Criar pasta
Pastas são locais utilizados na aplicação para armazenamento e organização de arquivos. As bases de conhecimentos do CITSmart são construídas utilizando estruturas de diretórios. Nos diretórios são aplicadas as permissões de leitura ou leitura e gravação, também devem ser definidas as ações possíveis no processo de gestão do conhecimento: revisar, aprovar, publicar e arquivar/desarquivar. Além disso, é possível realizar a pré-configuração das notificações que ocorrerão nas diversas ações do processo de gestão do conhecimento.
As permissões em pastas são aplicadas em duas perspectivas: perfil de acesso e grupo de usuários. Ao usar o permissionamento por perfil de acesso você poderá controlar os perfis que podem ler e escrever na pasta. Ao utilizar a abordagem por grupo, além do permissionamento padrão (ler e escrever), você poderá definir preferências de notificações para os diversos status dos conhecimentos.
Antes de começar
Para ter acesso às pastas é necessário utilizar uma forma de permissionamento (perfil ou grupo), assim, antes de qualquer coisa você deve configurar os perfis de acesso ou criar os grupos (ver Criar perfil de acesso, ver Criar um grupo).
Além disso, se você pretende criar preferências de notificações será necessário definir o ID de e-mail que será utilizado no envio das mensagens. Assim, você deve criar/configurar modelos de e-mail e logo após realizar a configuração dos parâmetros (ver Configurar modelo de e-mail, ver Configurar parametrização - conhecimento).
Procedimento
- Acesse a funcionalidade através da navegação no menu Processos > Gerência de Conhecimento > Pasta;
- Clique em "Novo";
- Preencha os campos disponibilizados;
- Clique em "Gravar".
⚠ Importante!
As configurações para uso de notificações só funcionarão quando você definir as partes interessas em um conhecimento.
As configurações das pastas são apenas uma preparação (pré-configuração) para uso nas fases da gestão do conhecimento, ou seja, quando você começar a criar novos conhecimentos ou quando você realizar uma ação em um Conhecimento já existente é que, de fato, você poderá usar as preferências definidas nas pastas ou definir novas preferências.
Estas prefências são definidas na aba "Partes interessadas" de cada conhecimento. Para mais informações acesse a documentação Criar conhecimento.
