorizada —, e sai por uma de duas vias: desconto em folha ou débito na conta de proventos.