A administração é o posto de controle do tenant: define quem pode entrar (usuários e papéis de login), qual a estrutura organizacional (empregados, cargos, lotação) que sustenta a autoridade, até que valor cada cargo pode aprovar/cancelar/transmitir (a alçada), a delegação dessa autoridade quando o titular se ausenta, e as travas de segurança da plataforma — sessões ativas, faixas de IP, trilha de auditoria e chaves de integração. Cobre ainda a conformidade com a LGPD (incidentes de dados, direitos do titular, consentimentos de campanha) e a plataforma de notificações (modelos, preferências e reprocessamento de e-mails que falharam).

O usuário é apenas a credencial de login — quem autentica a pessoa e carrega os papéis de acesso. A autoridade de aprovação vem depois, pelo cargo.

A alçada é do cargo, não do usuário. Antes de criar regras de alçada, cadastre os cargos da organização e a cadeia de chefia por onde os valores sobem.

A alçada diz o que quem ocupa o cargo pode fazer; o perfil diz o que se espera dele. É esse perfil que o processo seletivo usa para triar candidato, a avaliação de desempenho para pontuar, e o plano de desenvolvimento para apontar lacuna.

5a. Cadastre as competências da organização. Menu Recursos humanos → Competências. Informe código (único), nome, natureza (técnica ou comportamental), descrição e o teto da escala — o nível máximo em que aquela competência pode ser avaliada.

O teto vive na competência, não numa configuração global, porque cada uma é medida na sua própria escala. Um cargo não pode exigir nível acima dele: a tentativa é recusada informando qual é o teto válido.

Competência não é apagada, apenas inativada — apagar levaria o histórico de avaliação junto. A tela guarda histórico de alterações: quem mudou, quando e de quê para quê.

5b. Descreva o perfil do cargo. Na tela de Cargos, selecione um cargo no organograma. Abaixo da alçada aparece o bloco "O que este cargo exige". Use Adicionar competência, escolha a competência, o nível exigido e se ela é obrigatória. O nível é editável direto na lista.

5c. Copie o perfil de um cargo irmão. No mesmo bloco, escolha um cargo em "Copiar perfil de" e clique em Pré-visualizar cópia. O sistema mostra um rascunho com as competências e os níveis do cargo de origem, deixando de fora as que este cargo já exige — nada é gravado até você confirmar. Revise, ajuste o que for diferente e confirme.

5d. Registre as certificações que o cargo exige. Ainda na tela de Cargos, abaixo das competências fica o bloco "Certificações que este cargo exige". Clique em Adicionar certificação e informe o nome (ex.: "CNH categoria D"), o órgão emissor quando houver, e a validade em meses.

5e. Descreva as funções que compõem o cargo. No bloco "Funções que compõem este cargo", use Acrescentar função e escreva uma atribuição por linha. Reordene com as setas ↑ e ↓ e remova com a lixeira.

Função não é competência: competência é o que a pessoa precisa saber, função é o que ela precisa fazer. É a lista de atribuições que se publica num edital de concurso e que orienta a conversa de avaliação.

A faixa é o intervalo que a organização considera adequado para o cargo, por nível. É contra ela que um reajuste ou uma promoção é medido — sem faixa, cada decisão salarial vira uma negociação isolada.

6a. Abra "Faixas salariais" e escolha o cargo. A lista mostra as faixas já cadastradas, com nível, mínimo, ponto médio, máximo e a vigência de cada uma.

6b. Cadastre uma faixa. Clique em Nova faixa e informe o nível (ex.: "Sênior"), o mínimo, o máximo, opcionalmente o ponto médio, e a data em que passa a valer. O sistema recusa mínimo maior que o máximo, e ponto médio fora do intervalo, dizendo quais números estão em conflito.

6c. Consulte qual faixa valia numa data. No bloco "Qual faixa valia numa data", informe o nível e a data — em branco significa hoje. É o que responde "contra qual intervalo esta promoção de dois anos atrás foi avaliada".

6d. Veja o histórico. Selecione uma faixa na lista: abaixo aparece o histórico de alterações, com autor, data e os valores antes e depois. Faixa salarial é a primeira coisa que uma auditoria pergunta.

Neste produto o cargo é a cadeira do organograma. Cinco cadeiras de "Analista de Compras Pleno" são cinco cargos, cada um com o seu perfil e a sua faixa — e no dia do reajuste três são atualizadas e duas ficam para trás, porque ninguém sabia que existiam. O problema não aparece no dia seguinte: aparece meses depois, quando duas pessoas no mesmo cargo descobrem que estão em faixas diferentes.

Esta tela é a rede que torna isso administrável.

6e. Abra "Divergências entre cargos" no menu Recursos humanos. O sistema agrupa os cargos ativos pelo nome — ignorando maiúsculas e espaços a mais, porque "Analista de Compras Pleno" e "analista de compras pleno" são o mesmo cargo na intenção de quem cadastrou — e compara, em cada grupo, as competências exigidas com os seus níveis e a faixa vigente.

6f. Leia o apontamento. Cada grupo divergente mostra em quê os cargos se afastaram — competências diferentes, faixa diferente, ou as duas — e lista cada cadeira com o que ela exige e o que paga hoje.

6g. Corrija, ou registre que a diferença é intencional. Dois cargos de mesmo nome podem legitimamente diferir. Clique em "Esta diferença é intencional" e escreva o motivo — o motivo é obrigatório, porque aceite sem justificativa não se distingue de alguém apagando um aviso para ele sumir.

O empregado é a base da estrutura: dele dependem a lotação (onde trabalha e em que cargo), os centros de custo autorizados e a alçada (que vem do cargo).

7-A. Dados declaratórios. Na ficha do empregado, no cartão "Dados declaratórios", registre o que o governo pede no evento de admissão e que não cabe no cadastro básico: nome social, data de nascimento, PIS/NIS, CTPS (número, série e UF), raça/cor, estado civil e o bloco de deficiência.

7-B. Dependentes. No cartão "Dependentes", cadastre filhos, cônjuge e demais dependentes com nome, tipo (Tabela 07 do eSocial), data de nascimento e documento. Depois, pelo botão "Registrar direito" de cada linha, informe qual direito aquele dependente carrega e desde quando.

7-C. Foto. No cartão "Foto", use "Enviar foto" para escolher a imagem. Trocar por outra é o mesmo botão, agora escrito "Trocar"; "Remover" deixa a pessoa sem foto.

Registrar uma lotação para o mês que vem não tira a pessoa da lotação de hoje. A anterior é encerrada na véspera do início da nova, e continua sendo a lotação vigente até lá — é dela que saem o cargo, o departamento, o teto de alçada e os centros de custo que a pessoa pode apropriar. Agendar uma promoção com antecedência é operação normal e não deixa ninguém sem lotação no intervalo.

A coluna "Primária" tem três leituras, e a do meio costuma assustar. Primária é a que vale hoje. Primária a partir de <data> é uma lotação que você marcou como primária e que ainda não começou — o caso normal de quem registra uma promoção com antecedência; a marcação pegou, ela só entra em vigor na data. E — é uma lotação não primária, ou uma já encerrada.

A mesma área e o mesmo cargo, duas vezes no mesmo período, é recusado. A recusa nomeia a lotação que já cobre aquelas datas. Duas lotações sobrepostas contam a mesma pessoa duas vezes em tudo que é apurado por unidade — população de benefício, rateio de custo —, e o número sai plausível.

O motivo é obrigatório e vai para a trilha de vida funcional. Vale a mesma regra do cadastro trabalhista: o sistema sabe o quê (comparando antes e depois), quando e quem; o por quê não está em campo nenhum e é a primeira coisa que um auditor procura. Escreva "reestruturação da diretoria", "pedido do próprio empregado", "assumiu a coordenação da equipe" — não "mudança de lotação", que a espécie já diz.

"O que é esta mudança" é declaração, não dedução — e é por isso que é um campo. As opções são Mudança de lotação e Promoção. O sistema não adivinha: mover alguém de área e promover alguém mexem exatamente nos mesmos dois campos (departamento e cargo), e a diferença não está no dado — está no que a organização decidiu. Como o lançamento na trilha não se edita nem se apaga, uma dedução errada ficaria gravada para sempre. Uma promoção que também mexe no salário produz dois lançamentos, um aqui e outro no cartão de remuneração do contrato, e isso é o comportamento certo: as duas datas de efeito nem sempre coincidem.

Atribuir o vínculo por essa porta deixa rastro, como qualquer correção de passado: entra uma Mudança de lotação na trilha de movimentação, com o motivo que você escreveu. Até esta data não deixava — a correção não gravava o vínculo, e a inscrição na trilha dependia justamente dele.

Lotações antigas aparecem como "Registrada antes de existir vínculo" — são as linhas gravadas antes de o contrato de trabalho existir no sistema, e elas continuam valendo. Desde 2026-08-06 dá para atribuir o vínculo a elas, pelo botão Corrigir lotação passada da própria linha (passo 10): escolha o vínculo, escreva o motivo e salve. O sistema preenche um vínculo que estava vazio e recusa trocar um que já esteja preenchido — trocar moveria um trecho da vida funcional de um vínculo para outro, e a trilha já escrita contra o anterior continuaria apontando para ele. Para esse caso, encerre a lotação e registre outra no vínculo certo.

O vínculo vem primeiro, e é campo novo. A lotação diz onde a pessoa trabalha; o contrato de trabalho diz por qual empresa. Quem tem dois vínculos no grupo — dois contratos simultâneos, ou o vínculo novo depois de uma sucessão — tem duas vidas funcionais, e uma lotação que nomeasse só a pessoa não diria qual das duas está descrevendo. Se a lista de vínculos vier vazia é porque a pessoa ainda não tem contrato: cadastre-o em Recursos humanos → Contratos de trabalho (ver 23 — Cadastro trabalhista) e volte.

Lotação. Na ficha do empregado, no bloco Lotação, registre o vínculo + departamento + cargo + centro de custo padrão + vigência (início e, quando o vínculo terminar, fim), mais o que é a mudança e por quê. Marque primária a lotação que vale por padrão — ao registrar uma nova primária, a anterior é encerrada automaticamente como primária. O histórico de lotação fica guardado. É a lotação vigente (primária, início ≤ hoje, sem fim) que define o cargo (e a alçada) e o centro de custo padrão do empregado.

E há um terceiro caso, que não trava mas também não passa calado: quando não existe folha nenhuma para a competência tocada, o sistema não tem como afirmar que ela está aberta. A recusa aí é diferente da anterior e diz o que falta — porque mandar o operador "retificar a folha" quando não há folha a retificar é um beco sem saída. Nesta entrega, enquanto a apuração nativa não existir e a organização não importar lote, toda correção retroativa cai nesse caso.

Por que é uma porta estreita. Lotar gente daqui pra frente é trabalho do dia a dia e não deve virar cerimônia. Reescrever um mês que já foi encerrado, pago e declarado é outro ato: a lotação é o que o rateio de custo e o encargo da folha leem para decidir qual departamento pagou por aquela pessoa. Mudá-la muda números que já foram reportados.

Corrigir uma lotação já encerrada. Linhas encerradas trazem o botão Corrigir lotação passada, e ele é diferente de todos os outros desta página:

A alçada de Aprovar documento já apareceu na página Financeiro — títulos (contas a pagar e a receber)4. A tela de alçadas cobre todas as operações sensíveis do sistema.

⚠️ Restringir uma regra não cria restrição onde não havia. Operação sem nenhuma regra ativa continua liberada a qualquer usuário autenticado (é o que o painel do passo 12 lista). E quem tem o cargo mas está lotado fora da unidade da regra simplesmente não é alcançado por ela — se não houver outra regra que o alcance, a operação lhe é negada.

Nova regra. Escolha operação + cargo + teto opcional. O campo de cargo é um seletor dos cargos cadastrados (tela "Cargos"): o usuário é autorizado quando o cargo dele (resolvido pela lotação primária vigente) casa com a regra, respeitando o teto. O campo de centro de custo aparece apenas para "Aprovar requisição" — a dimensão da despesa. Quando o valor excede o teto do cargo, o sistema escala automaticamente para o cargo-chefe até encontrar um que cubra (visível na tela "Cargos").Unidade organizacional (opcional). O mesmo cargo costuma existir em várias unidades — há "Comprador" na superintendência e "Comprador" na gerência. Deixar o campo em "Todas as unidades (geral)" concede a autoridade ao cargo em todo o órgão, que é como toda regra já cadastrada funciona. Escolher uma unidade restringe a regra a quem está lotado nela — e, por herança, a quem está lotado nas unidades abaixo dela: uma regra na superintendência alcança as gerências subordinadas, não o contrário.

Nem toda alçada é exercida na tela do documento. Algumas operações não têm dono: quem decide é a própria autoridade aprovadora, não o documento. Elas caem numa fila separada — veja "Decidir solicitações de aprovação", ao fim desta página.

Salve. A regra vale imediatamente e passa a aparecer na lista, com busca por cargo funcionando.

Além da alçada geral por cargo, o módulo de vendas tem uma tela própria para encaminhar ao papel certo uma venda que ficou retida — seja porque o cliente está inadimplente, seja porque o desconto passou do limite do vendedor. Em vez de decidir caso a caso quem pode liberar, você monta faixas por valor (ou por percentual de desconto) e liga cada faixa a um papel aprovador: uma venda que caia dentro de uma faixa vai para a fila de aprovação daquele papel.

Abra Administração → Alçadas de aprovação de vendas. A lista traz as faixas já cadastradas, com o escopo, o nível, o intervalo e o papel que aprova. Em Nova faixa, escolha primeiro o escopo em Aplica-se a: Venda a cliente inadimplente (valor) roteia pelo valor da operação com um cliente em atraso; Alçada de desconto (%) roteia pelo percentual de desconto concedido. Informe o Nível (inteiro ≥ 1 — use níveis crescentes quando houver mais de uma faixa no mesmo escopo) e o intervalo que aciona a faixa: Valor mínimo e Valor máximo (opcional) no escopo de inadimplência, ou Desconto mínimo (%) e Desconto máximo % (opcional) (0 a 100) no de desconto — deixe o máximo em branco para "sem teto". Por fim, escolha o Papel aprovador, a operação que autoriza a liberação (ex.: Aprovar venda): é o papel de quem vai decidir. Salve — a faixa vale de imediato; edite ou remova pelos ícones na linha.

A partir daí, uma venda cujo valor (ou desconto) caia dentro do intervalo é retida e encaminhada ao papel aprovador da faixa; a decisão acontece em Vendas → Aprovações (Vendas e CRMseção 08 — Vendas e CRM), com o motivo Inadimplência ou Desconto, e a venda só avança depois que a autoridade libera.

Um pedido de compra já aprovado pode ficar congelado — nenhuma mudança depois do aval — ou permanecer editável, hipótese em que cada alteração o reavalia contra a alçada de aprovação. O administrador decide isso num único interruptor em Administração → Política de alteração de pedido aprovado: desligado, o pedido aprovado fica travado; ligado, ele volta a aceitar mudanças e é reconferido pela alçada do cargo.



Quando o titular de um cargo se ausenta (férias, licença) ou a função passa temporariamente a outra pessoa, registre uma delegação: um substituto passa a exercer a alçada do cargo no período.

O que o substituto passa a poder — e até quanto. Enquanto a delegação estiver vigente, o substituto executa as operações que o cargo de origem autoriza, até o limite de valor desse cargo — não é alçada ilimitada, e não é a alçada dele. Fora da vigência (ainda não começou, já terminou) ou depois de encerrada, ele volta a ser recusado como antes. Três situações valem conhecer:

Toda criação, edição e exclusão de cadastro sensível é gravada automaticamente. Você controla o que é monitorado e consulta o resultado.

Quando o ato foi feito por substituição. Um evento autorizado por delegação abre com a tarja "Ato por substituição: autoridade do cargo X", dizendo de quem era a alçada exercida. Sem ela, a trilha mostraria alguém aprovando o que o próprio cargo não autoriza — que é como se lê um furo, não uma substituição. A informação também sai na exportação CSV, na coluna delegatedFromPositionId. A ausência da tarja significa que a pessoa agiu por autoridade própria.

Na mesma tela, o cartão "Contrato da API" é onde se abre a documentação — e ele não é um link: o navegador não envia cabeçalho ao navegar, então você escolhe a área de negócio, cola a chave e o sistema troca a chave por um acesso de curta duração para este navegador. O passo a passo está em 20 — Integração com sistemas externos.

Duas regras do escopo que surpreendem. Operação fora do escopo é recusada mesmo que o órgão ainda não tenha definido regra de alçada para ela — para pessoas, "não configurei" significa liberado; para um sistema externo, significa não. E chave nunca aprova valor: aprovar dentro de alçada é ato de agente público, preso a um cargo, e um programa não tem cargo. Uma chave sem nenhuma operação no escopo não faz nada, propositalmente.

Emitir uma chave. Informe a descrição da integração (ex.: "Loja de compras do parceiro"), escolha o escopo — a lista de operações que aquela chave poderá executar — e emita. Copie o valor exibido: ele não é mostrado de novo. O sistema aplica limite de chamadas por minuto (rate-limit) automaticamente. Revogue a chave quando a integração for desativada; a revogação vale na chamada seguinte.

O ERP registra e acompanha incidentes de privacidade conforme a LGPD (art. 48), para que o prazo de notificação à autoridade e aos titulares seja cumprido.

Um titular de dados pode pedir acesso aos próprios dados, correção ou exclusão. O ERP registra o pedido, controla o prazo e executa a exportação ou a anonimização.

⚠️ Bloqueio vale para as exportações seguintes — inclusive a de acesso e a de portabilidade. Bloquear é suspender qualquer tratamento do dado, não anotar que ele é sensível. Por isso, depois de um bloqueio, um pedido de acesso, portabilidade ou acesso por hipótese legal do mesmo titular não devolve mais o dado bloqueado: o arquivo traz a linha Withheld under LGPD art. 16 (blocked) com a entidade, o motivo legal e o prazo. A existência do dado continua declarada — o que não se repete é a entrega. Se o titular exportar e vir só essa linha, é isso que aconteceu; não é o sistema dizendo que não há dado.

🔎 Histórico da solicitação — o registro de quem fez o quê. No pedido aberto, o cartão "Histórico da solicitação" lista cada ato: quem registrou o pedido, quem o processou (e a entrega aparece como Exportação quando o direito é de acesso/portabilidade, e como exclusão ou alteração quando o direito é de eliminação ou anonimização) e quem o recusou, com a justificativa. Clique numa linha para ver o detalhe. Esse cartão existe porque a pergunta que uma auditoria faz não é "o pedido foi atendido?" e sim "quem entregou o dado dessa pessoa, e quando" — antes ela não tinha resposta em lugar nenhum. Quem consultou dado pessoal (a consulta de CNPJ do cadastro de parceiros) aparece na tela Log de auditoria, filtrando a ação Consulta.

Quando o dado é bloqueado em vez de apagado. Se o dado está sob obrigação legal de guarda (o caso da maioria dos parceiros, pela retenção fiscal de 5 anos), o pedido de eliminação não apaga: registra um bloqueio (LGPD art. 16), e o resultado do processamento diz quantos registros foram apagados e quantos foram bloqueados. Veja os bloqueios do pedido na ação "Bloqueios".

O consentimento para campanhas de marketing vive dentro da ficha do parceiro, não em uma tela separada — assim fica ao lado dos demais dados do cliente.

As notificações são disparadas por eventos do sistema (pedido confirmado, nota emitida, carta de cobrança). Não existe "enviar agora" avulso — o administrador configura os modelos e as preferências, e reprocessa o que falhou.

As notificações do dia a dia (modelos, preferências, falhas) valem para o tenant. Um degrau acima ficam as regras automáticas de e-mail: cada regra liga um tipo de evento de negócio (ex.: orçamento acima do limite, pedido confirmado) a uma notificação — definindo os canais, os destinatários e uma condição opcional de disparo. É por aqui que se responde “quando isto acontecer, avise estas pessoas por estes canais”, sem pedir desenvolvimento. Atenção: esta tela é restrita ao administrador de plataforma — não a um cargo comum do tenant; um usuário sem esse perfil não a acessa.

O administrador pode trocar o texto de qualquer rótulo do sistema pelo termo usado na própria organização, sem programar e sem novo deploy.

O compartilhamento de registros de acesso de um titular só ocorre sob uma hipótese legal registrada — por exemplo, ordem judicial —, preservando o sigilo e a confidencialidade.

Ao encerrar a relação contratual, o administrador executa uma rotina que devolve e depois elimina os dados pessoais do tenant, com comprovação (LGPD art. 15 e 16).

Cada equipe usa a mesma tela de um jeito. O administrador pode reordenar e ocultar os campos de uma tela — para um usuário, um cargo ou um processo de negócio — pela própria ferramenta, sem programar e sem novo deploy. É o recurso que o mercado chama de "otimizador de tela".

O órgão troca arquivos com outros sistemas o tempo todo, cada um com seu layout. O administrador pode montar os próprios layouts de importação e exportação — nos formatos TXT (posição fixa ou delimitado), CSV, XLS e XML — e usá-los para exportar dados do sistema ou importar dados de um arquivo recebido, tudo por configuração.

Às vezes o órgão precisa guardar uma informação que o cadastro padrão não previu — o número do processo SEI, a modalidade da licitação, a data de vigência do contrato. Em vez de pedir desenvolvimento, o administrador cria campos adicionais na própria ferramenta: escolhe a tela, dá um rótulo, define o tipo e quem pode ver — sem programar e sem novo deploy. Os campos valem só para o seu tenant.

Antes de criar um campo customizado, um layout de import/export ou um relatório, ajuda saber quais entidades e campos o sistema já tem. O dicionário de dados é a rotina própria da plataforma para essa consulta: lista as entidades do sistema (o metamodelo) e, ao abrir uma delas, os campos de cada uma, com filtro por módulo para achar rápido o domínio certo. É uma tela de referência — só consulta, não altera nada.

O SPED Fiscal descreve cada participante que apareceu numa nota do mês — nome, CNPJ ou CPF, inscrição estadual, município, rua, número, bairro. Faltando um desses, o arquivo inteiro é rejeitado, e a correção acontece no pior momento: no dia da entrega. Esta tela antecipa a cobrança para a hora do cadastro, e permite dizer por causa de qual declaração cada campo é exigido — porque isso muda de órgão para órgão e muda com a lei.

A tela Produto cobre os campos que o SPED pede do item (registro 0200): código (SKU), descrição, unidade, NCM, CEST, código CATMAT/CATSER e natureza de estoque. Use a condição Somente quando → Tipo = Produto nas exigências fiscais: um serviço não tem NCM, e uma regra sem essa condição tornaria impossível cadastrar qualquer serviço. Atenção a uma diferença em relação ao parceiro: o produto já tem exigências de fábrica que não se desligam aqui — NCM e unidade são obrigatórios para produto e matéria-prima, e o NCM é conferido contra o catálogo oficial. O que se configura nesta tela é o que vai além disso. A exigência vale também ao duplicar um produto.

Ou monte a exigência à mão. No bloco Nova exigência, escolha a Declaração, a Tela (Parceiro, Endereço do parceiro ou Produto), o Campo exigido e, se for o caso, a condição em Somente quando — por exemplo, exigir o CNPJ apenas quando o parceiro for pessoa jurídica. A observação é livre e serve para registrar o fundamento legal.

Certas mudanças exigem o aval de quem tem alçada: uma despesa processual acima do teto de valor, a reversão de uma provisão e a alteração do valor de uma provisão (Jurídico e contenciososeção 17 — Jurídico). Nesses casos o módulo não aplica a mudança: ele guarda uma solicitação, deixa o documento em "aguardando aprovação" e espera a decisão da autoridade. Esta é a tela onde essa decisão é tomada.

Por padrão, informar a linha orçamentária no pedido de compra é opcional — e essa é a razão de uma compra não prevista no orçamento conseguir passar: o controle de teto só age sobre o pedido que menciona uma linha. Quem não menciona nenhuma não é comparado com nada.

A sequência de etapas pela qual uma cotação passa — abertura, convite a fornecedores, coleta de propostas, critérios, julgamento, aprovação, publicação, geração do pedido — vem pronta e vale para o órgão inteiro. Quando o regimento interno da organização exige outra ordem, é aqui que ela é declarada.

Você sabe que funcionou quando: