4. Planos de ação 5W2H
Quando um indicador desvia da meta, a resposta é um plano de ação. O plano é aberto a partir da própria ficha do indicador e organiza as ações corretivas no formato 5W2H (o quê, por quê, onde, quem, quando, como e quanto), cada uma com situação e fase do ciclo PDCA, além de uma análise de causa-raiz.
O plano de ação 5W2H não se confunde com a ação estratégica: o plano responde a um indicador fora da meta; a ação estratégica é um projeto planejado da carteira. Este capítulo mostra como abrir o plano, detalhar as ações, analisar a causa-raiz, registrar a execução, aprovar o plano e acompanhar as ações pela Mesa de trabalho e pelo Mapa estratégico.
No exemplo, o indicador Prazo médio de emissão de licenças ambientais fechou o trimestre acima da meta, e a GEPRO — Gerência de Projetos Estratégicos abre um plano de ação para corrigir o desvio.
4.1 Abrir um plano de ação a partir do indicador
ID BSC-PAC-01
Para que serve
O plano de ação nasce na ficha do indicador que desviou. Ele pode apontar para uma meta específica do próprio indicador ou ficar sem meta específica.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia).
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Indicadores e clique no indicador (por exemplo, Prazo médio de emissão de licenças ambientais).
- Na seção Planos de ação, clique em Novo plano.
- Informe o título e a descrição do plano.
- Escolha a meta do próprio indicador a que o plano responde, ou Sem meta específica.
- Marque o plano como sigiloso, se necessário.
- Salve. O plano nasce em Rascunho.
Figura 21 — Plano de ação 5W2H aberto, com ações, fase PDCA e análise de causa-raiz.
Observações
- O plano só aponta para metas do próprio indicador (“Esta meta pertence a outro indicador…”).
- Meta aposentada não pode passar a ser apontada por nenhum plano; o plano que já a apontava continua com ela enquanto a meta não for trocada.
- O aviso de desvio (Indicador fora da meta) é o gatilho típico para abrir um plano.
4.2 Detalhar as ações no formato 5W2H
ID BSC-PAC-02
Para que serve
Cada ação do plano responde às sete perguntas do 5W2H: o quê (título), por quê (motivo), onde (área), quem (responsável), quando (prazo), como (método) e quanto (custo previsto).
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia).
Passo a passo
- No plano de ação, adicione uma nova ação.
- Preencha o quê (por exemplo, “Revisar o fluxo de protocolo dos estudos ambientais da Ponte do Vale”) e por quê.
- Em onde, informe a área (por exemplo, GEPVA — Gerência da Ponte do Vale).
- Em Quem (pessoa), escolha o empregado responsável; o nome é preenchido automaticamente.
- Use o texto Quem apenas quando o responsável não é uma pessoa do cadastro (uma unidade ou uma contratada).
- Informe quando (prazo), como (método) e quanto (custo previsto).
- Salve a ação.
Observações
- Só o empregado escolhido em Quem (pessoa) recebe a ação na Mesa de trabalho. Um responsável escrito à mão não aparece na mesa de ninguém.
- O quando da ação é o prazo usado pela Mesa de trabalho e pelos sinais de atraso do mapa.
4.3 Situação da ação e fase do PDCA
ID BSC-PAC-03
Para que serve
Cada ação tem uma situação — A fazer, Fazendo, Feito, Bloqueado ou Cancelado — e uma fase do PDCA — Planejar, Executar, Checar ou Agir —, que mostra em que ponto do ciclo de melhoria contínua ela está.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Responsável por ação/área.
Passo a passo
- Abra o plano de ação e localize a ação na tabela.
- Atualize a situação conforme o andamento.
- Atualize a fase do PDCA.
- Salve a ação.
Observações
- Cancelar uma ação é decisão de quem gerencia o plano; o responsável pela ação não cancela pela Mesa de trabalho.
- Ação cujo início já passou, ainda A fazer e com 0%, conta como atrasada no Mapa estratégico, mesmo antes do prazo final.
4.4 Análise de causa-raiz
ID BSC-PAC-04
Para que serve
A seção Análise de causa-raiz desdobra o desvio em causas encadeadas, na linha das técnicas de Ishikawa e dos 5 Porquês. É a causa raiz que orienta as ações que resolvem o problema, não só o sintoma.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia).
Passo a passo
- No plano de ação, abra a seção Análise de causa-raiz.
- Registre a primeira causa do desvio (por exemplo, “Estudos entregues incompletos ao órgão licenciador”).
- Para cada causa, acrescente as causas-filhas que a explicam.
- Marque como raiz as causas do fundo da cadeia.
- Defina as ações 5W2H para atacar as causas raiz identificadas.
Observações
- Uma causa pode ter várias causas-filhas; a análise forma uma árvore.
- Ações que atacam só o sintoma tendem a fazer o desvio voltar no período seguinte.
4.5 Registrar a execução, as evidências e o histórico da ação
ID BSC-PAC-05
Para que serve
A coluna Execução de cada ação mostra o percentual executado e o valor realizado ao lado do custo previsto. Esses números alimentam o planejado × realizado do objetivo no Mapa estratégico. Cada ação guarda também as Evidências da execução e o Histórico da ação.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Responsável por ação/área; Leitor/Auditor.
Passo a passo
- No plano de ação, clique na barra de execução da ação.
- Informe Executado (%) (de 0 a 100) e o valor Realizado, e salve.
- Em Evidências, abaixo da barra, anexe os arquivos que comprovam a execução.
- Clique em Histórico da ação para ver cada alteração, com antes, depois e autor.
Observações
- Evidências podem ser anexadas e removidas enquanto o plano não está concluído nem cancelado.
- Em plano sigiloso, os arquivos de evidência só abrem para quem gerencia a estratégia.
- O histórico da ação abre para quem lê o plano (quem gerencia a estratégia, os indicadores ou os planos de ação).
- O que o responsável registra pela Mesa de trabalho aparece aqui com ele como autor.
4.6 Aprovação e ciclo de vida do plano
ID BSC-PAC-06
Para que serve
O plano de ação passa por aprovação antes de entrar em execução. As situações são Rascunho, Aguardando aprovação, Em andamento e Concluído (ou cancelado). Toda a trilha fica registrada.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Com o plano montado, clique em Enviar para aprovação. A situação passa a Aguardando aprovação.
- O aprovador abre Início › Solicitações de aprovação e aprova ou recusa o pedido.
- Depois da aprovação, volte ao plano e clique em Ativar. A situação passa a Em andamento.
- Acompanhe a execução das ações até o fim.
- Ao concluir todas as ações, encerre o plano como Concluído.
Observações
- Ativar sem aprovação é recusado.
- Quem enviou não aprova o próprio pedido.
- Plano concluído ou cancelado não aceita mais anexar nem remover evidências.
4.7 Atualizar a ação pela Mesa de trabalho
ID BSC-PAC-07
Para que serve
O responsável por uma ação 5W2H a encontra na Mesa de trabalho, junto com as demais pendências, agrupada pelo prazo. Pela mesa ele atualiza a situação, o percentual e as evidências da própria ação, mesmo sem permissão para gerenciar planos.
Quem usa: Responsável por ação/área.
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Mesa de trabalho.
- Localize a ação nos grupos Atrasadas, Hoje, Próximos 7 dias, Depois ou Sem prazo; use Tipo de pendência para filtrar.
- Clique em Atualizar na linha da ação.
- Informe a Situação (A fazer, Fazendo, Feito, Bloqueado) e o Percentual concluído.
- Anexe os arquivos em Evidências.
- Salve. A ação muda de grupo ou sai da lista, e a alteração aparece no plano com você como autor.
Figura 22 — Mesa de trabalho com as pendências agrupadas por prazo.
Figura 23 — Mesa de trabalho no celular.
Observações
- Aparecem na mesa as ações A fazer, Fazendo ou Bloqueadas, de planos não concluídos nem cancelados, cujo responsável foi escolhido como empregado.
- O prazo usado é o quando da ação; os grupos são calculados no horário de Brasília.
- Se outra pessoa alterou a ação depois que a mesa foi carregada, o painel informa o motivo e recarrega a situação atual.
4.8 Planos de ação no Mapa estratégico
ID BSC-PAC-08
Para que serve
As ações 5W2H aparecem no Mapa estratégico junto com as ações estratégicas: entram no planejado × realizado do objetivo, acendem os sinais de atraso e são listadas nas ações vinculadas a cada indicador.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Mapa estratégico e escolha o plano estratégico.
- Verifique no cartão do objetivo os sinais Ações e Planos de ação.
- Passe o mouse no cartão para ver o Planejado e o Realizado, que somam o custo previsto e o realizado das ações 5W2H.
- Clique no objetivo e depois num indicador para ver as Ações vinculadas, com situação, prazo, execução, realizado / planejado e atraso.
- Na aba Visão consolidada, consulte Ações dos planos de ação (5W2H) com os totais.
Figura 24 — Mapa estratégico com os sinais de ações e de planos de ação.
Observações
- Sinal de Planos de ação: período encerrado, ação atrasada ou nenhum andamento depois do início.
- Ação de plano sigiloso, ou de indicador reservado, aparece como Ação reservada e Plano de ação reservado, com situação, prazo, execução e valores à vista.
- Para quem só lê o painel, as ações de planos de indicadores ainda não aprovados ficam fora do mapa.
4.9 Discussão, sigilo e acesso ao plano
ID BSC-PAC-09
Para que serve
O plano de ação tem o painel de colaboração com Discussão e Compartilhado com, para registrar a análise junto do plano e chamar outras áreas. O acesso ao plano segue o perfil de quem gerencia planos de ação e as regras de sigilo do indicador.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Abra o plano de ação e role até o fim da tela.
- Na caixa Discussão, registre comentários e respostas.
- Na caixa Compartilhado com, escolha a área que deve agir (por exemplo, SUOBR — Superintendência de Obras), escreva a Observação e clique em Compartilhar.
- Clique em Seguir no topo do plano para receber avisos de mudanças e comentários.
Observações
- Plano sigiloso, ou de indicador sigiloso por si ou pelo objetivo, mostra o selo Sigiloso ou Indicador sigiloso, e só quem gerencia a estratégia vê a discussão dele.
- Gerenciar planos de ação é atribuição do Gestor de Desempenho; a Diretoria de Estratégia lê os planos e decide as aprovações.
- O responsável por uma ação registra a execução pela Mesa de trabalho, sem precisar da permissão de gerenciar planos.