Benefícios do Workflow

estabilidade dos fluxos a plataforma assegura que todos os fluxos de trabalho já iniciados permaneçam estáveis e não sejam impactados por atualizações ou modificações em versões futuras desses fluxos isso significa que quando um ticket é criado com base em um fluxo de trabalho vigente, ele seguirá integralmente esse fluxo até o fim de sua execução, independentemente de novas versões que venham a ser publicadas posteriormente caso seja necessário utilizar uma versão mais atualizada de um fluxo, é preciso criar um novo ticket, que será automaticamente vinculado à nova versão do processo tickets existentes não migram automaticamente entre versões de fluxo, garantindo consistência, rastreabilidade e segurança nas ações já iniciadas além disso, em situações em que houver reclassificação de atividade, a plataforma permite a reavaliação do fluxo aplicado, seguindo as regras de transição previamente definidas isso garante que nenhuma atividade em andamento será interrompida ou alterada de forma inesperada, preservando a lógica e os resultados do processo originalmente iniciado publicação de fluxos da homologação à produção a plataforma permite que os fluxos de trabalho desenvolvidos e testados no ambiente de homologação sejam transferidos diretamente para o ambiente de produção, de forma simples e segura todo esse processo é realizado sem a necessidade de ferramentas externas ou manuais técnicos esse recurso oferece agilidade na publicação de fluxos validados; segurança na transferência, com controle de versão e integridade do conteúdo; autonomia para equipes funcionais e técnicas, sem dependência de recursos de terceiros importante o processo de promoção de fluxo garante que as regras modeladas e testadas sejam replicadas fielmente no ambiente produtivo anexos em processos documentos, mídias e evidências durante a execução dos processos na plataforma, os usuários podem anexar arquivos diretamente aos registros, conforme o modelo do fluxo de trabalho são aceitos imagens áudios vídeos documentos em geral (pdf, word, excel, etc ) esses anexos ficam vinculados às etapas específicas do processo, conforme configurado no fluxo de negócio, permitindo a inclusão de evidências, validações, ou documentação complementar ao longo da execução isso facilita o rastreamento, a auditoria e o enriquecimento das informações, tudo dentro da própria plataforma etapas de aprovação manual em fluxos de processo a plataforma permite a criação de etapas de aprovação humana dentro dos fluxos de processos de negócio essas etapas são configuradas diretamente durante o desenho do fluxo, como parte das tarefas de usuário com esse recurso, é possível inserir pontos de decisão manuais no processo, exigindo que usuários ou grupos autorizados realizem uma aprovação antes do avanço do fluxo definir regras específicas de aprovação, como aprovação única, aprovação por maioria, aprovação por todos os membros do grupo, entre outras lógicas configuráveis direcionar tarefas automaticamente para os responsáveis pela aprovação, com notificações e prazos definidos essa funcionalidade é essencial para fluxos que exigem controle humano em etapas sensíveis, como validação de documentos; aprovação de solicitações; avaliação de mudanças; revisões gerenciais benefício principal garante que o processo só avance após a validação adequada, respeitando regras e responsabilidades previamente definidas na modelagem do fluxo controle de tempo nas etapas e no fluxo completo durante a modelagem dos fluxos de processo, a plataforma permite que você defina tempos de execução esperados para cada etapa individual do fluxo (como tarefas, aprovações, validações); o processo como um todo, considerando o tempo total de vida útil do fluxo esses tempos podem ser utilizados para controle de sla (acordos de nível de serviço), geração de alertas e monitoramento de performance benefício com isso, é possível garantir o cumprimento de prazos, identificar gargalos operacionais e oferecer previsibilidade na execução dos processos exportação de fluxos entre ambientes a plataforma oferece a funcionalidade de exportar fluxos de processos de negócio criados em um ambiente (como desenvolvimento ou homologação) e importá los facilmente em outro (incluindo produção) esse processo é realizado de forma prática, mantendo a estrutura do fluxo (etapas, regras, condições, integrações); versões, configurações e metadados essenciais diferencial não é necessário refazer o fluxo em cada ambiente, economizando tempo e evitando inconsistências entre versões gatilhos externos (integrações passivas) a plataforma permite configurar gatilhos externos — também conhecidos como ações passivas — que escutam eventos de outros sistemas e, ao serem acionados, disparam automaticamente atividades dentro do fluxo de processo exemplos de uso um sistema externo envia uma notificação que ativa uma etapa do fluxo; uma integração de api atualiza o status de um ticket e dispara um novo caminho no processo; um evento de webhook inicia um subprocesso resultado isso permite que os processos da plataforma se conectem facilmente a sistemas legados, erps, crms ou qualquer outra aplicação, mantendo os fluxos integrados e automatizados fila de atendimento pessoal com prazos a plataforma disponibiliza uma fila de atendimento personalizada, onde cada usuário pode visualizar, de forma clara e organizada, todos os tickets ou casos de processo que foram direcionados a ele essa visualização inclui identificação do ticket e o fluxo de trabalho ao qual ele pertence; etapa atual do processo em que o ticket se encontra; prazo de atendimento (tempo restante ou vencido), conforme definido na modelagem do fluxo essa funcionalidade oferece prioridade visual para atividades urgentes ou próximas do vencimento; clareza sobre o contexto, permitindo ao usuário entender o processo como um todo antes de agir; gestão eficiente do tempo, com foco nas tarefas que realmente exigem sua atuação diferencial ao acessar a fila, o usuário tem total visibilidade do status de cada item e pode tomar decisões com base em prazos, responsabilidades e progressão do fluxo envio automático de e mails com templates personalizados a plataforma permite o envio automático de e mails de relacionamento, disparados a partir de eventos definidos nos fluxos de processo esses e mails podem ser configurados com templates personalizados, oferecendo uma comunicação clara, alinhada com a identidade da instituição exemplos de uso notificações de andamento ou conclusão de processos; convites para aprovações ou revisões; confirmação de recebimento de solicitações vantagem garante uma comunicação padronizada, proativa e personalizada com os usuários visão completa do relacionamento com a instituição usuários internos e externos podem fazer login na plataforma e acessar uma visão completa do seu ciclo de relacionamento com a instituição a interface apresenta todos os processos em que o usuário está envolvido, desde que ele tenha permissão de visualização essa visão inclui histórico de interações; situação atual de processos; documentos e registros associados objetivo transparência total, permitindo que o usuário acompanhe seu histórico e andamento de forma autônoma repetição de atividades dentro de um processo a plataforma permite configurar fluxos com atividades que podem ser executadas mais de uma vez, sempre que necessário ao longo do processo essa repetição é possível por meio de laços de repetição ou outras estruturas de controle dentro da modelagem do fluxo situações típicas solicitações recorrentes dentro de um mesmo processo; revisões múltiplas antes da conclusão; ciclos de coleta de dados que se repetem até aprovação flexibilidade permite processos dinâmicos e adaptáveis a diferentes cenários operacionais inclusão de arquivos em atividades de processo durante a execução de qualquer atividade dentro de um processo, a plataforma permite ao usuário anexar um ou mais arquivos, diretamente no contexto da tarefa arquivos suportados documentos (pdf, docx, xlsx) imagens vídeos e áudios esses arquivos ficam registrados no histórico da atividade e podem ser consultados a qualquer momento, conforme as permissões do fluxo resultado maior riqueza de informação no processo e registro completo das evidências necessárias automação inteligente com workflow cognitivo a plataforma oferece suporte a workflow cognitivo, permitindo a aplicação de machine learning para automatizar decisões e sugerir caminhos dentro dos fluxos de processos de negócio exemplos de uso sugestão automática de responsáveis com base em histórico de atendimento; priorização de tickets de acordo com padrões de comportamento detectados; classificação inteligente de solicitações vantagem os fluxos se tornam mais inteligentes ao longo do tempo, otimizando a tomada de decisão e reduzindo a necessidade de intervenção manual em tarefas repetitivas tipos de início de processos a plataforma permite iniciar processos de duas formas manual usuários podem iniciar processos diretamente na interface da plataforma, preenchendo formulários eletrônicos personalizados, que podem ser parametrizados conforme as regras do negócio ideal para solicitações internas; registros operacionais; demandas sob demanda automático os processos também podem ser disparados automaticamente com base em regras de negócio ou por integração com sistemas externos exemplos um sistema erp aciona um processo após uma compra aprovada; um fluxo de atendimento é iniciado automaticamente ao receber uma mensagem por api flexibilidade atende tanto processos sob demanda quanto automações baseadas em eventos externos