6. Mesa de trabalho
A mesa de trabalho é a tela de cada servidor: tudo o que está com ele na estratégia — indicador a apurar, atividade e entrega de ação estratégica, ação de plano 5W2H, encaminhamento de reunião, reunião e tratamento de risco — agrupado pelo que já atrasou, vence hoje, vence nos próximos dias, vence depois ou não tem prazo.
Cada item pode ser atualizado ali mesmo. A alteração vai para a tela dona do item (a ficha da ação, o plano 5W2H, a ficha do indicador, o evento da agenda, a ficha do risco) e fica no histórico dela, com o servidor como autor. A tela fica em Gestão por indicadores › Mesa de trabalho.
6.1 O que aparece na mesa de trabalho
ID BSC-MES-01
Para que serve
A Mesa de trabalho é a caixa de entrada de cada servidor na estratégia: num lugar só, tudo o que tem o seu nome como responsável, sem precisar lembrar em qual tela mora cada pendência. Ela não guarda nada próprio: olha para cada lugar onde a pendência já existe.
Quem usa: Responsável por ação/área; Gestor de Desempenho (escritório de estratégia); Diretoria de Estratégia (patrocinador/aprovador).
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Mesa de trabalho.
- Confira os tipos de item da lista: indicador, atividade, entrega, ação 5W2H, encaminhamento, reunião e tratamento de risco.
- Em cada item, leia o tipo, o título, de onde vem (a ação estratégica, o objetivo, o plano ou a reunião) e o prazo.
Figura 43 — Mesa de trabalho com as pendências agrupadas por prazo
Observações
- Indicador: você é o responsável direto (ou, sem responsável, o dono do objetivo) e há período fechado sem valor. Aparece uma linha por indicador, com o período mais antigo sem valor, o prazo de apuração e quantos períodos faltam. Indicador alimentado por integração não aparece.
- Atividade: de ação estratégica em andamento, não concluída nem cancelada; o prazo é o término planejado. A atividade-mãe não aparece.
- Entrega: de ação estratégica em andamento, abaixo de 100%; o prazo é o fim do período.
- Ação 5W2H: A fazer, Fazendo ou Bloqueada, num plano ativo, com você escolhido como empregado responsável. Responsável escrito à mão não leva a ação à mesa.
- Encaminhamento de reunião pendente, com o prazo do encaminhamento.
- Reunião: convite dos próximos 30 dias que você não recusou, e reunião que você organizou, já começou nos últimos 60 dias e continua Agendada.
- Tratamento de risco aberto, de risco que saiu do rascunho; a linha mostra o risco, se é preventivo ou de contingência, o percentual executado e o último lançamento. De risco sigiloso, só o código para quem não pode vê-lo.
6.2 Janelas de prazo e filtro por tipo
ID BSC-MES-02
Para que serve
A mesa organiza as pendências pela urgência, para que o servidor comece pelo que já atrasou.
Quem usa: Responsável por ação/área.
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Mesa de trabalho.
- Leia os contadores do topo: Atrasadas (em vermelho), Hoje, Próximos 7 dias, Depois e Sem prazo.
- Percorra a lista, agrupada do mesmo jeito.
- Use o campo Tipo de pendência para ver só um tipo (por exemplo, só indicadores); os contadores acompanham o filtro.
Figura 44 — Grupos Atrasadas, Hoje, Próximos 7 dias, Depois e Sem prazo
Observações
- Os grupos seguem o horário de Brasília, qualquer que seja o fuso do computador: o item que vence hoje continua em Hoje às 22h.
- Próximos 7 dias são os sete dias seguintes a hoje, não a semana do calendário.
- Atividade sem término planejado vai para Sem prazo.
6.3 Atualizar indicadores, atividades e entregas pela mesa
ID BSC-MES-03
Para que serve
O botão Atualizar abre o painel do item com só o que cabe a ele. A atualização feita na mesa é a mesma da tela dona do item e fica no histórico dela, com você como autor.
Quem usa: Responsável por ação/área.
Passo a passo
- Na mesa, clique em Atualizar no item.
- Indicador: informe o Valor do período mostrado e clique em Registrar prévia.
- Atividade: informe Situação, Percentual concluído, Início real e Término real e salve.
- Entrega: registre uma execução com Data da execução (até hoje), Percentual físico atingido (acumulado), Valor executado e Observação e salve.
- Confira para qual grupo o item foi (ou se saiu da lista).
Figura 45 — Painel de atualização aberto a partir da mesa
Observações
- Período congelado de indicador não recebe prévia. Congelar valor oficial só aparece para quem tem a permissão de registrar medições; para os demais, a prévia fica registrada para a controladoria congelar.
- Atividade concluída é 100% e não iniciada é 0%.
- Evidências e correções de linha integrada da entrega continuam na aba Entregas da ação, com a permissão do cargo.
- Depois de salvar, o item muda de grupo ou sai da lista na hora, sem recarregar a página.
6.4 Atualizar ações 5W2H, encaminhamentos, reuniões e tratamentos de risco
ID BSC-MES-04
Para que serve
Além de indicadores e ações estratégicas, a mesa atualiza as pendências dos planos de ação, das reuniões e do registro de riscos, sem que o servidor precise abrir cada módulo.
Quem usa: Responsável por ação/área.
Passo a passo
- Na mesa, clique em Atualizar no item.
- Ação 5W2H: informe Situação (A fazer, Fazendo, Feito, Bloqueado) e Percentual concluído e anexe os arquivos de Evidências.
- Encaminhamento: use Marcar como concluído, com uma observação, ou Repassar para outro servidor.
- Reunião: use Confirmar presença ou Recusar; se você organizou, use Marcar como realizada.
- Tratamento de risco: informe Data da execução (até hoje), O que foi feito e Percentual executado acumulado e salve.
- Para anexar a prova do tratamento, abra o item de novo e use Evidências do último lançamento.
Observações
- Cancelar uma ação 5W2H é decisão de quem gerencia o plano.
- O encaminhamento repassado sai da sua mesa e entra na do novo responsável, que é avisado.
- No tratamento de risco, o percentual não pode ficar abaixo do último lançamento; a correção de um lançamento errado é feita na ficha do risco.
- Lançar 100% conclui o tratamento, que sai da mesa; a evidência desse lançamento é anexada na ficha do risco, por quem tem a permissão de lançar execução de tratamento.
6.5 Quem pode usar a mesa e quando ela recusa
ID BSC-MES-05
Para que serve
A mesa não depende de cargo: qualquer servidor com login ligado ao cadastro de servidor a abre e vê o que é dele. Ser o responsável pelo item é o que autoriza registrar a execução daquele item, mesmo sem permissão do módulo.
Quem usa: Responsável por ação/área; Administrador do sistema.
Passo a passo
- Abra Gestão por indicadores › Mesa de trabalho.
- Se aparecer um aviso amarelo, leia qual tipo de pendência não pôde ser carregado e tente de novo em instantes.
- Se o painel recusar a atualização, leia o motivo e refaça a partir da mesa recarregada.
Observações
- Só os campos de execução passam pela mesa; o plano (datas planejadas, peso, responsável, escopo) continua com quem o gerencia.
- Item de ação estratégica sigilosa aparece com o nome da ação, mas o link para a ficha só aparece para quem pode abri-la. O mesmo vale para a ficha do risco.
- Se outra pessoa alterou o item depois que a mesa foi carregada, ou a ação foi suspensa, o painel diz o motivo e a mesa se recarrega.
- "Este item não está na sua mesa de trabalho": o item foi repassado ou o plano trocou o responsável.
- Login sem cadastro de servidor lê Seu login não está ligado a um servidor, não uma lista vazia.
- Indicador que não aparece precisa estar aprovado, com linha do tempo configurada e período fechado sem valor.
6.6 Mesa de trabalho no celular
ID BSC-MES-06
Para que serve
A mesa foi pensada para o servidor de campo, que atualiza a atividade ou a entrega no próprio local da obra.
Quem usa: Responsável por ação/área.
Passo a passo
- No navegador do celular, abra Gestão por indicadores › Mesa de trabalho.
- Toque no grupo (por exemplo, Atrasadas) para abrir ou fechar a seção.
- Toque em Atualizar no item e preencha o painel.
- Salve e confira o novo grupo do item.
Figura 46 — Mesa de trabalho no celular, com os grupos em seções
Observações
- No celular, os grupos viram seções que abrem e fecham.
- As regras de prazo, permissão e recusa são as mesmas da tela grande.