Recrutamento e seleção

Introdução

Antes de existir vaga, alguém precisa autorizá-la. Hoje isso acontece por conversa, e-mail ou memorando: o gestor comenta que precisa de mais uma pessoa, o RH começa a procurar candidato, e a autorização vem depois — quando vem. Quando não vem, o processo é cancelado no meio e quem paga é o candidato, que já fez entrevista.

A requisição de pessoal é esse pedido, escrito: quem pede, para qual cargo e unidade, quantas vagas e por quê. Ela é o documento que o processo seletivo cita mais adiante — processo seletivo só nasce de requisição aprovada.

A justificativa não é campo de preenchimento. Na contratação temporária (CF art. 37, IX) ela é o próprio fundamento da exceção legal que permite contratar sem concurso. É o primeiro campo que uma auditoria lê, e o TCU registra o uso indevido dessa hipótese como achado recorrente. Por isso o sistema recusa requisição sem justificativa, e a recusa diz para que ela serve.

Quem decide não é esta tela. A requisição vai para a mesma caixa de aprovação que a organização já usa em compras e pedidos — não há uma segunda máquina de aprovação para RH. É lá que ela é aprovada ou recusada, e é lá também que aprovar a própria requisição é recusado: quem pede não é quem autoriza.

Passo a passo

Abrir uma requisição

Abra "Requisição de pessoal". Menu Recursos humanos → Requisição de pessoal. A lista mostra código, cargo, unidade, quantas vagas, situação, quem pediu e a data de abertura.

Preencha o pedido. Escolha o cargo e a unidade, informe quantas vagas e quem está solicitando. A justificativa é obrigatória — descreva o motivo real (substituição de quem saiu, ampliação de equipe, projeto com prazo).

Salve. A requisição nasce como rascunho, com um código no formato RP-<ano>-<sequência> — é assim que as pessoas vão se referir a ela.

Enviar para aprovação

Clique na linha da requisição para selecioná-la. O bloco abaixo mostra o resumo e as ações disponíveis para a situação atual.

"Enviar para aprovação". A requisição passa a aguardando aprovação e aparece na caixa de aprovação de quem tem a alçada de autorizar contratação.

A decisão chega sozinha. Não é preciso avisar ninguém nem atualizar nada à mão: ao abrir a tela, o sistema busca o que foi decidido e a situação já aparece como aprovada ou recusada.

Corrigir uma requisição recusada

Recusa não apaga nada. Selecione a requisição, use Editar, corrija o que motivou a recusa e envie de novo. Todo o histórico permanece — inclusive a versão que foi recusada.

Marcar a vaga como preenchida

Com a requisição aprovada, use "Vaga preenchida" quando a contratação se concretizar. A partir daí a requisição está encerrada e não aceita mais alterações.

Retirar uma requisição

"Retirar" encerra um pedido que não vai mais acontecer. Vale para rascunho, pedido em aprovação, aprovado e recusado — mas não para requisição já preenchida, que é fato consumado.

Banco de talentos

Todo processo seletivo deixa para trás gente boa que não foi contratada porque havia uma vaga só. Sem um banco, esse resíduo se perde e a próxima vaga recomeça a busca do zero.

A parte desta tela que não é funcionalidade é responsabilidade. Currículo de quem não foi contratado é dado pessoal guardado sem contrato de trabalho para justificá-lo. Por isso a base legal e a data de guarda são obrigatórias — e, vencida a data, o sistema apaga nome, documento e contato. Não é filtro: é a política acontecendo.

Cadastrar um candidato

Abra "Banco de talentos". Menu Recursos humanos → Banco de talentos.

A data de nascimento não é enfeite de cadastro. É o que o desempate por idade lê. Concurso com esse critério e candidato sem a data não empata a favor de ninguém — ele simplesmente cai para o fim do critério. Preencha na inscrição, não depois do resultado. Preencha o que serve para achar a pessoa depois: nome e contato, e os campos de triagem — formação, cidade/UF, anos de experiência e pretensão salarial. São escolha de lista e número justamente para a busca funcionar como comparação, e não como procura em texto livre.

Diga como a pessoa chegou. Cadastrado pelo RH (o currículo entregue na portaria, a indicação), Candidatou-se pelo site ou Já é da casa.

Se já é da casa, aponte o colaborador. O cadastro passa a referenciar a pessoa que já existe, em vez de criar uma segunda.

Informe a base legal e até quando guardar. A tela sugere dois anos à frente — é ponto de partida, não política: use o prazo que a sua organização definiu.

Salve. Cadastro sem base legal, sem data, ou com data já vencida é recusado.

Achar alguém para uma vaga

Use o bloco "Achar alguém para uma vaga". Combine cidade, UF, formação, experiência e pretensão. "Formação a partir de" significa aquele nível ou acima — pedir superior não esconde quem tem doutorado.

Quem venceu não aparece, e isso não é erro. A busca e a lista só mostram quem ainda está dentro do prazo de guarda.

"Mostrar todos" volta para o banco inteiro.

Apagar os dados de um candidato

Selecione o candidato e use "Apagar os dados pessoais" — é a resposta a um pedido de eliminação, e não tem volta. Nome, documento e contato somem; o registro dos processos de que a pessoa participou permanece, porque ele responde a outra base legal.

Cadastro já anonimizado não aceita edição. Preencher os campos de novo recriaria exatamente o dado que a organização declarou não ter direito de guardar.

Processo seletivo

Prover uma vaga não é uma coisa só. Numa empresa, contrata-se pela CLT: anúncio, triagem, entrevistas, proposta. Num órgão público, a regra é o concurso público — prova, classificação, homologação e prazo de validade. E existe a contratação temporária, que é exceção.

São processos diferentes na regra e iguais no esqueleto: sempre há candidatos passando por etapas até sobrar quem será chamado. A tela monta esse esqueleto uma vez e mostra, de cada regime, só o que aquele regime tem.

A classificação do concurso não existe antes da homologação. Não é "ainda não publicada": é não existir como fato jurídico. Enquanto o ato não for registrado, a tela avisa que qualquer ordenação é provisória — e ela não deve ser publicada como classificação final.

Abrir um processo

Abra "Processo seletivo". Menu Recursos humanos → Processo seletivo.

Escolha a requisição. A lista só traz requisições aprovadas — o processo nasce de uma contratação autorizada, e é para isso que a requisição existe.

Escolha a forma de provimento. Concurso público, Seleção simplificada (temporária) ou Contratação CLT. Ela não muda depois: alterá-la deixaria etapas, edital e candidaturas respondendo a regras que ninguém escolheu para elas.

Se for concurso, informe o edital — sem ele não há concurso —, e, se quiser, a data de publicação, a validade em meses e se haverá cadastro de reserva. Nos outros dois regimes esses campos nem aparecem.

Informe o cargo, o nome do processo e o período de inscrição. Salve.

Definir as etapas

Selecione o processo e use o bloco Etapas. Não há conjunto fixo: etapas conforme o nível do cargo, então um cargo de motorista e um de procurador levam etapas diferentes.

Se todas as etapas ficarem sem essas marcas, reprovar não elimina. O candidato chega ao fim como aprovado, porque nada no processo disse o contrário. Diga se a etapa é eliminatória, quanto ela pesa e qual é a nota de corte. São os três campos que fazem o funil se comportar, e cada um decide uma coisa diferente:

Eliminatória — ser reprovado nela tira a pessoa do processo. Etapa não eliminatória reprovada deixa o candidato correndo.

Peso — entra no cálculo da nota final, que é a média ponderada. Peso vazio significa porteira, não nota: a etapa aprova ou reprova e não contribui para a classificação. Processo em que nenhuma etapa pesa não tem nota final nenhuma — e isso é honesto, porque não há o que somar.

Nota de corte — o piso da etapa.

Sem ao menos uma etapa, as inscrições não abrem. É o sistema recusando convidar candidato para um funil sem passos.

Registrar o desempate

Por que critérios e não uma frase. Frase não se aplica — ela explica a um humano o que o sistema não fez. Em recurso, o órgão precisa mostrar que a ordenação é reproduzível, e isso exige que a máquina a tenha produzido. Quem não tem o dado fica sempre por último, nos dois sentidos. Não ter data de nascimento registrada não é qualificação, e nunca ganha posição de ninguém. Idade normalmente é "menor primeiro". A Lei 10.741/2003 art. 27 favorece o candidato mais velho, e mais velho é data de nascimento menor. Já anos de experiência costuma ser "maior primeiro". Use o bloco "Desempate, na ordem". Escolha o sentido — menor primeiro ou maior primeiro — e acrescente o critério. O sentido vale para o critério que você acrescentar em seguida, e cada um entra no fim da fila, que é a ordem em que serão aplicados.

Conduzir e homologar

"Abrir inscrições" → "Encerrar inscrições" → "Encerrar o processo" acompanham o andamento.

Concurso homologado sem ninguém aprovado grava uma lista vazia, e isso é diferente de não ter gravado. O ato aconteceu, e o registro precisa dizer isso.

A homologação congela a lista. No instante do ato o sistema grava a classificação como ela está — colocação, nome e nota de cada um — e passa a mostrar a lista gravada em vez de recalcular. Isso importa porque os cadastros continuam vivos: a pessoa muda de nome, o prazo de guarda do candidato vence e o registro é anonimizado. Nada disso é erro, e todos mudariam uma lista que já foi publicada. Quando um recurso pedir a classificação anos depois, o que aparece é a que saiu.

"Registrar a homologação" (só no concurso) pede a autoridade homologadora e pratica o ato. A partir dele a classificação vira oficial e a validade começa a contar. Não tem volta — por isso é ação separada, e não um campo do formulário.

Triagem, parecer e classificação

Aberto o processo, começa o trabalho de verdade: filtrar quem se encaixa, avaliar cada um em cada etapa e registrar por quê. Em processo público isso não é burocracia — é o que sustenta a decisão se alguém recorrer.

Triar o banco de talentos

A triagem mostra quem atende e não inscreve ninguém. Você lê a lista e decide. Quem já está no processo, ou passou do prazo de guarda, fica de fora automaticamente. Com o processo selecionado, use o bloco "Triar o banco de talentos". Combine cidade, UF, formação, experiência e pretensão.

Marque quem deve entrar e use "Trazer os selecionados para o processo".

Se o filtro não trouxe alguém que você quer, marque assim mesmo e use "Trazer como inclusão manual". A candidatura passa a registrar que a inclusão foi manual — "por que essa pessoa está no processo" é pergunta de recurso, e a resposta honesta às vezes é "alguém decidiu".

Registrar parecer e nota

Clique na linha do candidato e preencha etapa, avaliador, nota e resultado.

Reprovação exige parecer. É o campo que sustenta a decisão se alguém recorrer, e o sistema recusa a reprovação sem ele.

Reprovar em etapa eliminatória elimina o candidato; em etapa não eliminatória, não. É o que a marcação de eliminatória, feita ao definir as etapas, quer dizer.

A nota final é composta pelos pesos, nunca digitada. Etapa sem peso não entra na média — ela é porteira, não nota.

Anexar documentos

Currículo, certificado, laudo, gravação de entrevista ficam presos à candidatura de quem se referem, e respeitam os limites de tamanho e tipo já configurados no sistema.

Ver a classificação

Provisória não é rótulo, é o estado. Em concurso público, enquanto não houver homologação, a ordenação pode ser lida e não pode ser publicada — e o botão de registrar a classificação só aparece depois do ato. O bloco "Classificação" mostra a ordem por nota, com o desempate aplicado na ordem definida.

"Registrar a classificação" grava a posição de cada candidato. Só existe quando a classificação é oficial.

Candidato interno e admissão

Por que o bloqueio é no começo e não na admissão. Barrar só no fim seria tarde: a equipe que vai perder a pessoa descobre quando as entrevistas acabaram e a decisão já está socialmente feita. Candidato que já é da casa aparece na lista como Interno, e enquanto o gestor atual não concordar a candidatura não avança — nem para receber parecer.

"Registrar a concordância do gestor" libera o candidato interno para seguir no processo.

Com a candidatura aprovada, use "Admitir como colaborador". O sistema cria a ficha levando o que a seleção já coletou — nome, documento, contato, data de nascimento, cidade, formação e experiência. Ninguém redigita.

Se a pessoa já é da casa, ela continua sendo a mesma pessoa. O sistema não cria ficha nova: encerra o vínculo anterior no dia anterior ao início do novo e abre o novo no cargo e na unidade que a requisição autorizou. O histórico fica.

Da ficha do colaborador dá para chegar ao processo que o selecionou, e do processo dá para chegar à ficha. Na ficha, o bloco "Admitido por processo seletivo" só aparece para quem entrou por seleção — e leva direto ao processo, já selecionado. No processo, o bloco "Admitido" leva à ficha. Os dois lados são de leitura: quem confere um recurso navega sem precisar de permissão para escrever.

Currículos vindos do site da organização

O edital pede que os currículos preenchidos no site do órgão cheguem ao banco de talentos sem ninguém redigitar. Repare no que isso é e no que não é: é uma importação — o site continua sendo do órgão, a página de vagas continua sendo do órgão, e o texto de consentimento que o cidadão lê é o do órgão. O ERP não hospeda nada disso. O que ele faz é responder ao site quais vagas estão abertas, e receber cada inscrição.

Quem conversa com o ERP é o site, não o candidato. O site apresenta uma credencial de integração própria, com autorização apenas para três coisas: listar as vagas divulgadas, entregar um currículo e consultar a situação de uma inscrição. Essa credencial não abre o banco de talentos. Se ela vazar, ninguém lê o cadastro de ninguém.

Divulgar uma vaga no site

Selecione o processo e use "Divulgar no site". Só a partir daí ele aparece na lista que o site consome. Divulgar é decisão de comunicação, separada do andamento: um processo pode correr aberto por dentro sem estar anunciado, e "Retirar do site" tira a vaga do ar sem cancelar o processo.

A vaga só aparece enquanto as inscrições estão abertas e dentro do prazo. Processo encerrado ou fora da janela some da lista, e uma inscrição endereçada a ele é recusada. A faixa acima dos botões diz em qual dos casos o processo está.

O que chega, e sob qual base legal

Cada inscrição cria o candidato no banco de talentos com base legal "a pessoa consentiu" e a data do consentimento, e abre a candidatura no processo. O prazo de guarda começa em dois anos — ponto de partida, não política: o analista pode encurtar no cadastro.

CPF inválido ou de enfeite não junta ninguém. Se o site mandar 000.000.000-00, um traço ou um "N/A", o sistema trata como "sem documento" e abre registro novo. Fundir pessoas diferentes num cadastro só porque o formulário mandou o mesmo texto seria pior que duplicar.

Quem já estava no banco não vira registro duplicado. O sistema reconhece a pessoa pelo CPF, e o cadastro que o analista já vinha usando não é sobrescrito pelo que veio do formulário — só o consentimento e o prazo de guarda são renovados, porque a pessoa acabou de consentir de novo.

O código é entregue uma vez, no primeiro envio. Se alguém enviar o formulário de novo com o CPF de outra pessoa, a resposta tem a mesma cara de sempre e o código que volta não abre nada. É proposital: saber o CPF de alguém não é prova de ser essa pessoa, e a porta não pode virar consulta de "fulano se candidatou aqui" nem de "como fulano está indo".

O candidato recebe um código para acompanhar a própria inscrição. Ele mostra apenas a situação — nunca nota, nunca parecer, nunca dado pessoal.

Quanto a seleção custou, e quanto tempo levou

Duas perguntas que a área de RH costuma não conseguir responder com número: quanto tempo leva para preencher uma vaga, e quanto custa preencher uma vaga. Sem número, discussão de orçamento vira discussão de percepção.

O tempo o sistema calcula sozinho — ele conhece o dia em que a seleção abriu e o dia em que a admissão foi praticada. O custo ele não tem como adivinhar: é você que informa.

Lançar o custo

Com o processo selecionado, use o bloco "Quanto esta seleção custou". Informe em que foi gasto, o valor, e o dia em que o dinheiro saiu — não o dia em que você está digitando. É essa data que o indicador usa para saber a que mês o gasto pertence; lançar com a data de hoje faz o número do mês passado mudar toda vez que alguém põe a papelada em dia.

Por que o sistema não obriga. Obrigar levaria você a escolher qualquer centro só para conseguir salvar — e alocação errada é pior que lacuna declarada, porque parece certa e ninguém adiante consegue perceber. O que o sistema recusa é centro que não existe, ou um centro de resultado: cobrar seleção num centro de resultado põe gasto onde a contabilidade espera receita.

O centro de custo pode ficar vazio. Nesse caso o custo entra como não alocado, e aparece destacado tanto na linha quanto no total acima da lista.

Onde os dois números aparecem

Não há painel próprio de recrutamento, e é de propósito. Os dois entram no catálogo de indicadores da organização, junto com os demais — com meta, farol e histórico, como qualquer outro. Procure por "Tempo médio para preencher uma vaga" e "Custo por contratação no período".

Seleção cancelada sai do tempo e fica no custo. Ela não produziu admissão nenhuma, então não tem duração para entrar na média; mas o dinheiro que consumiu foi gasto de verdade, e tirá-lo da conta esconderia justamente as tentativas que falharam — que são as que valem ser vistas.

Mês sem nenhuma admissão não é mês de contratação instantânea. O indicador de tempo mostra zero porque a coluna precisa de um número, mas a origem da apuração diz, em texto, que não houve admissão no período. Se o farol estiver verde, leia a origem antes de comemorar.

Gasto sem contratação no período aparece como o gasto. Não como zero e não como divisão por zero: um órgão que rodou o concurso em agosto e admite em setembro gastou em agosto, e é esse dinheiro que o gestor precisa ver.

Verificação

A requisição nasce como rascunho e recebe código RP-<ano>-<sequência>.

Requisição sem justificativa é recusada, e a mensagem explica que ela é o fundamento da exceção legal.

Requisição para zero vaga é recusada.

Enviada, a situação vira aguardando aprovação e ela aparece na caixa de aprovação.

Quem pediu não consegue aprovar a própria requisição — a caixa de aprovação recusa.

Aprovada por outra pessoa, a situação vira aprovada ao reabrir a tela.

Editar uma requisição aprovada a devolve para rascunho, e o aviso aparece antes de salvar.

O bloco Histórico desta requisição mostra cada alteração com o antes e o depois.

Candidato sem base legal, sem data de guarda, ou com data já vencida é recusado.

Candidato marcado como Já é da casa sem colaborador escolhido é recusado.

A busca por formação a partir de superior traz também quem tem pós, mestrado e doutorado.

Candidato com prazo vencido não aparece na busca nem na lista.

Depois de Apagar os dados pessoais, o nome vira um código, documento e contato somem, e o cadastro deixa de aceitar edição.

Processo aberto em qualquer um dos três regimes usa as mesmas etapas e o mesmo desempate.

Concurso sem edital é recusado; nos outros dois regimes o campo de edital não aparece.

Concurso não homologado mostra o aviso de classificação provisória; homologado, mostra oficial com a data.

Homologar duas vezes é recusado, e homologar um processo CLT também.

Processo sem etapas não abre inscrições.

A triagem devolve quem atende e não cria candidatura.

Candidato já inscrito não aparece de novo na triagem.

Inclusão manual fica marcada como tal na lista.

Reprovação sem parecer é recusada.

Reprovar em etapa eliminatória move o candidato para eliminado; em etapa comum, não.

A nota final respeita os pesos: 80 com peso 3 e 40 com peso 1 dá 70.

Concurso não homologado mostra a classificação como provisória, e registrar é recusado.

Candidato interno sem concordância do gestor não recebe parecer — a recusa diz o que falta.

Admitir um aprovado externo cria a ficha com nome, documento, contato, nascimento, cidade, formação e experiência vindos da candidatura.

Admitir um aprovado que já é da casa não cria pessoa nova, e o vínculo anterior fica encerrado com data.

Admitir alguém que não foi aprovado é recusado.

Candidato sem documento não vira colaborador.

Erros comuns

"Preenchi tudo e o botão Salvar continua desabilitado." Cargo, unidade e solicitante são escolhas de lista — se alguma ficou em "Selecione…", o botão não habilita.

"Editei a requisição aprovada e ela voltou para rascunho." É o comportamento correto, e o aviso amarelo diz isso antes de salvar. A autorização foi dada para um efetivo, um cargo e um custo; levá-la para outro conteúdo faria a aprovação dizer o que ninguém aprovou. Envie de novo.

"Aprovei a requisição e o sistema recusou." Quem pede não autoriza. Peça a decisão a quem tem a alçada — a mesma regra que já vale para compras e pedidos.

"A lista está vazia." Se o que apareceu foi um aviso de falta de acesso, e não a mensagem de lista vazia, o problema é de permissão: a tela é da alçada de quem responde pela estrutura da unidade.

"Não consigo mais editar." Requisição preenchida ou retirada está encerrada. Abra uma nova.

"O candidato que cadastrei sumiu." Confira a data de guarda. Vencido o prazo, ele sai da busca e da lista — e a varredura da madrugada apaga os dados pessoais. Não há como restaurar.

"O sistema recusou o cadastro dizendo que o documento já está em uso." Duas fichas para a mesma pessoa significariam dois prazos de guarda e dois consentimentos, e responder "o que vocês têm sobre mim" por qualquer uma delas seria responder errado.

"Sou o encarregado de proteção de dados e não consigo editar o candidato." É o desenho: o encarregado lê o banco inteiro e não altera nem apaga. Quem mantém o cadastro é o RH.

"A requisição que eu queria não aparece ao abrir o processo." A lista só traz as aprovadas. Se a sua está em rascunho ou aguardando, o processo ainda não pode nascer dela.

"Escolhi o regime errado e não consigo trocar." É proposital. Encerre ou cancele o processo e abra outro: trocar o regime deixaria as etapas e o edital pendurados em regras que não são as deles.

"Homologuei e agora quero desfazer." Não é possível. A homologação é ato formal, e a validade do concurso é contada a partir da data dela.

"A triagem não trouxe um candidato que eu sei que existe." Três motivos possíveis, nessa ordem: ele já está no processo, o prazo de guarda dele venceu, ou ele não atende a um dos filtros. O filtro de formação é "aquele nível ou acima".

"O sistema não deixa reprovar." Falta o parecer. É o único campo que a reprovação exige, e é o que sustenta a decisão num recurso.

"A nota final ficou vazia." Nenhuma etapa do processo tem peso. Etapa sem peso é porteira, não nota — e responder zero jogaria todo mundo para o fim de uma classificação que ninguém disputou.

"Não consigo registrar a classificação." Em concurso público ela é provisória até a homologação. Registre a homologação primeiro.

"O candidato interno não aceita parecer." Falta a concordância do gestor atual. É proposital, e é o que impede uma equipe de descobrir que perdeu alguém depois da mudança feita.

"Admiti e não apareceu colaborador novo." Se a pessoa já era da casa, é isso mesmo: ela continua a mesma, com o vínculo anterior encerrado e o novo aberto. Duas fichas para a mesma pessoa seriam duas histórias funcionais.

"O sistema não deixa admitir por falta de documento." O banco de talentos aceita candidato sem CPF — a captação pública registra a pessoa antes de qualificá-la —, mas ficha de colaborador não. Complete o cadastro antes.