Recursos Adicionais
Gestão de Contrato

Administrar os Contratos

28min

A administração dos contratos é utilizada com o objetivo de gerenciar os contratos já cadastrados no sistema. Este processo permite verificar, adicionar e excluir serviços, além de dispor de vínculos para a criação de OS, de fatura e notificação.

Antes de começar

É necessário o cadastro prévio do grupo, dos contratos, dos serviços, do modelo de e-mail. Também é imprescindível o cadastro do acordo de nível de serviço (geral).

Para criar uma ordem de serviço, é necessário que o usuário tenha permissão para abertura de OS e cadastrar o serviço do tipo "Ordem de Serviço", vincular o serviço ao contrato, vincular o acordo de nível de serviço do tipo "OS - Resultados Esperados" ao serviço.

Do mesmo modo, é imperativo registrar as atividades, com os seus respectivos valores, sendo um custo total ou calculado por fórmula, do serviço do contrato.

Todas estas ações serão explanadas ao longo deste artigo.

Procedimento para vincular um serviço ao contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Adicionar Serviço ao Contrato";
  4. Preencha os campos necessários. Para vincular um fluxo de serviço, clique no ícone “+” do fluxo, selecione o fluxo desejado e clique em "Gravar".
  5. Após preencher os campos, clique em "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para vincular vários serviços ao contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Adicionar VÁRIOS Serviços ao Contrato";
  4. Preencha os campos necessários. Para vincular um fluxo de serviço, clique no ícone “+” do fluxo, selecione o fluxo desejado e clique em "Gravar".
  5. Após preencher os campos, clique em "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para verificar os serviços do contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Serão apresentados todos os serviços que estão vinculados ao contrato. Caso queira buscar um serviço específico, informe o nome dele no campo "Pesquisa Serviços Contrato" e clique em "Pesquisar".

Procedimento para editar as informações do vínculo do serviço ao contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Serviços do Contrato", pesquise o serviço desejado e em seguida no ícone “Editar o serviço” do serviço que deseja editar;
  4. Altere os dados conforme a necessidade e clique no botão "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para vincular SLA específico ao serviço do contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Acordos de Nível de Serviço” do serviço desejado. Clique no botão "Criar acordo específico" para este serviço que será apresentado;
  4. Clique no botão "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para vincular SLA Global ao serviço do contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo o contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Há duas formas de vincular o SLA global ao Serviço do Contrato, sendo:

Primeira forma:

  1. Clique na aba "Serviços do Contrato" e em seguida "Gerenciar SLAs Globais";
  2. Selecione o acordo de nível de serviço que deseja vincular ao Serviço do Contrato. Ao selecionar este acordo, será exibida uma lista de Serviços do Contrato;
  3. Selecione os serviços desejados e clique no botão "Gravar" para vincular o SLA com os serviços.

Segunda forma:

  1. Clique na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Acordos de Nível de Serviço” do serviço desejado. Clique no botão "Vincular Acordo" e preencha os campos necessários;
  2. Clique em "Gravar" para efetuar a operação;
  3. Após efetuar o vínculo do acordo de nível de serviço ao serviço, clique no botão "Habilita" para que o SLA seja habilitado.

Procedimento para registrar atividades do serviço do contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no ícone “Atividades do Serviço” do serviço desejado;
  4. Aperte o botão "Adicionar Nova Atividade";
  5. Clique no botão "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para verificar o desempenho do contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Serviços do Contrato" e em seguida no botão "Desempenho do Contrato";

Procedimento para excluir vínculo dos serviços com o contrato

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Serviços do Contrato", selecione o serviço a ser excluído. Depois, aperte no botão "Remover Serviço(s) do Contrato";
  4. Aperte em "OK" para confirmar a exclusão;

Procedimento para criar as ordens de serviço

Ordem de Serviço é um documento que irá fornecer a permissão de execução relativa a algum serviço.

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo o contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Ordens de Serviço" e em seguida no botão "Criar Ordem de Serviço";
  4. Preencha os campos necessários.
  5. Clique no botão "Gravar Dados" para efetuar a operação.

Procedimento para verificar as informações de ordem de serviço

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo o contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Ordens de Serviço" e utilize os botões contidos na barra (todas, em criação, solicitada, autorizada, aprovadas, em execução, executada e canceladas) para verificar as ordens de serviço por situação. Também poderá buscar as ordens de serviço por período;
  4. Ao lado de cada registro de Ordem de Serviço, serão exibidos ícones que possibilitarão a edição da OS, impressão da OS e RA (relatório de atividade), geração de RA e execução da OS.

Procedimento para editar a ordem de serviço

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Ordens de Serviço" e pesquise a ordem de serviço desejada;
  4. Aperte no ícone “Editar a OS” da OS que deseja editar;
  5. Altere os dados conforme a necessidade e clique no botão "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para imprimir a ordem de serviço

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo o contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Ordens de Serviço" e pesquise a ordem de serviço desejada;
  4. Aperte no ícone “Imprimir a OS” para gerar o relatório da OS em formato PDF para impressão;
  5. Aperte no ícone “Imprimir a OS” para gerar o relatório da OS em formato Excel para impressão.

Procedimento para gerar o relatório de atividade (R.A)

O R.A (Relatório de Atividades) serve para comprovar que o serviço foi entregue.

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clicar sobre o campo o contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Ordens de Serviço" e em seguida na guia Aprovadas;
  4. Aperte no ícone “Gerar R.A” da OS aprovada e preencha os campos necessários;
  5. Pressione o botão "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para executar a ordem de serviço

Somente as Ordens de Serviço que foram geradas R.A (Relatório de atividades) podem ser executadas.

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Ordens de Serviço". Após gerar o R.A da OS, pressione a guia "Em execução";
  4. Aperte o ícone “Expandir OS” da OS para expandir a área e exiba os relatórios de atividade da OS.
  5. Pressione o ícone “Executar OS” da OS desejada e mude a situação da mesma para Executada e clique no botão "Gravar dados" para efetuar a operação.
  6. Após executar a OS, poderá gerar uma fatura para a mesma.

Procedimento para criar fatura

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Faturas" e em seguida no botão "Criar Fatura";
  4. Preencha os campos necessários. É possível vincular a OS à fatura ao clicar no botão "Adicionar OS", selecione a OS já executada e, depois, clique em "Associar" para efetuar a adição;
  5. Clique em "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para verificar as faturas

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo o contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Faturas" e utilize os botões contidos na barra (todas, em criação, solicitada, autorizada, aguardando aprovação e aprovadas) para verificar as faturas por situação. Também poderá buscar as faturas por período;
  4. Ao lado de cada registro de Ordem de Serviço, serão exibidos ícones que possibilitarão a edição da fatura (em criação), impressão da fatura tanto no formato PDF como no formato Excel e apontamento da situação para fatura;

Procedimento para editar as faturas

Somente as faturas que estão "na criação" podem ser editadas.

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo o contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Faturas" e em seguida no ícone “Editar a Fatura” da fatura que deseja editar. Altere os dados conforme a necessidade e aperte o botão "Gravar" para efetuar a operação.

Procedimento para imprimir a fatura

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Fatura" e pesquise a fatura desejada;
  4. Aperte no ícone “Imprimir a Fatura” para gerar o relatório da fatura em formato PDF para impressão;
  5. Aperte no ícone “Imprimir a Fatura” para gerar o relatório da fatura em formato Excel para impressão.

Procedimento para apontar a situação da fatura

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecione o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Fatura" e pesquise a fatura desejada;
  4. Aperte no ícone “Apontar situação para a Fatura” da fatura que deseja apontar uma situação. 
  5. Altere a situação e clique em "Atualizar Situação da Fatura" para efetuar a operação.

Procedimento para adicionar notificação

  1. Acesse a funcionalidade através da navegação no menu principal Gestão Integrada > Gerência de Contratos > Administração de Contratos;
  2. Clique sobre o campo contrato e selecionar o contrato desejado. Em seguida clique no botão "Pesquisar";
  3. Clique na aba "Notificações" e em seguida no botão "Adicionar Notificação";
  4. Preencha os campos necessários. Lembre que é possível adicionar um usuário ou grupo ao apertar no ícone disponível e pesquisar e vincular o item desejado;
  5. Pressione o botão "Gravar" para efetuar a operação.



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