Recursos Adicionais
Gerenciamento de Contrato
Administrar os contratos
A administração dos contratos é utilizada com o objetivo de gerenciar os contratos já cadastrados no sistema. Este processo permite verificar, adicionar e excluir serviços, além de dispor de vínculos para a criação de OS, de fatura e notificação.
É necessário o cadastro prévio do grupo, dos contratos, dos serviços, do modelo de e-mail. Também é imprescindível o cadastro do acordo de nível de serviço (geral).
Para criar uma ordem de serviço, é necessário que o usuário tenha permissão para abertura de OS e cadastrar o serviço do tipo "Ordem de Serviço", vincular o serviço ao contrato, vincular o acordo de nível de serviço do tipo "OS - Resultados Esperados" ao serviço. Do mesmo modo, é imperativo registrar as atividades, com os seus respectivos valores, sendo um custo total ou calculado por fórmula, do serviço do contrato. Todas estas ações serão explanadas ao longo deste artigo.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Adicionar Serviço ao Contrato";
- Preencher os campos necessários. Para vincular um fluxo de serviço, clicar no ícone “+” do fluxo e selecionar o fluxo desejado e clicar em "Gravar".
- Após preencher os campos, clicar em "Gravar" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Adicionar VÁRIOS Serviços ao Contrato";
- Preencher os campos necessários. Para vincular um fluxo de serviço, clicar no ícone “+” do fluxo, selecionar o fluxo desejado e clicar em "Gravar".
- Após preencher os campos, clicar em "Gravar" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Serão apresentados todos os serviços que estão vinculados ao contrato. Caso queira buscar um serviço específico, informar o nome dele no campo Pesquisa Serviços Contrato e clicar em "Pesquisar".
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato", pesquisar o serviço desejado e em seguida no ícone “Editar o serviço” do serviço que deseja editar;
- Alterar os dados conforme a necessidade e clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Acordos de Nível de Serviço” do serviço desejado. Clicar no botão "Criar acordo específico" para este serviço que será apresentado;
- Clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Há duas formas de vincular o SLA global ao Serviço do Contrato, sendo:
Primeira forma:
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida "Gerenciar SLAs Globais";
- Selecionar o acordo de nível de serviço que deseja vincular ao Serviço do Contrato. Ao selecionar este acordo, será exibida uma lista de Serviços do Contrato;
- Selecionar os serviços desejados e clicar no botão "Gravar" para vincular o SLA com os serviços.
Segunda forma:
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Acordos de Nível de Serviço” do serviço desejado. Clicar no botão "Vincular Acordo" e preencher os campos necessários;
- Clicar em "Gravar" para efetuar a operação;
- Após efetuar o vínculo do acordo de nível de serviço ao serviço, clicar no botão "Habilita" para que o SLA seja habilitado.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Atividades do Serviço” do serviço desejado;
- Apertar o botão "Adicionar Nova Atividade";
- Clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Desempenho do Contrato";
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Serviços do Contrato", selecione o serviço a ser excluído. Depois, apertar no botão "Remover Serviço(s) do Contrato";
- Apertar em "OK" para confirmar a exclusão;
Ordem de Serviço é um documento que irá fornecer a permissão de execução relativa a algum serviço.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e em seguida no botão "Criar ordem de Serviço";
- Preencher os campos necessários.
- Clicar no botão "Gravar Dados" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e utilizar os botões contidos na barra (todas, em criação, solicitada, autorizada, aprovadas, em execução, executada e canceladas) para verificar as ordens de serviço por situação. Também poderá buscar as ordens de serviço por período;
- Ao lado de cada registro de Ordem de Serviço, serão exibidos ícones que possibilitarão a edição da OS, impressão da OS e RA (relatório de atividade), geração de RA e execução da OS.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e pesquisar a ordem de serviço desejada;
- Apertar no ícone “Editar a OS” da OS que deseja editar;
- Alterar os dados conforme a necessidade e clicar no botão "Gravar" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e pesquisar a ordem de serviço desejada;
- Apertar no ícone “Imprimir a OS” para gerar o relatório da OS em formato PDF para impressão;
- Apertar no ícone “Imprimir a OS” para gerar o relatório da OS em formato Excel para impressão.
O R.A (Relatório de Atividades) serve para comprovar que o serviço foi entregue.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço" e em seguida na guia Aprovadas;
- Apertar no ícone “Gerar R.A” da OS aprovada e preencher os campos necessários;
- Pressionar o botão "Gravar" para efetuar a operação.
Somente as Ordens de Serviço que foram geradas R.A (Relatório de atividades) podem ser executadas.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Ordens de Serviço". Após gerar o R.A da OS, pressione a guia "Em execução";
- Apertar o ícone “Expandir OS” da OS para expandir a área e exibir os relatórios de atividade da OS.
- Pressionar o ícone “Executar OS” da OS desejada e mudar a situação da mesma para Executada e clicar no botão "Gravar dados" para efetuar a operação.
- Após executar a OS, poderá gerar uma fatura para a mesma.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Faturas" e em seguida no botão "Criar Fatura";
- Preencher os campos necessários. É possível vincular a OS à fatura ao clicar no botão "Adicionar OS", selecionar a OS já executada e, depois, clicar em "Associar" para efetuar a adição;
- Clicar em "Gravar" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Faturas" e utilizar os botões contidos na barra (todas, em criação, solicitada, autorizada, aguardando aprovação e aprovadas) para verificar as faturas por situação. Também poderá buscar as faturas por período;
- Ao lado de cada registro de Ordem de Serviço, serão exibidos ícones que possibilitarão a edição da fatura (em criação), impressão da fatura tanto no formato PDF como no formato Excel e apontamento da situação para fatura;
Somente as faturas que estão "na criação" podem ser editadas.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo o contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Faturas" e em seguida no ícone “Editar a Fatura” da fatura que deseja editar. Alterar os dados conforme a necessidade e apertar o botão "Gravar" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Fatura" e pesquisar a fatura desejada;
- Apertar no ícone “Imprimir a Fatura” para gerar o relatório da fatura em formato PDF para impressão;
- Apertar no ícone “Imprimir a Fatura” para gerar o relatório da fatura em formato Excel para impressão.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Fatura" e pesquisar a fatura desejada;
- Apertar no ícone “Apontar situação para a Fatura” da fatura que deseja apontar uma situação.
- Alterar a situação e clicar em "Atualizar Situação da Fatura" para efetuar a operação.
- Acessar a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
- Clicar sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clicar no botão "Pesquisar";
- Clicar na aba "Notificações" e em seguida no botão "Adicionar Notificação";
- Preencher os campos necessários. Lembrar que é possível adicionar um usuário ou grupo ao apertar no ícone disponível e pesquisar e vincular o item desejado;
- Pressionar o botão "Gravar" para efetuar a operação.