Fiscal — entrada

Fiscal — entrada (nota de compra / NF-e recebida)

Pré-requisitos: Cadastro fiscal próprio01 — Cadastro fiscal (empresa e estabelecimento ativos, CRT correto) e Compras06 — Compras (um pedido de compra e um recebimento de mercadoria com o fornecedor que vai lhe mandar a nota).

Introdução

Quando um fornecedor entrega mercadoria, ele também envia a nota fiscal de saída dele — que, do seu lado, é a nota de entrada. Esta página mostra como recepcionar essa nota no ERP, conferi-la contra o pedido e o recebimento (a chamada conferência de três vias), aprovar e deixar o sistema gerar sozinho a conta a pagar para o fornecedor. É o passo que fecha o ciclo de compra: sem a nota de entrada lançada e aprovada, o financeiro não tem o pagável e o fiscal não tem o registro de entrada do período.

O operador típico é o assistente fiscal ou de contas a pagar, que recebe a NF-e do fornecedor (por e-mail em XML, por chave de acesso ou digitando os dados) e precisa garantir três coisas: que a nota bate com o que foi pedido e recebido, que as retenções de tributos federais foram calculadas quando cabem, e que o pagamento ao fornecedor entra na fila com o valor e vencimento certos. As regras de alíquota e CFOP usadas na conferência vêm do cadastro de regras fiscais por produto (Cadastro fiscal próprioseção 01), então vale conferi-lo antes de operar em volume.

Passo a passo

Abrir a lista de notas de entrada

Abra "Compras → Notas de entrada". A tela lista as notas já lançadas, com número, pedido de origem, total e situação (Aprovada, entre outras). No topo há a busca por número e o botão "Nova nota".

Lançar a nota do fornecedor

Clique em "Nova nota". Você informa o pedido de compra que originou a entrega (ex.: PC-000001) e os dados da nota do fornecedor: número, chave de acesso (os 44 dígitos da NF-e, quando houver), data de emissão, vencimento e valor total (ex.: R$ 4.000,00). Quando você tem o arquivo XML da NF-e enviado pelo fornecedor, os campos podem ser preenchidos a partir dele; quando não há XML (compra avulsa ou nota de serviço), digite manualmente.

Vincule o fornecedor. A nota fica amarrada ao Fornecedor Exemplo Ltda (ou ao parceiro correspondente do pedido). Salve.

Trazer a NF-e importada para compras, sem digitar de novo

Quando o fornecedor manda o XML, o caminho curto é Fiscal → Importar documentos eletrônicos: importe o XML e, na linha do documento, clique em "Trazer para compras". Você informa só o vencimento — número, chave de acesso, emitente, itens e total vêm do próprio documento.

O pedido de compra também vem do documento, quando o fornecedor o declarou. O leiaute da NF-e reserva, em cada item, o campo do número do pedido de compra do comprador (a tag xPed), preenchido pelo fornecedor a partir do pedido que você enviou. A tela mostra, antes de você confirmar, os pedidos que a nota declara — e é por eles que cada linha da nota é ligada ao item do pedido correspondente.

Três coisas que valem saber, porque não são óbvias:

Uma nota pode cobrir mais de um pedido. Como o campo é por item, o fornecedor pode juntar numa remessa só o que foi comprado em duas ocasiões. Cada linha guarda o seu pedido; o cabeçalho fica com o predominante.

Quando o fornecedor não declara o pedido, a tela pede que você informe qual é — e aí o casamento dos itens volta a ser feito pela descrição, como na entrada manual.

O sistema não escolhe por você quando fica em dúvida. Se o número declarado corresponde a mais de um pedido do mesmo fornecedor, a linha fica sem vínculo e aparece como divergência para você resolver, em vez de o sistema chutar um dos dois.

Conferir contra pedido e recebimento (conferência de três vias)

Abra a ficha da nota clicando na linha da lista. A ficha traz o cabeçalho — número, chave de acesso, pedido, fornecedor, emissão, vencimento, total e situação — e, logo abaixo, o quadro Divergências.

A conferência usa o recebimento registrado em Compras → Recebimentos (Comprasseção 06). Se você ainda não lançou o recebimento do pedido, faça-o antes — sem ele não há a "terceira via" para comparar.

Leia o quadro "Divergências". O sistema compara três documentos — o pedido (o que foi combinado), o recebimento (o que chegou fisicamente ao almoxarifado) e a nota (o que o fornecedor está cobrando). Quando os três batem em quantidade e valor, aparece "Sem divergências" e a nota pode ser aprovada com segurança. Se houver diferença (quantidade recebida menor que a faturada, preço acima do pedido etc.), a divergência é listada aqui para você decidir se aceita ou rejeita.

Calcular retenções de tributos federais

Use "Calcular retenções" (botão no topo direito da ficha). Para notas de serviço ou de fornecedores sujeitos a retenção, o sistema apura os tributos federais retidos na fonte (PIS/Cofins/CSLL e IRRF, conforme a regra do fornecedor e do valor). O valor retido é abatido do que você paga ao fornecedor e fica registrado para as obrigações acessórias do mês (ver "Obrigações acessórias" adiante). Em notas comuns de mercadoria sem retenção, o resultado é zero e nada muda no pagável.

Aprovar e gerar a conta a pagar

A nota de entrada exige uma categoria financeira para gerar o pagável — é ela que classifica a despesa no financeiro. Se o sistema pedir e você não tiver, cadastre em Cadastros → Categorias financeiras (Financeiro — cadastros de apoioseção 03) antes de aprovar.

Aprove a nota. Com a conferência limpa (ou com as divergências aceitas dentro da sua alçada), a situação passa a Aprovada. A autoridade para lançar e aprovar é resolvida pelo cargo (via lotação): um usuário sem cargo definido — inclusive um administrador de plataforma — é barrado (fail-closed). A aprovação dispara automaticamente:

A conta a pagar ao fornecedor, com o valor da nota (líquido de retenções, quando houver) e o vencimento informado. Ela passa a aparecer em Financeiro → Documentos (Financeiro — cadastros de apoioseção 03).

O lançamento contábil de mercadoria/serviço e dos tributos a recuperar ou retidos, conforme o plano de contas.

O registro de entrada para a apuração fiscal do período.

Conferir as parametrizações fiscais que a entrada usa

Revise "Cadastros → Regras fiscais por produto" quando as alíquotas ou o CFOP da entrada não baterem com o esperado. Essa tela define alíquotas e CFOP por combinação de produto, regime tributário e UFs de origem/destino — a mesma base usada para calcular os tributos da nota. Cada regra mostra o escopo (ex.: filtro por NCM), a operação, as UFs, o CFOP e os percentuais de ICMS, IPI, PIS e Cofins.

Escriturar e apurar (obrigações acessórias)

Não há passo manual de escrituração — ao aprovar, a nota entra automaticamente no registro de entradas do período. As retenções calculadas no passo 6 alimentam as obrigações acessórias federais (EFD-Reinf e DCTFWeb), geradas em Fiscal → EFD-Reinf / DCTFWeb por estabelecimento e período. Ali você fecha o mês e emite os arquivos/guias correspondentes.

Lance as retenções IRRF-PF avulsas antes de gerar o lote. Em Fiscal → EFD-Reinf, abaixo dos lotes, o card "Retenções IRRF-PF avulsas" recebe as retenções sobre pagamento a pessoa física fora da folha — um serviço pontual, um aluguel, um honorário. Elas alimentam o lote do período selecionado acima; um lote gerado sem elas sai incompleto.

Escolha o estabelecimento primeiro. A retenção precisa nomear o emitente que a pagou; sem ele os botões ficam travados.

Uma a uma: informe CPF do beneficiário, natureza do rendimento, valor bruto, imposto retido e data do pagamento.

Ou por arquivo: envie um CSV com as colunas cpfBenef, natRend, vlrRendBruto, vlrIr, dtPgto (e observ opcional), com linha de cabeçalho. O sistema informa quantas linhas gravou — é assim que você distingue um arquivo lido inteiro de um em que a leitura parou no meio.

Não há listagem do que foi lançado: estas retenções são insumo do lote, não um cadastro. O que confirma o lançamento é o próprio aviso da tela e, depois, o lote gerado.

A armadilha: um evento que você transmitiu e não marcou aqui continua entrando nas conferências como pendente. Na virada do mês isso aparece como obrigação em aberto que, na Receita, já está cumprida — e a divergência é descoberta tarde, quando alguém compara os dois lados.

Depois de transmitir, volte e diga o que aconteceu. Gerar e baixar o pacote é metade do trabalho: quem transmite ao fisco é você, no portal da Receita, e o ERP só sabe o desfecho se alguém contar. Na lista de lotes, clique em Ver eventos para abrir os eventos daquele lote.

Evento aceito: informe o nº do recibo que a Receita devolveu e clique em Marcar transmitido. Sem isso o evento fica Pendente para sempre, e o mês nunca fecha de verdade — o pacote foi entregue, mas o sistema continua achando que não.

Evento rejeitado ou com valor errado: clique em Abrir retificação no evento já transmitido. O sistema cria o evento retificador amarrado ao recibo original, que é o que a EFD-Reinf exige — retificar não é gerar o lote de novo.

O recibo é por evento, não por lote. A Receita responde evento a evento, e um lote pode ter parte aceita e parte rejeitada. Por isso a marcação é feita linha a linha.

Verificação

Você sabe que funcionou quando:

A nota aparece na lista de Notas de entrada com a situação Aprovada e o pedido de origem vinculado (ex.: PC-000001).

O quadro Divergências da ficha mostra "Sem divergências" (ou as divergências aceitas estão registradas).

Existe uma conta a pagar para o fornecedor em Financeiro → Documentos, com o valor da nota e o vencimento informado.

O estoque do produto subiu na quantidade do recebimento vinculado (Estoqueseção 07).

Quando havia retenção, o valor retido aparece calculado e o pagável saiu líquido.

Erros comuns

Nota sem pedido para casar — o fornecedor mandou a nota sem pedido prévio (compra avulsa). Lance a nota informando os dados manualmente; sem o pedido não há conferência de três vias, mas o pagável ainda é gerado ao aprovar.

Divergência de quantidade ou valor — o recebimento registrou menos do que a nota fatura, ou o preço veio acima do pedido. O quadro Divergências aponta a diferença; ajuste o recebimento (Comprasseção 06) ou trate a diferença com o fornecedor antes de aprovar.

"Sem categoria financeira" — a nota não consegue gerar o pagável porque falta a categoria que classifica a despesa. Cadastre a categoria (Financeiro — cadastros de apoioseção 03) e tente aprovar de novo.

"Sem autorização" — lançar e aprovar a nota de entrada exige um usuário com cargo que dê a autoridade (perfil de compras/fiscal, via lotação). Um usuário sem cargo — mesmo administrador de plataforma — recebe "Sem autorização" por padrão (o sistema falha fechado). Troque para a persona com o cargo adequado.

Nota duplicada — a mesma chave de acesso já foi lançada. Procure na busca da lista antes de criar uma nova.