5. Ações estratégicas
A carteira de ações estratégicas reúne num lugar só os projetos que a empresa executa para cumprir o plano estratégico: obras, estudos, contratos de gestão, projetos de tecnologia. Na Empresa Exemplo S.A., por exemplo, estão ali a Duplicação da Rodovia Norte — trecho 3 (RN-03), a Construção da Ponte do Vale (PV-01) e a Ampliação do Terminal Sul (TS-01). Cada ação tem categoria, área, gestor, programa, objetivos atendidos e a prioridade calculada pela matriz GUT.
Cada ação é decomposta no seu escopo (agrupadores e entregas), e cada entrega em atividades com dependências. Do escopo nascem sozinhos o cronograma em Gantt e o planejamento financeiro mensal. A ação nasce em planejamento; quando a diretoria a inicia, o plano é congelado como linha de base, e qualquer nova linha de base só nasce de uma solicitação de mudança aprovada.
Com a ação em andamento, cada entrega é acompanhada pela execução física e financeira, pelas evidências e pelos comentários, e parte dos dados pode chegar automaticamente de outros sistemas. As telas ficam em Gestão por indicadores › Ações estratégicas, Categorias de ação e Classificações do escopo.
5.1 Categorias de ação
ID BSC-ACE-01
Para que serve
As categorias classificam a carteira do jeito que a empresa decidir: obra, estudo, tecnologia, contrato de gestão. Toda ação estratégica precisa de uma categoria, e a cor da categoria ajuda a identificá-la nas listas.
O produto não traz nenhuma categoria pronta: não existe lista oficial, e cada organização monta a sua.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Categorias de ação.
- Clique em Nova categoria.
- Informe o Nome (por exemplo, Obra, Estudo ou Tecnologia) e uma Descrição.
- Se quiser, marque Usar uma cor e escolha a cor que identifica a categoria.
- Clique em Salvar.
- Para alterar, use o lápis da linha; para tirar a categoria de uso, use o botão de liga/desliga.
- Use o ícone de relógio da linha para abrir o histórico da categoria.
Figura 25 — Categorias de ação com nome, descrição, cor e situação
Observações
- Renomear uma categoria muda o rótulo de todas as ações que a usam de uma vez.
- Uma categoria desativada some das novas escolhas; as ações que já estão nela continuam com ela e mostram o selo Inativo.
- O nome não se repete, sem diferença de maiúsculas e minúsculas: "obra" e "Obra" são a mesma categoria.
- Só quem mantém o catálogo da carteira (em geral, a diretoria de estratégia) vê esta tela.
5.2 Cadastrar uma ação estratégica
ID BSC-ACE-02
Para que serve
Uma ação estratégica é um projeto da carteira da empresa: uma obra, um estudo, um contrato de gestão, um projeto de tecnologia. Reunir as ações num lugar só permite compará-las, porque elas disputam os mesmos recursos.
Não confunda com o plano de ação 5W2H dos indicadores: aquele responde a um indicador fora da meta; a ação estratégica é um projeto planejado. Por isso o produto sempre escreve "ação estratégica", nunca "ação" sozinho.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia).
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Ações estratégicas.
- Clique em Nova ação estratégica.
- Informe o Código (por exemplo, PV-01). Ele é gravado em maiúsculas e não se repete na carteira.
- Informe o Título (por exemplo, Construção da Ponte do Vale) e a Descrição.
- Escolha a Categoria (obrigatória; só aparecem as ativas).
- Se já souber, escolha a Área responsável e o Gestor da ação pela busca por nome.
- Escolha o Programa ou subprograma (por exemplo, PROROD › Ponte do Vale); o subprograma aparece recuado sob o programa.
- Se a ação tiver projeto próprio no cadastro de orçamento, escolha-o em Projeto do cadastro (orçamento).
- No campo de objetivos atendidos, marque um ou mais objetivos do plano; eles aparecem agrupados pelo plano a que pertencem.
- Marque Sigilosa, se for o caso (veja a seção sobre sigilo).
- Clique em Salvar: a ação nasce Em planejamento e a ficha dela abre.
Figura 26 — Carteira de ações estratégicas com o botão Nova ação estratégica
Observações
- Área, gestor e programa são opcionais no cadastro, mas área e gestor serão exigidos para iniciar a ação.
- O código é comparado sem diferença de maiúsculas e minúsculas; o título pode repetir.
- Uma categoria inativa não pode ser escolhida para ação nova; a ação que já estava nela continua podendo ser editada sem trocá-la.
- O projeto do cadastro permite, mais adiante, ler o realizado financeiro sem digitação (execução automatizada).
- Ação cadastrada por engano não é excluída: é cancelada, e o histórico fica.
5.3 Priorizar com a matriz GUT
ID BSC-ACE-03
Para que serve
A matriz GUT ajuda a decidir o que atacar primeiro. Cada ação recebe uma nota de 1 a 5 em Gravidade (o estrago se nada for feito), Urgência (o tempo disponível para agir) e Tendência (o quanto piora com o tempo).
A Prioridade GUT é o produto das três notas, de 1 a 125. A carteira abre ordenada por ela, da maior para a menor.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Ações estratégicas e clique na ação.
- Na aba Visão geral, cartão Priorização GUT, clique em Avaliar GUT.
- Escolha a nota de Gravidade (de 1 — Sem gravidade a 5 — Extremamente grave).
- Escolha a nota de Urgência (de 1 — Pode esperar a 5 — Ação imediata).
- Escolha a nota de Tendência (de 1 — Não irá mudar a 5 — Irá piorar rapidamente).
- Confira a Prioridade GUT calculada (por exemplo, 5 × 4 × 3 = 60) e clique em Salvar.
Observações
- A avaliação vale com as três notas ou com nenhuma: com uma faltando, a tela avisa e não salva.
- Deixar as três em branco e salvar limpa a avaliação.
- Ação sem GUT aparece como não avaliada e vai para o fim da lista nos dois sentidos da ordenação. Não é a menos urgente: é a que ninguém avaliou.
- Com a ação suspensa, concluída ou cancelada, a GUT fica somente leitura.
5.4 Classificações do escopo (dimensões livres)
ID BSC-ACE-04
Para que serve
Os relatórios gerenciais cortam a carteira por vários eixos ao mesmo tempo. Programa, tipo de entrega e região já são cadastros estratégicos próprios e não se criam aqui. Aqui ficam as dimensões livres: os eixos que a própria empresa quer criar sem pedir alteração no sistema.
O produto traz duas dimensões como ponto de partida: Instrumento de planejamento (com os valores Contrato de gestão, PDTI e Plano plurianual) e Área temática (sem valores). Renomeie, complete ou desative à vontade.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Classificações do escopo.
- Para criar um eixo, clique em Nova dimensão, informe o Nome (por exemplo, Eixo do plano plurianual) e a Descrição, e salve.
- No cartão da dimensão, escreva um valor no campo de baixo e clique em Incluir valor (ou tecle Enter).
- Use o lápis para renomear uma dimensão ou um valor.
- Use o liga/desliga para desativar uma dimensão ou um valor.
- Use o relógio de cada dimensão ou valor para abrir o histórico.
Figura 27 — Dimensões livres de classificação do escopo com os seus valores
Observações
- A dimensão nova aparece na hora como campo de classificação de todo item do escopo.
- O valor não se repete dentro da mesma dimensão, sem diferença de maiúsculas e minúsculas.
- Renomear muda o rótulo de todos os itens já classificados; desativar só esconde das novas escolhas.
- Programa, tipo de entrega e região são mantidos em Cadastros estratégicos.
5.5 Montar o escopo: agrupadores e entregas
ID BSC-ACE-05
Para que serve
O escopo decompõe a ação numa árvore de agrupadores (um lote, uma fase) e entregas (o que de fato se produz), em quantos níveis forem precisos: é a estrutura analítica do projeto.
Cada entrega tem valor previsto, período de execução, unidade organizacional e responsável. O agrupador não tem valor próprio: ele soma as entregas abaixo dele. Do escopo, o sistema gera sozinho o cronograma e o planejamento financeiro mensal.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia).
Passo a passo
- Na ficha da ação, abra a aba Escopo.
- Clique em Agrupador, dê um nome (por exemplo, Lote 1 — Fundações) e salve.
- Use o + da linha do agrupador para incluir um item dentro dele (o botão Entrega do topo cria no primeiro nível).
- Em Tipo do item, escolha Entrega ou Agrupador (para um subnível). O tipo não muda depois.
- Na entrega, informe Valor previsto, Início e Fim do período de execução.
- Escolha a Unidade organizacional (por exemplo, GEPVA) e o Responsável pela entrega.
- Em Classificação, marque Programa, Tipo de entrega, Região e os valores das dimensões livres.
- Em Indicadores que este item move, marque os indicadores do plano (por exemplo, Avanço físico da Ponte do Vale).
- Salve e confira a árvore: código hierárquico (1, 1.1, 1.2.1…), valor, período, responsável, farol dos indicadores e classificações.
- Use as setas ↑ e ↓ para trocar a ordem entre irmãos, ou troque Dentro do agrupador para mover o item.
- Use Buscar código ou nome, o filtro de classificação e Só incompletas para encontrar itens.
- Para remover, abra o item, clique em Remover e em Confirmar remoção.
Figura 28 — Árvore do escopo com agrupadores, entregas, valores e faróis dos indicadores
Observações
- Enquanto a ação está em planejamento, só o Nome é obrigatório. A entrega sem valor, período, unidade ou responsável fica Incompleta e a linha diz o que Falta.
- Não digite valor no agrupador: contaria o mesmo dinheiro duas vezes. O período do agrupador vai do primeiro início ao último fim das entregas.
- O sistema recusa pôr um item debaixo de uma entrega e mover um agrupador para dentro do próprio ramo.
- Agrupador com itens e entrega com atividades não podem ser removidos; esvazie-os antes. Entrega com execuções, evidências ou execução automatizada também fica.
- O farol de cada indicador ligado segue o do mapa estratégico: verde na meta, amarelo em atenção, vermelho fora da meta, cinza sem meta ou medição.
- Com a ação suspensa, concluída ou cancelada, o escopo é somente leitura.
- Se a tela disser que o item foi criado, mas nem tudo foi salvo, corrija o motivo em vermelho e salve de novo: o sistema completa o mesmo item.
- Histórico deste item, no rodapé, lista cada mudança com antes e depois.
5.6 Ver o escopo como organograma
ID BSC-ACE-06
Para que serve
O organograma desenha o mesmo escopo em caixas, de cima para baixo, para apresentar a estrutura da ação de um jeito visual.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Na ficha da ação, abra a aba Escopo.
- Clique em Organograma.
- Use os botões − e + para mudar o zoom.
- Use o botão sob cada caixa para recolher ou expandir o ramo.
- Clique numa caixa (ou tecle Enter) para abrir o item.
Observações
- A ação aparece no topo e cada item mostra código, nome, valor, período e responsável.
- As entregas incompletas aparecem com borda tracejada.
- No celular, o desenho rola dentro do próprio quadro, sem arrastar a página.
5.7 Detalhar entregas em atividades, subtarefas e dependências
ID BSC-ACE-07
Para que serve
A entrega é o "o quê"; a atividade é o "como". Cada entrega é detalhada em atividades e subtarefas, com responsável, datas planejadas, peso e dependências entre elas.
As atividades são numeradas a partir do código da entrega: a entrega 1.1.1 tem as atividades 1.1.1.1, 1.1.1.2 e a subtarefa 1.1.1.2.1.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia).
Passo a passo
- Na ficha da ação, abra a aba Cronograma.
- Em Atividades por entrega, clique em Nova atividade na entrega desejada.
- Informe o Nome, o Início planejado, o Fim planejado, o Peso (vazio vale 1) e o Responsável.
- Para criar uma subtarefa, escolha em Subtarefa de outra atividade da mesma entrega.
- Para ligar atividades, abra a atividade sucessora e, em Dependências, escolha a predecessora em Começa depois de.
- Informe a Folga (dias), se houver, e clique em Incluir dependência.
- Para remover, abra a atividade, clique em Remover e em Confirmar remoção.
Figura 29 — Atividades por entrega com responsáveis, datas e dependências
Observações
- Atividade só existe dentro de entrega; agrupador não recebe atividade.
- Em planejamento, só o nome é obrigatório; a atividade sem datas ou responsável mostra o que Falta, e isso será conferido ao iniciar a ação.
- A atividade com subtarefas vira uma linha-resumo: mostra o período das subtarefas e o andamento delas ponderado pelo peso.
- A dependência é sempre de término para início, e pode ligar atividades de entregas diferentes da mesma ação.
- O sistema recusa a dependência que fecharia um ciclo e a dependência numa atividade que tem subtarefas (ligue as subtarefas). Também recusa criar subtarefas numa atividade que já tem dependência.
- Se a sucessora estiver planejada para começar antes do fim da predecessora, o sistema aceita e avisa Começa antes do fim da predecessora. Ele nunca remarca datas sozinho.
- Atividade com subtarefas não pode ser removida antes delas; as dependências da atividade removida saem junto.
- Histórico desta atividade mostra cada mudança, inclusive dependências incluídas ou removidas.
5.8 Ler o cronograma no gráfico de Gantt
ID BSC-ACE-08
Para que serve
O cronograma não se digita: cada entrega aparece como barra-resumo no seu período, cada agrupador do primeiro início ao último fim, e as atividades e subtarefas logo abaixo da entrega. Mudou o período da entrega no escopo, a barra muda junto.
Depois que a ação é iniciada, cada barra ganha por baixo uma barra fina cinza com o período acordado na linha de base.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Responsável por ação/área; Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Na ficha da ação, abra a aba Cronograma.
- Localize a linha vermelha que marca Hoje.
- Use a seta ˅ ao lado de cada linha para recolher ou expandir entregas, agrupadores e atividades-mãe.
- Clique numa barra de entrega ou agrupador para abrir o item do escopo; numa barra de atividade, para abrir a atividade.
- Com a ação iniciada, escolha em Linha de base desenhada sob as barras qual linha de base comparar.
- Observe as setas entre barras: são as dependências; em cor de alerta, a sucessora começa antes do fim da predecessora.
Figura 30 — Gráfico de Gantt com barras-resumo, dependências, linha de Hoje e linha de base
Observações
- Atividade com fim planejado já passado, não concluída nem cancelada, aparece Atrasada: barra vermelha e ponto vermelho. A que vence hoje só fica atrasada amanhã (calendário de Brasília).
- A atividade-mãe fica atrasada quando alguma subtarefa está.
- Barra que passou da cinza está planejada para depois do acordado; linha sem barra cinza foi criada depois daquela linha de base.
- A linha que ainda não tem período diz Sem período ainda.
- No celular, o gráfico rola dentro do próprio quadro, e a lista de atividades mostra nome, responsável e datas.
5.9 Registrar o andamento das atividades
ID BSC-ACE-09
Para que serve
Com a ação em andamento, cada atividade sem subtarefas recebe a situação, o percentual concluído e as datas reais. É isso que alimenta o andamento das entregas e os índices de prazo da carteira.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Responsável por ação/área.
Passo a passo
- Na ficha da ação em andamento, abra a aba Cronograma.
- Abra a atividade pela barra, pelo nome ou pela linha da lista.
- Clique em Registrar andamento.
- Escolha a Situação: Não iniciada, Em andamento, Concluída ou Cancelada.
- Informe o percentual (para Em andamento) e as datas reais de início e término.
- Salve.
Observações
- Enquanto a ação está em planejamento, toda atividade fica Não iniciada.
- Concluída é sempre 100% e Não iniciada é sempre 0%: o campo se preenche e trava.
- Data real deixada em branco mantém a já registrada; para apagá-la, limpe o campo que tinha data.
- A atividade-mãe mostra a média ponderada das subtarefas e não recebe andamento próprio; subtarefa cancelada sai da média.
- O responsável pela atividade pode registrar o andamento pela Mesa de trabalho, mesmo sem permissão do módulo.
5.10 Planejamento financeiro mensal
ID BSC-ACE-10
Para que serve
Ao salvar uma entrega, o sistema distribui o valor previsto igualmente pelos meses do período. Uma entrega de R$ 120.000,00 de janeiro a dezembro fica com R$ 10.000,00 em cada mês. A aba Financeiro mostra cada entrega numa linha, cada mês numa coluna e o Total do mês no rodapé.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia).
Passo a passo
- Na ficha da ação, abra a aba Financeiro.
- Clique no lápis da entrega para abrir os meses dela.
- Altere os valores; o rodapé mostra se os meses ainda somam o valor previsto ou a diferença.
- Salve. Os meses ajustados ficam marcados com \* na tabela.
- Para desfazer os ajustes, use Distribuir igualmente de novo.
Observações
- Os centavos que não dividem vão para o último mês.
- O sistema exige que a soma dos meses seja igual ao valor da entrega; se não bater, recusa e mostra quanto falta ou sobra.
- Se a entrega tem meses ajustados e você muda o valor ou o período, o sistema pergunta antes e oferece Redistribuir e salvar.
- Período acima de 600 meses é recusado; quase sempre é ano digitado errado.
5.11 Ver as entregas na ficha do indicador
ID BSC-ACE-11
Para que serve
A ligação entre entrega e indicador funciona nos dois sentidos. Na ficha do indicador, o cartão Entregas ligadas mostra os itens de escopo que movem aquele indicador. É por aí que a diretoria responde "esta obra atrasada afeta qual meta?".
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Indicadores e clique no indicador.
- Localize o cartão Entregas ligadas.
- Confira a ação, o código, o valor, o período e o responsável de cada entrega.
Figura 31 — Ficha do indicador, onde aparece o cartão Entregas ligadas
Observações
- O cartão só aparece para quem lê a carteira de ações.
- Itens de uma ação sigilosa ficam de fora para quem não pode vê-la.
- Um indicador sigiloso só pode ser ligado por quem gerencia indicadores ou a estratégia; para os demais, a ligação aparece como Indicador sigiloso, sem nome nem farol, e não pode ser desfeita.
- Quem lê a carteira sem acesso ao painel de desempenho vê o nome dos indicadores ligados, sem farol, meta nem realizado.
5.12 Iniciar a ação e gerar a linha de base nº 1
ID BSC-ACE-12
Para que serve
A ação nasce em planejamento e é preenchida aos poucos. Quando o plano está completo, a diretoria a inicia: o sistema congela o plano como linha de base nº 1 (escopo, cronograma com atividades e dependências, financeiro mensal) e a ação passa a Em andamento.
A linha de base é o acordo. Ela nasce na aprovação do plano e só muda pelo controle integrado de mudanças.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Abra a ficha da ação Em planejamento.
- Clique em Iniciar ação.
- Leia a lista de verificação; cada pendência mostra o código e o nome do item onde está.
- Se houver pendências, peça ao gestor de desempenho para corrigi-las nas abas Escopo e Cronograma e abra o painel de novo.
- Com tudo completo, clique em Iniciar e gerar a linha de base nº 1.
Figura 32 — Linha de base vigente e solicitações de mudança da ação
Observações
- A lista de verificação exige: área responsável e gestor; pelo menos uma entrega; toda entrega com valor, período, unidade, responsável e financeiro mensal que soma o valor; todo agrupador com item abaixo, unidade e responsável; toda atividade com responsável e, se não tiver subtarefas, datas planejadas; nenhuma dependência em atividade com subtarefas.
- A operação é única: ou tudo é gravado (linha de base, situação, quem iniciou e quando), ou nada muda.
- A partir daí as atividades recebem andamento e as entregas recebem execução.
5.13 Comparar o plano com a linha de base
ID BSC-ACE-13
Para que serve
Depois de iniciada, a ação continua podendo ser replanejada. O cartão Plano × linha de base mostra a diferença entre o plano atual e o que foi acordado, sem mudar a linha de base.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Na ficha da ação iniciada, abra a aba Visão geral.
- Localize o cartão Plano × linha de base e compare o valor total e o término acordados com os atuais.
- Confira a lista de itens que mudaram (Só o que mudou vem marcado; desmarque para ver todos).
- Use o seletor para comparar com uma linha de base anterior.
Figura 33 — Comparação do plano atual com a linha de base
Observações
- A diferença aparece em vermelho quando o plano ficou mais caro ou mais tarde.
- Item criado depois da linha de base aparece como Fora da linha de base; item retirado, como Removido do plano.
- A linha de base nunca é editada nem apagada.
5.14 Solicitar e decidir uma mudança (nova linha de base)
ID BSC-ACE-14
Para que serve
Uma nova linha de base (nº 2, nº 3…) só nasce de uma solicitação de mudança aprovada pela diretoria. As linhas de base anteriores continuam disponíveis para comparação.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Com a ação em andamento, replaneje primeiro o que for preciso (escopo, cronograma, financeiro).
- Na ficha, abra a aba Mudanças e clique em Nova solicitação de mudança.
- Informe a Necessidade, a Motivação e o impacto em custo (R$, negativo se economiza), prazo (dias) e escopo.
- Clique em Enviar à diretoria.
- A diretoria abre a solicitação e escolhe Aprovar ou Recusar (a recusa exige a observação do motivo).
- Enquanto a solicitação aguarda, o gestor pode Retirar a própria solicitação.
Figura 34 — Aba Mudanças com as solicitações e a linha de base vigente
Observações
- Aprovar gera, na mesma operação, a próxima linha de base com o plano como está naquele momento. Por isso, replaneje antes de pedir a aprovação.
- Recusar ou retirar não muda a linha de base vigente.
- Só uma solicitação aguarda decisão por vez.
- Solicitações só são abertas e aprovadas com a ação em andamento.
- Quem abre a solicitação não a aprova: são papéis separados.
5.15 Suspender, retomar, concluir ou cancelar a ação
ID BSC-ACE-15
Para que serve
As mudanças de situação são atos da diretoria e sempre pedem o motivo, que fica na ficha (Motivo da última mudança de situação) e no histórico.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Abra a ficha da ação.
- Use o botão ao lado da situação: Suspender, Retomar, Concluir ou Cancelar ação.
- Informe o motivo.
- Confirme.
Observações
- Suspensa, nada do plano nem da execução pode ser alterado: dados, GUT, escopo, financeiro, atividades, andamento e solicitações ficam somente leitura.
- Retomar volta a Em andamento com a mesma linha de base.
- Concluir vale para ação em andamento; cancelar vale para ação em planejamento, em andamento ou suspensa. Depois disso, a ação fica somente leitura para sempre, com linhas de base e histórico disponíveis.
- Solicitação de mudança pendente precisa ser decidida ou retirada antes de concluir ou cancelar.
- Se outra pessoa mudou a situação enquanto a tela estava aberta, recarregue a página.
5.16 Execução física e financeira das entregas
ID BSC-ACE-16
Para que serve
Com a ação em andamento, cada entrega é acompanhada na aba Entregas: o valor planejado na linha de base, o planejado no plano atual, o executado e o percentual concluído. No topo aparecem os mesmos números da ação inteira; o percentual da ação é a média das entregas ponderada pelo valor de cada uma.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Responsável por ação/área.
Passo a passo
- Na ficha da ação em andamento, abra a aba Entregas.
- Clique na entrega para abrir o detalhe.
- Clique em Registrar execução.
- Informe a data, o valor executado, o percentual físico acumulado (0 a 100) ou os dois, e uma observação.
- Salve e confira o executado e o percentual da entrega.
Figura 35 — Aba Entregas com planejado, executado e percentual físico
Observações
- O executado da entrega é a soma dos valores; o percentual é o da linha mais recente que informou um, porque é acumulado.
- Sem nenhum percentual informado, vale a média das atividades da entrega ponderada pelo peso.
- Linha manual pode ser editada e removida enquanto a ação está em andamento.
- Execuções só entram com a ação em andamento.
- O responsável pela entrega lê a entrega e as evidências; para registrar sem a permissão do cargo, use a Mesa de trabalho.
- A soma da aba Entregas pode diferir do orçado da carteira: a carteira mede contra a linha de base aprovada, a aba lista o plano atual.
5.17 Evidências da execução
ID BSC-ACE-17
Para que serve
A evidência é o documento que comprova a execução de uma atividade ou a efetivação de uma entrega: a foto da obra, o termo de recebimento, o processo administrativo no SEI.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Responsável por ação/área.
Passo a passo
- Na aba Entregas, abra a entrega.
- Clique em Registrar evidência.
- Informe uma descrição e/ou um link (endereço completo, começando com http:// ou https://, como o endereço do processo no SEI).
- Informe a data e, se quiser, a atividade da entrega a que a evidência se refere.
- Anexe os arquivos no mesmo formulário ou depois, na própria evidência.
- Salve.
Figura 36 — Detalhe da entrega com execuções e evidências
Observações
- A evidência precisa de descrição ou link; os arquivos podem entrar depois.
- Evidências só entram com a ação em andamento.
- Cada evidência tem o próprio histórico, e todas entram no histórico da ação, com o mesmo sigilo.
- Para vincular a execução à conclusão de um processo do SEI de forma automática, use a execução automatizada com a fonte Processo SEI.
5.18 Comentários na entrega e na ação
ID BSC-ACE-18
Para que serve
A Discussão troca recados sobre uma entrega ou sobre a ação inteira e avisa as pessoas certas no sino e, se a preferência mandar, por e-mail.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Responsável por ação/área; Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Para falar de uma entrega, abra-a na aba Entregas e escreva na Discussão.
- Para falar da ação inteira, use a Discussão no fim da aba Visão geral.
- Publique o comentário.
Observações
- O comentário na entrega avisa o responsável pela entrega (mesmo que nunca tenha comentado) e quem já participa da conversa e ainda pode lê-la; nunca quem escreveu.
- O comentário na ação avisa o gestor da ação e os participantes da conversa.
- Os avisos Comentário em entrega e Comentário em ação estratégica são distintos e podem ser ligados ou desligados separadamente nas preferências de notificação.
- Quem perdeu o acesso à ação (por exemplo, ela virou sigilosa) deixa de receber o aviso.
- Comentar é possível em qualquer situação da ação.
5.19 Execução automatizada: lançamentos contábeis e indicador
ID BSC-ACE-19
Para que serve
Parte da execução já existe em outro sistema e não deve ser digitada de novo. O cartão Execução automatizada liga a entrega, ou cada atividade dela, a uma fonte, e o sistema busca os dados novos todos os dias.
Esta seção cobre duas fontes: os lançamentos contábeis do projeto do cadastro (dinheiro) e os resultados de um indicador (percentual).
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia).
Passo a passo
- Na aba Entregas, abra a entrega (ou a atividade dela).
- No cartão Execução automatizada, clique em Automatizar.
- Para entregas, escolha Lançamentos contábeis do projeto do cadastro e, se quiser, o projeto; sem escolher, vale o projeto da ação no momento em que você salva.
- Para entregas ou atividades, escolha Resultados de um indicador (percentual) e o indicador que mede o andamento (por exemplo, Avanço físico da Ponte do Vale).
- Salve e use Sincronizar agora para trazer os dados na hora.
Figura 37 — Cartão de execução automatizada no detalhe da entrega
Observações
- Lançamentos contábeis: cada mês vira uma linha integrada com o valor lançado (débito menos crédito). Lançamento atrasado num mês já sincronizado também é trazido. Contam os lançamentos de todas as empresas do grupo que usam o projeto.
- Trocar depois o projeto da ação não muda a fonte gravada; para seguir outro projeto, altere a configuração.
- O razão contábil mede dinheiro e só alimenta entregas; para atividade, use um indicador.
- Indicador: só aprovado, não sigiloso e com resultados de 0 a 100. Isso é conferido a cada sincronização; se deixar de valer, a sincronização falha e nada é copiado.
- Numa atividade, o resultado 100 a conclui, com o fim do período como término real. A retificação de um período antigo não faz a atividade voltar.
- O resultado entra pela data em que foi gravado e a sincronização vai até ontem: o gravado hoje chega amanhã.
- Atividade alimentada por fonte ligada não recebe subtarefas; desligue a execução automatizada antes de detalhá-la.
5.20 Execução automatizada: conclusão de processo do SEI
ID BSC-ACE-20
Para que serve
Quando uma entrega ou atividade é executada por um processo administrativo no SEI, a fonte Processo SEI (conclusão) acompanha o processo: concluído o processo, a entrega ou a atividade vai a 100%.
O SEI aqui é um tipo de integração cadastrado no Hub de integrações.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Analista de Integração de Dados.
Passo a passo
- Na aba Entregas, abra a entrega (ou a atividade).
- No cartão Execução automatizada, clique em Automatizar e escolha Processo SEI (conclusão).
- Escolha a integração SEI cadastrada no Hub de integrações.
- Informe o número do processo como o SEI mostra (por exemplo, 00000.000123/2026-01).
- Salve e acompanhe o resultado no cartão.
Figura 38 — Hub de integrações, onde a integração SEI é cadastrada e testada
Observações
- O processo é considerado concluído quando nenhuma unidade o mantém aberto. A entrega ou atividade vai a 100% na data do último andamento, que vira o término real.
- Processo concluído hoje chega na sincronização de amanhã; enquanto estiver aberto, nada muda.
- A lista mostra todas as integrações SEI ativas: a que ainda não passou no Testar aparece desabilitada, com o motivo; a do ambiente de simulação para treinamento e homologação leva o selo Simulador.
- Processo sigiloso, de unidade a que o usuário de serviço não tem acesso ou inexistente dá a mesma falha: Processo não encontrado ou sem acesso no SEI. Nada é copiado nem mostrado.
- Cada leitura do SEI também fica registrada como execução da integração.
5.21 Sincronização, falhas e correção de linhas integradas
ID BSC-ACE-21
Para que serve
Todo dia, de madrugada, o sistema busca nas fontes o que há de novo até ontem, grava cada linha marcada como Integração e atualiza os totais. Esta seção explica como acompanhar a sincronização e como corrigir um valor integrado sem apagar o que veio da fonte.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Responsável por ação/área; Analista de Integração de Dados.
Passo a passo
- No detalhe da entrega, confira no cartão até que dia os dados estão sincronizados, a última execução e o resultado.
- Clique em Sincronizar agora para buscar na hora.
- Abra Log de sincronização para ver cada execução: início, fim, se foi diária ou manual, linhas gravadas e dias pedidos.
- Para discordar de um valor integrado, clique em Corrigir na linha e informe o valor correto.
- Para trocar a fonte ou os parâmetros, use Alterar no cartão.
- Para pausar, desmarque Ligada em Alterar; para retomar, marque de novo.
Observações
- Rodar de novo não duplica nada.
- Na falha, o cartão fica vermelho com o motivo e a data sincronizada não avança; na execução seguinte, todos os dias pendentes são pedidos de novo.
- Se a ação for suspensa ou a configuração alterada durante a leitura, nada é gravado e isso não conta como falha.
- Linha integrada nunca é editada nem removida. A corrigida fica riscada com o selo Corrigida — não soma, e a correção soma no lugar dela; remover a correção traz o valor integrado de volta.
- Trocar a fonte ou os parâmetros recomeça do zero: todas as linhas integradas antigas saem, inclusive as corrigidas com as suas correções. As execuções manuais ficam.
- Desligar e ligar mantém a data; ao religar, o sistema recupera os dias em que ficou desligada.
5.22 Carteira consolidada: o que a tela mostra
ID BSC-ACE-22
Para que serve
A tela Ações estratégicas é a carteira consolidada: num lugar só, a prioridade GUT, as atividades iniciadas, atrasadas e concluídas, o orçado e o realizado de cada ação, e os índices de desempenho de escopo, prazo e custo.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Ações estratégicas.
- Leia as colunas: Código, Título (com categoria e gestor), Situação, GUT, Iniciadas, Atrasadas, Concluídas, Orçado, Realizado, Orçado − realizado, % financeiro, % físico e IDE · IDP · IDC.
- Passe o mouse sobre as siglas dos índices para ver a fórmula.
- Confira na última linha os totais de todas as ações filtradas, de todas as páginas.
- Clique na linha (ou no código) para abrir a ficha da ação.
Figura 39 — Carteira consolidada com GUT, atividades, orçado, realizado e índices
Observações
- Atividades contam só as que não têm subtarefas. Atrasadas são as com fim planejado antes de hoje, não concluídas nem canceladas; uma atividade em andamento e atrasada conta nas duas colunas.
- Orçado é o total da linha de base vigente (abaixo: linha de base nº N). Sem linha de base, é a soma do plano, marcada planejado (sem linha de base).
- Realizado é a soma das execuções das entregas; % físico é a média das entregas ponderada pelo valor.
- IDE = entregas concluídas ÷ entregas previstas na linha de base com fim até hoje. IDP = andamento ponderado das atividades da linha de base com fim até hoje. IDC = realizado ÷ orçamento mensal da linha de base até o mês atual.
- Em planejamento os índices mostram não se aplica; se nada vencia ainda, n.a..
- Ação sigilosa só entra na tela, nos totais e no arquivo para o gestor dela e para quem gerencia a carteira.
- No celular, a tabela rola de lado dentro do próprio quadro.
5.23 Carteira: ordenar, filtrar e exportar
ID BSC-ACE-23
Para que serve
A carteira pode ser ordenada por qualquer coluna, filtrada por vários critérios e exportada para planilha, sempre valendo para a carteira inteira e não só para a página aberta.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Ações estratégicas.
- Clique no título de uma coluna para ordenar; clique de novo para inverter.
- Use Shift+clique para acrescentar uma segunda ordem.
- No cartão Filtrar a carteira, use Buscar por código ou título, Situação, Categoria, Programa, Área responsável, Gestor da ação e Só com atividades atrasadas.
- Em Mais filtros, informe a faixa da GUT (1 a 125), os mínimos de atividades e as faixas de Orçado e Realizado.
- Se nada atender, use Limpar filtros.
- Clique em Exportar CSV para baixar a vista filtrada.
Figura 40 — Filtros, ordenação e exportação da carteira
Observações
- Retirando a última ordem, a tabela volta à ordem padrão por GUT, maior primeiro.
- % físico e índices são calculados só para a página aberta e por isso não ordenam.
- O filtro de programa inclui os subprogramas; ação não avaliada fica fora de qualquer faixa de GUT.
- Faixa ao contrário ou número não inteiro na GUT e nos mínimos de atividades é recusado com Filtro inválido.
- O arquivo leva a data no nome, traz na primeira linha até que dia os atrasos foram contados e acrescenta as três notas GUT, o gestor, a área e a origem do orçado.
- Em português, o arquivo usa ponto e vírgula e vírgula decimal e abre direto em colunas no Excel ou no LibreOffice.
- Cabem até 10.000 ações por arquivo; acima disso, estreite os filtros e exporte em partes.
5.24 Histórico da ação
ID BSC-ACE-24
Para que serve
A aba Histórico guarda toda alteração da ação e dos registros dela, com o antes, o depois, quem fez e quando. Enquanto a linha de base é o acordo, o histórico é a trilha de cada edição.
Quem usa: Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Na ficha da ação, abra a aba Histórico.
- Percorra a lista, da alteração mais recente para a mais antiga, com o tipo do registro, o nome, o autor e a data.
- Clique numa linha para ver os Valores iniciais (criação) ou os Campos alterados com Antes e Depois.
- Use Mostrar alterações mais antigas para trazer a página seguinte.
Observações
- Entram itens de escopo, atividades, dependências, linhas de base, solicitações de mudança, execuções, evidências e execuções automatizadas, inclusive os já excluídos.
- Categoria, área, gestor e programa aparecem pelo nome, não por código.
- O histórico de ação sigilosa segue o sigilo: quem não pode ver a ação não vê a trilha dela nem de nenhum item dela. O auditor continua vendo tudo.
- Cada categoria, dimensão, item, atividade, dependência, execução e evidência também tem o seu próprio relógio de histórico.
5.25 Riscos da ação estratégica
ID BSC-ACE-25
Para que serve
A ação estratégica não tem classificação de risco própria: um risco da ação é um risco do registro de riscos da empresa, vinculado à ação. Assim o mesmo risco aparece na matriz da empresa e na ação, com a mesma avaliação e os mesmos tratamentos.
Quem usa: Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador); Leitor/Auditor.
Passo a passo
- Na ficha da ação, abra a aba Riscos.
- Leia o Mapa de riscos desta ação: cada risco na posição inerente, com a seta até a residual planejada.
- Confira em Riscos vinculados a situação, as avaliações e os tratamentos de cada risco.
- Para vincular, clique em Vincular risco, busque por código ou título (por exemplo, Atraso na emissão de licenças ambientais da Ponte do Vale) e clique em Vincular.
- Para desvincular, clique em Desvincular e confirme.
Figura 41 — Matriz de calor no padrão do registro de riscos
Observações
- Riscos encerrados e já vinculados não aparecem na busca. O risco que ainda não existe é cadastrado no Registro de riscos.
- Um risco pode estar ligado a um objetivo e à ação ao mesmo tempo; no mapa da empresa ele aparece uma vez.
- Desvincular não apaga o risco; o histórico do risco registra a inclusão e a remoção.
- Ação concluída ou cancelada não aceita vincular nem desvincular.
- Risco sigiloso fica fora da lista, da matriz e das contagens para quem não pode vê-lo; quem não lê riscos vê um aviso, não uma matriz vazia.
- Vincular e desvincular são de quem gerencia riscos; a evolução dos tratamentos é lançada pelo responsável na Mesa de trabalho.
5.26 Perfis de acesso e sigilo da carteira
ID BSC-ACE-26
Para que serve
A carteira divide o trabalho entre três perfis: a diretoria decide (inicia, aprova mudança, encerra), o gestor de desempenho monta e mantém o plano, e o analista lê e registra a execução. Ações sigilosas restringem ainda mais quem vê.
Quem usa: Administrador do sistema; Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Abra Início › Alçada.
- Localize as permissões pelo nome, como *Ver a carteira de ações estratégicas*, *Cadastrar e editar ações estratégicas* e *Manter categorias e classificações das ações estratégicas*.
- Confira a quais cargos cada permissão está ligada e ajuste conforme a estrutura da organização.
- Para marcar uma ação como sigilosa, edite a ação e marque Sigilosa.
Figura 42 — Alçada com as regras de autorização por cargo
Observações
- Diretoria de Estratégia: mantém categorias e classificações, lê a carteira, inicia, suspende, retoma, conclui e cancela ações e decide as solicitações de mudança. Não edita o plano.
- Gestor de Desempenho: cadastra e edita ações, avalia a GUT, monta escopo, financeiro e atividades, registra execuções e evidências, configura a execução automatizada e abre solicitações de mudança. Não inicia a ação nem aprova a própria solicitação. Vê todas as ações, inclusive as sigilosas.
- Analista Operacional: lê tudo sem botões de edição do plano; registra andamento, execuções e evidências de ação em andamento, corrige linha integrada e pede Sincronizar agora.
- As permissões já chegam ligadas a esses cargos. Num órgão em que ninguém ocupa esses cargos, a carteira fica fechada até o administrador atribuir os cargos ou religar as operações; quem não tem a permissão vê Você não tem acesso a isto.
- Uma operação sem nenhuma regra ativa volta a ser liberada a qualquer usuário autenticado.
- Ação sigilosa só aparece para o gestor da ação e para quem gerencia a carteira; pelo endereço direto, os demais leem Ação estratégica não encontrada.